Ramme og tidsplan for arbejdet med forslag til tilpasning af lokaludvalg

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til rammen samt tids- og procesplan for arbejdet med forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeformandskredsen drøfter Økonomiforvaltningens oplæg til arbejdet med udarbejdelse af forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver.
2. at gruppeformandskredsen godkender tids- og procesplan for arbejdet med forslag til tilpasning af lokaludvalg.

Problemstilling

Gruppeformandskredsen skal med denne indstilling drøfte Økonomiforvaltningens fornyede oplæg til arbejdet med forslag til tilpasning af lokaludvalg og tage stilling til en tids- og procesplan, som beskrevet i løsningsafsnittet. En mere detaljeret tids- og procesplan for arbejdet fremgår af bilag 1.

Løsning

1. Oplæg til Økonomiforvaltningens arbejde med tilpasning af lokaludvalg

Formål

Formålet med arbejdet er at udarbejde et oplæg med forskellige modeller for tilpasning af lokaludvalg, der kan tilvejebringe de bedst mulige og tidssvarende vilkår for lokaludvalgenes arbejde med københavnerinddragelse og repræsentativitet. Oplægget skal drøftes i gruppeformandskredsen og med lokaludvalgene maj-juni 2020. Gruppeformandskredsen vil herefter, på baggrund af dialogen og inddragelse af lokaludvalgene, få fremlagt et forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver ultimo 2020.

Ramme for arbejdet

Arbejdet med forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver vil foregå i lyset af:

• Resultaterne fra den københavnerinddragelse der fandt sted i perioden 21. november 2018 - 2. maj 2019.
• Kommunens nye formål for københavnerinddragelse, som forventes behandlet i Økonomiudvalget d. 18. februar og Borgerrepræsentationen d. 27. februar 2020.
• Kommunens fem principper for københavnerdialog.
• En informationsindsamling om lokaludvalgenes rammebetingelser og arbejde i dag.

Resultaterne fra den københavnerinddragelse, der fandt sted i perioden 21. november 2018- 2. maj 2019 viser, at københavnerne i højere grad ønsker at være involveret i beslutninger omkring byens drift og udvikling, og i helt særlig grad i nære og lokale forhold. Det viser bl.a. resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen i januar 2019, hvor 95 % af de over 10.000 respondenter i nogen, høj eller meget høj grad ønsker at blive involveret i beslutninger, der vedrører deres bydel og lokale forhold.

Kommunens formål med københavnerinddragelse, såfremt det godkendes, lyder som følger: ”Københavns Kommune er i dialog og samarbejder med københavnerne om driften og udviklingen af København, fordi det styrker demokratiet, giver fællesskab og skaber målrettede løsninger af høj kvalitet for København og københavnerne”.

De fem principper for københavnerdialog er vedlagt i bilag 2 og foreskriver, at dialogen med københavnerne er en kerneopgave, og at den skal foregå tidligt, tydeligt, mangfoldigt og engagerende.

Modellerne for tilpasning af lokaludvalg vil bygge på oplysningerne fra en systematiseret og faktuel informationsindsamling om lokaludvalgenes rammebetingelser og arbejde i dag. Det skal muliggøre, at de nuværende rammebetingelser, i form af regulativ og kommissorium for lokaludvalg, kan sammenholdes med det arbejde lokaludvalgene udfører i praksis, og potentialerne for styrket københavnerinddragelse kan synliggøres og drøftes på et oplyst grundlag.

En tilpasning af lokaludvalg med henblik på styrkelse af lokaludvalgenes samarbejde med københavnerne skal ske med udgangspunkt i den nuværende budgetramme for lokaludvalg.

Fokusområder i arbejdet

Kommunens 12 lokaludvalg blev etableret i perioden 2006-2009 og er i dag et vigtigt element i kommunens københavnerinddragelse ved hjælp af de mange frivillige lokaludvalgsmedlemmer og -suppleanter, 10 lokaludvalgssekretariater og puljemidler til lokale, nærdemokratiske formål.

