Model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde torsdag den 26. marts 2020

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 26. marts 2020.

...

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Borgerrepræsentationens møde den 26. marts 2020 afvikles som et telefon-/videomøde med mulighed for fysisk fremmøde på Rådhuset som beskrevet i løsningsafsnittet.

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen henstiller overfor grupperne,

2. at Borgerrepræsentationens medlemmers ønske om fysisk tilstedeværelse i BR-salen eller på Rådhuset begrænses mest muligt,

3. at antallet af talere til de enkelte sager begrænses.

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen igennem en drøftelse

- skaber klarhed over, hvilke sager der måtte fremsættes ændringsforslag og ønskes afstemning om, samt

- når til enighed om, at eventuelle ændringsforslag indleveres senest mandag d. 23. marts kl. 12, og at det accepteres, at BR-sekretariatet deler disse ændringsforslag med alle grupper på forhånd således, at grupperne kan drøfte ændringsforslagene forinden BR-mødet.

Problemstilling

Social- og Indenrigsministeriet har på spørgsmål fra KL fredag den 13. marts 2020 tilkendegivet, at det er ministeriets opfattelse, at den nuværende Corona/COVID19-krise ikke udgør så tungtvejende grunde, at borgmesteren på egen hånd kan aflyse et møde i kommunalbestyrelsen, men at dette kun kan ske i enighed. Ministeriet har endvidere tilkendegivet, at den nuværende krise ikke udgør en sådan situation, hvor Økonomiudvalget kan overtage kommunalbestyrelsens beføjelser.

Det er på baggrund af ministeriets tilkendegivelse Økonomiforvaltningens vurdering, at Borgerrepræsentationens møde torsdag den 26. marts 2020 må opretholdes.

Økonomiforvaltningen har derfor udarbejdet forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 26. marts 2020. Modellen tager højde for, at det skal være muligt for offentligheden at følge med i mødet, jf. Social- og Indenrigsministeriets tilkendegivelser herom.

Social- og Indenrigsministeriet har onsdag den 18. marts 2020 oplyst til KL, at ministeriet forventer at udsende en bekendtgørelse med ændrede regler om afholdelse af byrådsmøder mv. Forvaltningen vil tage højde for eventuelle lempelser i bekendtgørelsen i den videre proces, når bekendtgørelsen er udstedt.

Løsning

Beskrivelse af modellen

Borgerrepræsentationens møde gennemføres som et telefon-/video-møde med mulighed for, at enkelte af Borgerrepræsentationens medlemmer efter eget valg kan deltage ved fysisk fremmøde på Københavns Rådhus.

Ved at gennemføre mødet som et (overvejende) telefon-/videolink møde vil risiko for spredning af Coronavirus reduceres. Jo flere medlemmer, der deltager via telefon/video, jo mindre smitterisiko.

Telefon/videomødet gennemføres via Københavns Kommunes program Teams på det enkelte BR-medlems iPhone således, at Borgerrepræsentationens medlemmer ikke behøver at være fysisk til stede i Borgerrepræsentationens mødesal. Som BR-medlem kan man vælge at deltage kun med lyd eller både med lyd og billede. Det er således muligt at slå billede til og fra i programmet.

De medlemmer som har behov for teknisk support vil få tilbudt mulighed for at få stillet et kontor til rådighed på Københavns Rådhus, hvor der vil være teknisk bistand til rådighed. Medlemmerne kan herfra deltage i telefon/videomødet.

Koncern IT vil i god tid inden mødet kontakte samtlige af Borgerrepræsentationens medlemmer med henblik på at undersøge det enkelte medlems behov for teknisk bistand og hjælp til anvendelse af programmet Teams. Såfremt BR-medlemmet måtte ønske at afvikle programmet Teams fra en bærbar pc i stedet for fra medlemmets iPhone vil Koncern IT aflevere og bistå med opsætningen af en bærbar pc på medlemmets hjemmeadresse eller på en anden lokation efter medlemmets ønske.

Forinden mødet vil BR-sekretariatet endvidere sende en vejledning til alle BR-medlemmer om den praktiske gennemførelse af mødet.

De medlemmer, der har vanskeligt ved at anvende programmet Teams, og som ønsker at være fysisk til stede i Borgerrepræsentationens mødesal, vil også få mulighed for det. De medlemmer, som er til stede i Borgerrepræsentationens mødesal, vil deltage i mødet via mikrofonsystemet i Borgerrepræsentationens mødesal, men det almindelige tale-række- og afstemningssystem vil ikke blive anvendt, jf. om mødets afvikling nedenfor.

