Proces for tilpasning af lokaludvalgene

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeformandskredsen drøfter forvaltningens oplæg til arbejdet med udarbejdelse af forslag til tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver.

2. at gruppeformandskredsen godkender tids- og procesplan for arbejdet med forslag til tilpasning af lokaludvalg.

Problemstilling

Gruppeformandskredsen besluttede, på mødet d. 22. juni 2018, at igangsætte en undersøgelse af, hvordan kommunen som helhed kan revitalisere arbejdet med københavnerinddragelse og opnå en mere mangfoldig og fokuseret dialog og inddragelse. På møde i kredsen d. 24. august 2018 blev det besluttet, at forvaltningen, afledt af dette arbejde, skal komme med forslag til, hvordan lokaludvalgenes arbejde med københavnerinddragelse kan styrkes via en tilpasning af lokaludvalgenes struktur og opgaver.

Gruppeformandskredsen godkendte på sit møde den 23. august 2019 indstilling om en ny ramme for kommunens københavnerinddragelse. Gruppeformandskredsen besluttede samtidig på dette møde, at Økonomiforvaltningen forelægger kredsen en tids- og procesplan for udarbejdelse af forslag til tilpasning af lokaludvalg til behandling på mødet d. 22. november 2019.

Forslaget skal bygge på en faktabaseret undersøgelse af lokaludvalgenes rammer og arbejde i dag samt erfaringer og resultater fra den københavnerinddragelse, der fandt sted i perioden 21. november 2018 - 2. maj 2019. Forvaltningen modtog i denne periode input fra over 10.000 københavnere, kommunens 12 lokaludvalg og 7 forvaltninger, som udgjorde datagrundlaget for indstillingen om københavnerinddragelse.

Gruppeformandskredsen skal med denne indstilling drøfte Økonomiforvaltningens oplæg til arbejdet med tilpasning af lokaludvalg og tage stilling til tids- og procesplan for dette arbejde.

Løsning

Oplæg til Økonomiforvaltningens arbejde med tilpasning af lokaludvalg

Resultaterne fra den københavnerinddragelse, der fandt sted i perioden 21. november 2018- 2. maj 2019 viser, at københavnerne i højere grad ønsker at være involveret i beslutninger omkring byens drift og udvikling, og i helt særlig grad i nære og lokale forhold. Det viser bl.a. resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen i januar 2019, hvor 95 % af de over 10.000 respondenter i nogen, høj eller meget høj grad ønsker at blive involveret i beslutninger, der vedrører deres bydel og lokale forhold.

Et af redskaberne til at imødekomme dette ønske er, at styrke lokaludvalgenes arbejde med københavnerne om de temaer, som er væsentlige for københavnerne i de enkelte bydele.

Det er forvaltningens vurdering, at flere af de grundvilkår og rammer, i form af formål, organisering og opgaver, som lokaludvalgene blev givet ved oprettelsen i perioden 2006-2009, er utidssvarende. De udgør uhensigtsmæssige strukturelle begrænsninger for lokaludvalgenes tid og muligheder for prioritering af den københavnerdialog- og inddragelse, der i dag efterspørges fra københavnerne og kommunens side. Det handler i særlig grad om at prioritere et styrket samarbejde med københavnerne om de temaer, som er væsentlige for københavnerne i de enkelte bydele, herunder en mere repræsentativ københavnerinddragelse, og tid til initiering og facilitering af det mangfoldige lokale engagement.

Nogle af de mere konkrete udfordringer, som forvaltningen vil kigge ind i, er f.eks. at lokaludvalgene i overvejende grad er organiseret i lighed med Borgerrepræsentationen og udvalgsarbejdet på rådhuset, som medfører lange og administrativt krævende beslutningsprocesser og -opgaver. Hertil kommer, at lokaludvalgene arbejder efter en bredt formuleret formålsbestemmelse og opgaveportefølje, hvor de både skal arbejde i lyset af de temaer og rammer der er centrale for Borgerrepræsentationen og arbejde aktivt med de temaer, der er væsentlige for den enkelte bydel. Det efterlader lokaludvalgene med en omfattende palet af og uklarhed omkring vægtning af opgaver.

