Model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020
Gruppeformandskredsen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,
- at Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020 afvikles som et telefon-/videomøde via Teams som beskrevet i løsningsafsnittet,
- forslag til justeret procedure for afvikling af afstemninger ved navneopråb som beskrevet i løsningsafsnittet, samt når til enighed om
- at eventuelle ændringsforslag samt ønsker om afstemning indleveres senest onsdag d. 3. juni kl. 12.00.
- at det accepteres, at Borgerrepræsentationens Sekretariat deler ændringsforslag med alle grupper på forhånd således, at grupperne kan drøfte ændringsforslagene forinden Borgerrepræsentationens møde.
Problemstilling
Økonomiforvaltningen har udarbejdet forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020 som et telefon-/videomøde via Teams. Modellen tager udgangspunkt i den model, der blev anvendt ved gennemførelsen af Borgerrepræsentationens møde den 23. april 2020 og 14. maj 2020.
Til forskel fra Borgerrepræsentationens møde den 23. april og 14. maj indstilles det, at afstemningerne på Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020 gennemføres ved, at gruppeformændene afgiver deres stemme på gruppens vegne med mulighed for individuel afstemning, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe. Se nedenfor under Forslag til justeret procedure for afstemninger.
Alternativt kan der anvendes en app, som Økonomiforvaltningen har fået stillet til rådighed af en af kommunens leverandører, der giver mulighed for elektronisk stemmeafgivelse. Se nedenfor under Elektronisk stemmeafgivelse som alternativ til navneopråb.
Løsning
Telefon-/videomøde kontra fysisk møde den 4. juni
Det er som led i genåbningen af Danmark besluttet, at forsamlingsforbuddet hæves til 30-50 personer den 8. juni 2020.
Forsamlingsforbuddet gælder ikke politiske forsamlinger, herunder BR-møder.
Folketingets praksis er fortsat, at ved åbningen af forhandlingerne ved 2. og 3. behandlinger er det kun ordførere og ministeren, der er til stede i Folketingssalen. Afstemninger gennemføres ved, at medlemmerne stemmer 7-10 antal medlemmer ad gangen i Folketingssalen.
Gruppeformandskredsen har indtil nu fastholdt at gennemføre Borgerrepræsentationens møder som et telefon-/videolink møde for at minimere risikoen for spredning af Coronavirus.
Økonomiforvaltningen anbefaler, at Borgerrepræsentationens møde den 4. juni gennemføres som et telefon-/videomøde via Teams for fortsat at minimere risikoen for spredning af Coronavirus, herunder også henset til, at antallet af mødedeltagere vil være over 50.
Det vil dog være muligt under iagttagelse af Sundhedsmyndighedernes retningslinjer at afvikle Borgerrepræsentationens møde som et fysisk møde i Festsalen, herunder med mulighed for, at medlemmer, som ønsker det, i stedet kan deltage via Teams.
Økonomiforvaltningen har derfor også udarbejdet en model for afviklingen af Borgerrepræsentationens møde som et fysisk møde i Festsalen med mulighed for deltagelse via Teams, hvis der er enighed i gruppeformandskredsen herom. Se nedenfor afsnittet ”Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen”.
Beskrivelse af modellen for telefon-/videomøde via Teams
Økonomiforvaltningen indstiller, at Borgerrepræsentationens møde den 4. juni gennemføres på samme måde som Borgerrepræsentationens møder den 23. april og 14. maj som et telefon-/videomøde via Teams.
I lighed med møderne den 23. april og 14. maj beder medlemmerne om ordet via chat-funktionen, medlemsforslag og forespørgsler afvikles med tilpassede taletidsregler, og offentligheden har adgang via video fra salen.
Økonomiforvaltningen anbefaler dog, at proceduren for afstemninger forenkles i forhold til de tidligere møder.
Forslag til forenklet procedure for afstemninger
Afstemningerne er indtil nu foregået ved navneopråb, hvor hvert enkelt medlem via navneopråb har afgivet sin stemme. En afstemning ved navneopråb tager omkring 4-5 minutter at gennemføre. På sidste BR-møde blev der således ud af mødets samlede mødetid på 3 timer og 15 minutter brugt omkring 2 ½ time på afstemningerne til mødet.