Overborgmesteren og ØKF i BR-salen

Overborgmesteren, et medlem fra Økonomiforvaltningens direktion samt få medarbejdere fra Koncern IT og medarbejdere fra Borgerrepræsentationens Sekretariat vil være til stede i Borgerrepræsentationens mødesal. Et medlem fra ØKF-direktionen og en medarbejder fra BR-sekretariatet understøtter overborgmesteren i hans mødeledelse. De øvrige medarbejdere fra BR-sekretariatet og medarbejderne fra Koncern IT varetager opgaver relateret til den praktiske og tekniske gennemførelse af mødet.

Taler-liste

Borgerrepræsentationens Sekretariat fører en taler-liste og overborgmesteren vil tildele medlemmerne ordet i den rækkefølge, som de er oplistet på tale-listen.

For de medlemmer, som deltager i mødet via Teams, vil tilmelding til taler-listen foregå via chat-funktionen i Teams. Når medlemmet får tildelt ordet, vil medlemmet tænde for sin mikrofon. Når medlemmet er færdig med at tale, vil medlemmet skulle slukke for sin mikrofon. Hvis medlemmet har tændt for sit kamera, vil medlemmet blive vist på storskærmen i BR-salen og på kk.dk.

For de medlemmer, som deltager i mødet ved fysisk tilstedeværelse i salen, vil tilmelding til taler-listen ske via håndsoprækning, og de vil tale fra mikrofonen på deres plads, når de får tildelt ordet.

Afstemninger

Overborgmesteren spørger efter, at den sidste taler har haft ordet og forhandlingerne/drøftelserne er afsluttede, om Borgerrepræsentationens medlemmer ønsker afstemning om sagen med eventuelt fremsatte udvalgshenvisninger/ændringsforslag/underændringsforslag.

Det er intentionen, at det på forhånd er afklaret i gruppeformandskredsen, hvilke sager der skal stemmes om, samt hvilke ændringsforslag, der vil blive stillet.

Såfremt ingen medlemmer ønsker afstemning, vil overborgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af overborgmesteren angivne opfattelse af sagens afslutning. Hvis der skal være afstemning om sagen, sætter overborgmesteren sagen med eventuelt fremsatte udvalgshenvisninger/ændringsforslag/underændringsfor-slag til afstemning.

Afstemninger vil foregå via navneopråb. Det foregår på den måde, at overborgmesteren efter partiernes størrelse og i alfabetisk rækkefølge efter medlemmernes efternavne anmoder hvert medlem efter tur om at tilkendegive om vedkommende stemmer ”For” -”Imod” - ”Undlader”.

Borgerrepræsentationens Sekretariat noterer medlemmets stemmeafgivning. Efter at samtlige medlemmers navne er opråbt, og der på overborgmesterens umiddelbart derpå følgende opfordring ikke melder sig flere til stemmeafgivningen, tilkendegiver overborgmesteren navneopråbets afslutning, hvorpå sammentællingen finder sted. Overborgmesteren vil herefter angive afstemningsresultatet samt, hvor mange der har stemt for, imod eller undladt at stemme.

Offentlighedens adgang til Borgerrepræsentationens møde

Offentligheden vil alene have adgang til mødet via BR WebTV på kk.dk. Det vil således ikke være muligt ved fysisk tilstedeværelse at overvære mødet fra tilhørerpladserne i Borgerrepræsentationens mødesal. Transmissionen lukkes på sædvanlig vis ned ved behandlingen af de fortrolige sager.

Erfaringer fra Frederiksberg Kommune

Frederiksberg Kommune gennemførte et møde i kommunalbestyrelsen mandag den 16. marts 2020 via Skype. Tilbagemeldingen fra Frederiksberg er, at det var ”lidt bøvlet men det gik”.

Alle deltog på Skype – kun med lyd for, at der ikke skulle opstå kapacitetsudfordringer og så med stram disciplin. Direktionen, sekretariatet og en it-medarbejder sad dog fysisk sammen på rådhuset under mødet. Der var it-supportere i baghånden.

Borgmester styrede ordet, og man kunne skrive sig på talerrækken via chatfeltet. Generelt fik medlemmerne instruktioner af borgmester om at holde mikrofonen lukket og undgå, at familien streamede Netflix i baggrunden. Det var der god forståelse for – i det hele taget ret megen velvilje i forhold til at få mødet gennemført.