Endelig appellerer den nuværende struktur og lokaludvalgenes opstillingsmøder i overvejende grad til en begrænset type af københavnere, der ønsker at være medlem af lokaludvalgene, bruge dem og involvere sig i deres arbejde. Det kan medføre et demokratisk og repræsentativt underskud, og tab af gode ideer og engagement fra en bredere kreds af københavnere.

Tids- og procesplan

Forvaltningen vil, på baggrund af en undersøgelse af faktabaserede og tidssvarende oplysninger om lokaludvalgenes virke i dag, samt dialog med lokaludvalgene og gruppeformandskredsen, udarbejde forslag til tilpasning af lokaludvalgenes formål, opgaver og organisering. Fokus vil være på, hvordan der skabes de bedst mulige og tidssvarende vilkår for lokaludvalgenes arbejde, så de sættes mere fri til, i samarbejde med københavnerne, at arbejde endnu mere aktivt med temaer, der er aktuelle og væsentlige for borgere og brugere i de enkelte bydele.

Forslaget forventes forelagt gruppeformandskredsen på møde d. 4. december 2020, såfremt forslag til mødeplan for 2020 godkendes.

I bilag 1 fremgår tids- og procesplan for udarbejdelse af forslag til tilpasning af lokaludvalg. Der er i planen afsat den nødvendige tid til kvalificering af undersøgelsesdesign samt dialog og inddragelse af lokaludvalg. Der er ligeledes taget højde for, at gruppeformandskredsen kan behandle forslaget i rimelig tid inden afvikling af kommunalvalg 2021 og valg til lokaludvalg primo 2022.

Når gruppeformandskredsen har godkendt retning og plan for arbejdet, vil forvaltningen, i samarbejde med lokaludvalgssekretariaterne, med input fra Mødeforum (kredsen af lokaludvalgsformænd) og med rådgivning fra ekstern konsulent, udarbejde et undersøgelsesdesign til indhentning af oplysninger om lokaludvalgenes arbejde. Undersøgelsen skal kvalificere grundlaget for udarbejdelse af et oplæg med 2-3 scenarier for, hvordan lokaludvalgenes nuværende formål, opgaver og organisering kan optimeres til fordel for mere mangfoldig og repræsentativ københavnerinddragelse og mere repræsentative lokaludvalg.

Oplægget vil blive præsenteret for gruppeformandskredsen og de 12 lokaludvalg, og der vil blive lagt op til en åben drøftelse af scenarier og de udfordringer, muligheder eller dilemmaer, der knytter sig til de forskellige scenarier. Ekstern rådgiver udarbejder, på baggrund af undersøgelsen og dialogmøder med lokaludvalg, en opsamling med anbefalinger til tilpasning af lokaludvalg, som sendes i 6 ugers intern høring i lokaludvalg. På baggrund heraf udarbejder forvaltningen forslag til tilpasning af lokaludvalg.

Økonomi

Der er med projektet ikke lagt op til, at der skal ske ændringer af den nuværende budgetramme for lokaludvalg. Udgifter til rådgivning, facilitering og opsamling på dialogprocessen fra ekstern rådgiver afholdes af Økonomiforvaltningen. 

Videre proces

Såfremt gruppeformandskredsen godkender indstillingen, vil forvaltningen hurtigst muligt indhente tilbud fra eksterne rådgivere og etablere et samarbejde omkring yderligere kvalificering og facilitering af arbejdet i samarbejde med Borgerrepræsentationens Sekretariat og lokaludvalgssekretariaterne.

Gruppeformandskredsen vil på møde d. 24. april 2020 få forelagt oplæg om forskellige scenarier for lokaludvalg til drøftelse og forventningsafstemning med forvaltningens arbejde. Oplægget sendes samtidig til behandling i lokaludvalg i dialog med forvaltningen og rådgiver.

Der vil blive afholdt et dialogmøde mellem gruppeformandskredsen og repræsentanter fra lokaludvalgene maj 2020.