Sekretariatsbetjening af Borgerrepræsentationens medlemmer
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller,
1. at gruppeformandskredsen godkender forslag til proces for ajourføring af det nuværende administrationsgrundlag for betjening af Borgerrepræsentationens medlemmer som beskrevet i løsningsafsnittet, samt
2. at gruppeformandskredsen godkender forslag til afholdelse af ekstraordinært møde i gruppeformandskredsen fredag den 22. juni 2018 kl. 09.00-10.00.
Problemstilling
Økonomi- og Indenrigsministeriet afgav den 30. juni 2017 en generel udtalelse om den kommunale forvaltnings muligheder for at yde bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer (bilag 1).
Borgerrepræsentationens Sekretariat orienterede på gruppeformandskredsens møde den 2. februar under punkt 5 om ministeriets udtalelse herunder om den retlige ramme for forvaltningens bistand til pressearbejde for medlemmerne.
På Borgerrepræsentationens møde den 1. marts 2018 stillede Det Konservative Folkeparti og Liberal Alliance en forespørgsel til overborgmesteren om brug af kommunale embedsmænd til politiske opgaver. Under forespørgslen oplyste overborgmesteren, at Økonomiforvaltningen vil forelægge en sag til behandling i gruppeformandskredsen inden sommerferien om rammerne for sekretariatsbetjening af Borgerrepræsentationens medlemmer.
Flere partier har på baggrund af orienteringen på gruppeformandskredsens møde den 2. februar og besvarelsen af forespørgslen på Borgerrepræsentationens møde den 1. marts 2018 efterspurgt muligheden for på gruppeformandskredsens møde den 20. april 2018 at drøfte rammerne for sekretariatsbetjeningen af Borgerrepræsentationens medlemmer.
Løsning
Baggrund
Økonomi- og Indenrigsministeriet afgav den 30. juni 2017 en generel udtalelse om den kommunale forvaltnings muligheder for at yde bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer (bilag 1). Formålet med udtalelsen er at tydeliggøre, hvilke muligheder lovgivningen giver for, at forvaltningen kan yde bistand til kommunalbestyrelsens medlemmer.
Ministeriets opfordrer i udtalelsen af 30. juni 2017 til, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt og i hvilket omfang forvaltningen kan yde bistand til medlemmerne.
KL og Økonomi- og Indenrigsministeriet har endvidere i december 2017 udgivet vejledningen "Det politiske arbejde i kommunalbestyrelse og udvalg" (bilag 2), som giver et overblik over, hvad arbejdet og rollen som kommunalbestyrelsesmedlem indebærer.
Rammerne for betjening af Borgerrepræsentationens medlemmer
Den nuværende medlemssekretærordning blev etableret 1. januar 2006, og Borgerrepræsentationens medlemmer har siden haft tildelt en medlemssekretær, der kan hjælpe med opgaver relateret til hvervet som medlem af Borgerrepræsentationen.
Gruppeformandskredsen har løbende drøftet rammerne for og indholdet af den politiske betjening herunder medlemssekretærordningen. Den politiske betjening og medlemssekretærordningen har således indenfor rammerne af Borgerrepræsentationens beslutning (BR 361/05) løbende udviklet sig i takt med de øgede krav, der stilles til medlemmernes udøvelse af deres hverv.
Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at Økonomi- og Indenrigsministeriets udtalelse indeholder en række konklusioner, som tydeliggør kommunens mulighed for bistand i en række situationer, blandt andet ved forvaltningens bistand til pressearbejde. Forvaltningen har derfor iværksat et arbejde, der skal sikre en ajourføring af funktionsbeskrivelsen for kommunens bistand til Borgerrepræsentationens medlemmer og af medlemssekretærordningen.
Proces for ajourføring af det nuværende administrationsgrundlag
Arbejdet med en ajourføring af den nuværende funktionsbeskrivelse er forankret i Borgerrepræsentationens Sekretariat. Arbejdet sker i et tæt samspil mellem medlemssekretærerne og juridisk team for derigennem at sikre, at medlemmernes behov for sekretariatsbetjening imødekommes i videst muligt omfang inden for lovgivningens rammer og den af Borgerrepræsentationens afsatte budgetramme.
Som afslutning på arbejdet forelægger Økonomiforvaltningen en sag til politisk behandling om ajourføring af det nuværende administrationsgrundlag. Dette henset til ministeriets opfordring i udtalelsen af 30. juni 2017 om, at kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt og i hvilket omfang forvaltningen kan yde bistand til medlemmerne.
Økonomiforvaltningen indstiller på den baggrund, at der afholdes et ekstraordinært møde i gruppeformandskredsen fredag den 22. juni kl. 09.00-10.00. På mødet vil forvaltningen forelægge en sag om ajourført administrationsgrundlag for betjeningen af Borgerrepræsentationens medlemmer som blev besluttet i juni 2005 (BR 361/05) til efterfølgende behandling i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Økonomiforvaltningen udarbejder indstilling til ekstraordinært møde i gruppeformandskredsen fredag den 22. juni kl. 09.00-10.00 og sørger for indkaldelse af gruppeformandskredsen i Outlook. Indstillingen vil efter gruppeformandskredsens behandling på mødet den 22. juni blive oversendt til behandling i Økonomiudvalget tirsdag den 14. august 2018 og Borgerrepræsentationen torsdag den 23. august 2018.
Beslutning
Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 20. april 2018
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.