Diplomatfest 2023

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

- at diplomatfesten for samlingen 2022-2025 afholdes i løbet af foråret 2023.

Problemstilling

Det har været en tradition siden 1976, at Borgerrepræsentationen en gang i valgperioden inviterer det akkrediterede diplomatiske korps til middag på Rådhuset. Arrangementet giver Borgerrepræsentationens medlemmer mulighed for at mødes med diplomatiet og styrke det internationale samarbejde. Arrangementet benævnes diplomatfesten. Den sidste diplomatfest blev afholdt i 2015.

Gruppeformandskredsen besluttede d. 18. juni 2020 at diplomatfesten skulle afholdes i foråret 2021. Senere besluttede Gruppeformandskredsen den 11.02.2021, at den planlagte diplomatfest for 2021 blev aflyst henset til de daværende forhold omkring COVID-19.

COVID-19 restriktionerne blev fjernet primo 2022, hvorfor det ikke blev muligt at planlægge diplomatfesten i foråret 2022.

Foråret er en periode med mindre travlhed for diplomatiet, derfor forslaget om at afholde arrangementet i løbet af foråret 2023.

Løsning

København er en international by med mange internationale virksomheder, institutioner, netværk, besøgende, og ambassader mv. Som landets hovedstad er København hjemsted for 73 ambassader og 59 konsulater. Generelt udskifter de enkelte lande deres ambassadør/konsul hvert 4.- 5. år. Det betyder, at der anslået årligt udskiftes omkring 20 ambassadører og 17 konsuler.

Over den seneste årrække har borgmestrene og forvaltningerne fået en mere direkte kontakt til det diplomatiske korps. Forvaltningerne og ambassaderne tager således gensidig kontakt til hinanden, når der er behov for at etablere et samarbejde indenfor de enkelte forvaltningers fagområder.

Ved arrangementet bydes der på tre retters siddende middag i Festsalen og et kort underholdningsprogram på 20 min. Herefter er der kaffe i Borgerrepræsentationens mødesal. Gæsterne bliver inviteret med ledsager.

Rammer for arrangementet kl. 17.30-21.00
Kl. 17.30 Søjlegangen (Velkomstdrinks)
Kl. 17.45 Festsalen (Talere og siddende middag)
Kl. 19.45 BR-Salen (Kaffe)
Kl. 21.00 Arrangementet forventes afsluttet

Deltagerkreds
Udover Missionscheferne for de akkrediterede repræsentationer i København, bliver følgende inviteret:

- Repræsentanter fra Hoffet
- Repræsentanter fra Regeringen og Staten
- De 7 forvaltningers administrerende direktører
- BR-medlemmer inviteres med ledsager

Økonomi

Kuvertprisen for middagen er ca. 325.00 kr. per person. Der forventes ca. 210 gæster. Udgifterne til arrangementet afholdes inden for Økonomiudvalgets egen ramme på kontoen for officielle modtagelser, besøg m.v. Den samlede pris med løn, opstilling, underholdning, menu, m.m. er anslået af Københavns Ejendomme og Indkøb til ca. 256.146,50 kr. Københavns Ejendomme vil senere på året udarbejde et udspecificeret prisoverslag med priser for 2023 til efterfølgende forelæggelse i direktionen.

Videre proces

Hvis gruppeformandskredsen godkender afholdelsen af diplomatfesten i løbet af foråret 2023, vil Borgerrepræsentationens Sekretariat påbegynde planlægningen af arrangementet