Forvaltningen vil på baggrund af den skitserede ramme for arbejdet, kigge ind i fire fokusområder for lokaludvalgenes struktur og opgaver, som i særlig grad vurderes at kunne justeres og bidrage til en styrkelse af den lokale københavnerinddragelse. De fire fokusområder er uddybet nedenfor:

• Lokaludvalgenes formål og opgaver

Lokaludvalgene arbejder i dag efter et bredt formål og opgaveportefølje, hvor de med lige stor vægtning skal arbejde i lyset af de temaer og rammer, der er centrale for Borgerrepræsentationen og arbejde aktivt med de temaer, der er væsentlige for den enkelte bydel. Lokaludvalgene bruger bl.a. megen tid på besvarelser af kommunens høringer, hvor det jævnligt problematiseres, hvorvidt effekten står mål med indsatsen. Samtidig kan lokaludvalgenes høringssvar også være med til at kvalificere Borgerrepræsentationens arbejde. Forvaltningen vil kigge ind i, hvorvidt formål og opgaver kan skæres til, så lokaludvalgene i højere grad kan prioritere involvering og samarbejde med københavnerne om lokale projekter og puljemidler samt tidlig kvalificering og samarbejde med forvaltningerne om københavnerinddragelse.

• Repræsentativitet og valg til lokaludvalg

Lokaludvalgene består af lokale foreningsaktive københavnere og politiske repræsentanter fra de partier, der er repræsenteret i Borgerrepræsentationen. Udformningen af det nuværende Regulativet for Lokaludvalg har resulteret i, at arbejdet i lokaludvalgene er organiseret på en måde, som fordrer tidskrævende og bureaukratiske beslutningsprocesser. Det har vanskeliggjort arbejdet med at tiltrække kandidater til lokaludvalgene og lokaludvalgenes arbejde.

Der har været et begrænset antal kandidater på valg til lokaludvalg og lav valgdeltagelse, så når lokaludvalgene bliver brugt som repræsentative udvalg for en bydel, uden nødvendigvis at være det, kan arbejdet få en varierende grad af legitimitet og deslige indflydelse på forvaltningernes arbejde med kvalificering af den politiske beslutningsproces til følge. Det skaber uvished og uforløste potentialer for samarbejdet internt i kommunen om at styrke den tidlige, tydelige og reelle inddragelse og indflydelse, som københavnerne efterspørger i dialogen med kommunen. Det kan medføre et demokratisk og repræsentativt underskud, og tab af gode ideer og engagement i bydelene.

Forvaltningen vil se på, hvordan lokaludvalgene og valg til lokaludvalg kan åbnes mere op og organiseres mere fleksibelt ift. at tiltrække og rumme en bredere kreds af københavnere blandt lokaludvalgenes medlemmer og i lokaludvalgenes arbejde.

• Lokaludvalgenes geografiske inddeling

Lokaludvalgene er inddelt i 12 byområder, som refererer til kommunens administrative inddeling i 10 bydele, dog med 2 lokaludvalg i de to bydele: ’Vesterbro/Kgs. Enghave’ og ’Indre By’, som dækkes af hhv. Vesterbro Lokaludvalg og Kgs. Enghave Lokaludvalg samt Indre By Lokaludvalg og Christianshavn Lokaludvalg. København har udviklet sig væsentligt siden lokaludvalgenes oprettelse. Nye boligområder er skudt op, og det er usikkert, om referencen til den administrative byinddeling er tidssvarende og understøtter de bedst mulige sammenhængende, blandede byområder og lokale identiteter. Forvaltningen vil derfor kigge ind i, om lokaludvalgsområderne med fordel kan justeres eller øges ud fra mere lokalt relevante kriterier.