Økonomiforvaltningen indstiller, at proceduren for afstemningerne forenkles for derigennem at spare tid på afviklingen af afstemningerne og derved give bedre plads til de politiske drøftelser af sagerne.
Det foreslås, at afstemningerne gennemføres ved, at alle gruppeformændene ved navneopråb afgiver deres stemme på gruppens vegne. Herefter tilkendegiver overborgmesteren, at det vil være muligt for det enkelte medlem via chat-funktionen at afgive sin stemme, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe. En afstemning efter denne procedure forventes at tage 1 ½ - 2 minutter. Ved sidste møde var der 30 afstemninger. Ved en gennemsnitlig besparelse på ca. 2 ½ minut pr. afstemning vil der samlet være sparet 1 time og 15 minutter ved 30 afstemninger.
Elektronisk stemmeafgivelse som alternativ til navneopråb
Økonomiforvaltningen har fået stillet en app til rådighed af en af kommunens leverandører, der giver mulighed for elektronisk stemmeafgivelse. App´en fungerer uafhængigt af Teams og kan anvendes på telefon, iPad og PC. Med programmet kan samtlige af Borgerrepræsentationens medlemmer via programmet afgive deres stemme elektronisk. Offentligheden kan følge stemmeafgivelsen og afstemningsresultatet på BR Web TV. Det vil således være muligt at afvikle afstemningerne elektronisk i stedet for ved navneopråb, hvis gruppeformandskredsen ønsker det.
Hvis gruppeformandskredsen ønsker at afvikle afstemningerne elektronisk, vil Koncern IT i god tid inden mødet kontakte samtlige af Borgerrepræsentationens medlemmer med henblik på at undersøge det enkelte medlems behov for teknisk bistand og hjælp til anvendelse af programmet. BR-sekretariat vil i samarbejde med Koncern IT desuden afvikle et par test-møder, hvor medlemmerne kan prøve at stemme elektronisk via programmet.
Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen
Som beskrevet ovenfor vil det være muligt under iagttagelse af Sundhedsmyndighedernes retningslinjer at gennemføre mødet den 4. juni som et fysisk møde med mulighed for at vælge at deltage via Teams.
Henset til retningslinjerne fra Sundhedsmyndighederne om afstands- og pladskrav samt til rengøring anbefales det, at Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen. Herved vil det være muligt at efterleve Sundhedsmyndighedernes retningslinjer om fysisk afstand og reduceret kontakt. Det bemærkes, at de nye retningslinjer, hvorefter afstanden mellem mennesker i det offentlige rum nu kan være ned til én meter, forudsætter at man sikrer, at man ikke har selv de mindste symptomer, at man ikke er i særlig risikogruppe, at der er god udluftning, og at der ikke er kraftig udånding (råb, sang, foredrag).
Det anbefales desuden, at det alene er Borgerrepræsentationens medlemmer, et medlem fra Økonomiforvaltningens direktion samt få medarbejdere fra Koncern IT og medarbejdere fra Borgerrepræsentationens Sekretariat, der er til stede i Festsalen.
Der vil være mikrofon og højtaler ud for hver enkelt mødedeltager.
De medlemmer, som ikke har mulighed for at være fysisk tilstede i Festsalen, kan deltage i Borgerrepræsentations møde via Teams.
Offentligheden vil alene have adgang til mødet via BR WebTV på kk.dk.
Da Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen og med deltagelse via Teams anbefales det, at afviklingen af afstemningerne og taletidsreglerne for medlemsforslag og forespørgslerne fastsættes på samme måde som ved Borgerrepræsentationens møder via Teams som beskrevet ovenfor, dvs. enten ved navneopråb eller ved elektronisk stemmeafgivning via en app.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forinden mødet vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en vejledning til alle medlemmer af Borgerrepræsentationen om den praktiske gennemførelse af mødet.