• Den administrativ organisering af lokaludvalgenes arbejde

Lokaludvalgene betjenes i dag af 10 små sekretariater med et gennemsnit på 3,5 medarbejdere, der hver især håndterer alt fra jura, regnskab, borgerinddragelse, kommunikation, puljeadministration og udvalgsbetjening. Kombinationen af få medarbejdere og behovet for en bred vifte af kompetencer, udgør en sårbarhed ud fra et personalemæssigt hensyn og lokaludvalgsbetjeningen i tilfælde af sygdom og barsel. Det sætter en begrænsning ift. faglige fællesskaber og specialfaglig viden i opgaveløsningen, overlevering og forankring af viden samt effektivitet. Forvaltningen vil derfor kigge ind i, om og hvordan fællesskab, faglighed og lokaludvalgsbetjening kan styrkes med et eller flere tværgående kompetencecentre samtidig med at lokalkendskab og kontakten til lokale netværk sikres.

Oplæg om modeller

Forvaltningen vil på baggrund af den skitserede ramme for arbejdet, og med udgangspunkt i de fire fokusområder, udarbejde et oplæg med mulige modeller for tilpasning af lokaludvalg, som kan styrke lokaludvalgenes repræsentativitet og arbejde med københavnerinddragelse. Oplægget skal drøftes med lokaludvalgene og gruppeformandskredsen. Modellerne kan antage forskellige former, men vil som udgangspunkt blive præsenteret i en sammenhængende ramme med varierende grad af justeringer af lokaludvalgenes struktur og opgaver inden for de fire fokusområder.

2. Tids- og procesplan

En tids- og procesplan for arbejdet med tilpasning af lokaludvalg er nærmere beskrevet i bilag 1.

Der er i planen afsat den nødvendige tid til indhentning og systematisering af oplysninger om lokaludvalgenes rammebetingelser og arbejde samt til dialog med og høring af alle lokaludvalg om forskellige modeller for tilpasning af lokaludvalg. Der er ikke tale om en evaluering af lokaludvalg, men om en informationsindsamling om lokaludvalgenes eksisterende vilkår og arbejde i dag.

Forvaltningen vil, i det omfang det vurderes at kunne tilføre væsentlig ny viden om lokaludvalgenes virke, afholde dialogmøder eller interview med udvalgte øvrige aktører, såsom forvaltninger og eksterne samarbejdspartnere, der er eller har været i kontakt med lokaludvalg. Lokaludvalgsformændene vil, foruden på dialogmøderne med Økonomiforvaltningen, løbende kunne drøfte og komme med input til arbejdet på de kvartalsvise møder i ’Mødeforum’, hvor formændene mødes med forvaltningen. Møderne fremgår af tids- og procesplanen.

En opsamling med dialogfasens pointer sendes i 6 ugers intern høring i lokaludvalg og forvaltningen udarbejder herefter forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver. Forslaget forventes forelagt gruppeformandskredsen på møde d. 4. december 2020.

Der er i tids- og procesplan taget højde for, at gruppeformandskredsen kan behandle forslaget i rimelig tid inden afvikling af kommunalvalg 2021 og valg til lokaludvalg primo 2022.

Økonomi

Der er med projektet ikke lagt op til, at der skal ske ændringer af den nuværende budgetramme for lokaludvalg. Udgifter forbundet med det øgede ressourcetræk til håndtering af dialogfasen afholdes af Økonomiforvaltningen. 

Videre proces

Såfremt gruppeformandskredsen godkender indstillingen, vil Økonomiforvaltningen, i samarbejde med lokaludvalgssekretariaterne, indhente oplysninger om lokaludvalgenes rammer og arbejde med udgangspunkt i de fire fokusområder.

Gruppeformandskredsen vil på møde d. 24. april 2020 få forelagt oplæg med forskellige modeller for tilpasning af lokaludvalg til drøftelse og forventningsafstemning med forvaltningens arbejde. Oplægget sendes samtidig til behandling i lokaludvalg i dialog med forvaltningen.

Der vil blive afholdt et dialogmøde mellem gruppeformandskredsen og repræsentanter fra lokaludvalgene ifm. gruppeformandskredsens møde d. 15. maj 2020.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 24. januar 2020

Gruppeformandskredsen drøftede Økonomiforvaltningens oplæg til arbejdet med udarbejdelse af forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.

Gruppeformandskredsen bemærkede, at ”borgerinddragelse er væsentlig, og at det er vigtigt, at lokaludvalgene inddrages tidligt i processen.”