Der var to punkter til afstemning som endte med, at det blev konkluderet, at stemmerne fordelte sig som i magistraten (at sidestille med ØU). Der var en forelæggelsestale og så fik et parti en mindretalstilkendegivelse til protokollen. Der var lagt op til, at stemmeafgivelsen kunne ske mundtligt ved opråb, men det blev ikke nødvendigt.

Offentligheden havde adgang til mødet via et link på frederiksberg.dk og et telefonnummer man kunne ringe ind på.

Forbud mod arrangementer, begivenheder m.v. med flere end 10 personer

Der er – med virkning fra den 18. marts 2020 kl. 10.00 – et midlertidigt forbud mod at afholde eller deltage i arrangementer, begivenheder, aktiviteter eller lignende, hvor flere end 10 personer er samlet. Forbuddet gælder både indendørs og udendørs og omfatter både offentlige og private arrangementer, begivenheder mv. Forbuddet gælder foreløbigt frem til den 30. marts 2020.

I forhold til BR-mødet og muligheden for at møde fysisk op, så gælder 10-personers forbuddet ikke politiske forsamlinger.

Forbuddet finder således ikke anvendelse, hvis der er tale om en forsamling med et politisk eller andet meningsbefordrende øjemed, herunder demonstrationer eller politiske møder.

Ændring af Borgerrepræsentationens mødeplan

Afviklingen af Borgerrepræsentationens møde som et delvist telefon-/videomøde er en ændring af Borgerrepræsentationens mødeplan. Modellen kræver derfor efter gældende ret enighed blandt medlemmerne. Samtykke vil blive indhentet telefonisk/pr. mail af BR-sekretariatet efter gruppeformandskredsen har afholdt et telefonmøde om sagen. Såfremt Social- og Indenrigsministeriets annoncerede bekendtgørelse indeholder lempelser hertil, vil dette indgå i relevant omfang i den videre proces.

Om dagsordenen

På dagsordenen til Borgerrepræsentationens møde den 26. marts er der alene optaget sager til behandling som vurderes at være kritiske og som ikke tåler udsættelse uden tilsidesættelse af væsentlige interesser. Dagsordenen består af de sager, som er vedtaget i Økonomiudvalgets skriftlige votering onsdag den 18. marts 2020, og som skal videre til Borgerrepræsentationen.

Herudover har Konservativt Folkeparti indleveret to medlemsforslag.

Dagsordenen til mødet er publiceret torsdag den 19. marts og kan tilgås via First Agenda.

Drøftelsespunkter til gruppeformandskredsens møde

Det indstilles, at gruppeformandskredsen drøfter ovenstående model med henblik på at opnå enighed om, at Borgerrepræsentationens møde gennemføres som beskrevet.

Formålet med gruppeformandskredsens møde er også at nå til enighed om,

- at begrænse medlemmernes ønske om fysisk tilstedeværelse i BR-salen eller på Rådhuset mest muligt,

- at begrænse antallet af talere til de enkelte sager,

- at skabe klarhed over, hvilke sager der måtte fremsættes ændringsforslag og ønskes afstemning om samt

- at eventuelle ændringsforslag indleveres senest mandag d. 23. marts kl. 12, og at det accepteres, at BR-sekretariatet deler disse ændringsforslag med alle grupper på forhånd således, at grupperne kan drøfte ændringsforslagene forinden BR-mødet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil efter gruppeformandskredsen møde telefonisk/pr. mail indhente samtykke fra BR-medlemmerne til at Borgerrepræsentationens møde afvikles som et delvis telefon-/video-møde i overensstemmelse med gruppeformandskredsens anbefalinger.

BR-sekretariatet vil i samarbejde med Koncern IT og Maskinhuset gennemføre et test-møde mandag den 23. marts 2020 med deltagelse af BR-sekretariatets medarbejdere via Teams med henblik på at indhente praktiske erfaringer for afvikling af BR-mødet og for at udarbejde en drejebog for mødets afvikling.

Koncern IT vil kontakte samtlige BR-medlemmer med henblik på at undersøge behovet for teknisk bistand og hjælp til anvendelse af programmet Teams. Såfremt BR-medlemmet måtte ønske at afvikle programmet Teams fra en bærbar pc i stedet for fra medlemmets iPhone vil Koncern IT aflevere og bistå med opsætningen af en bærbar pc på medlemmets hjemmeadresse eller på en anden lokation efter medlemmets ønske.

Forinden mødet vil BR-sekretariatet endvidere sende en vejledning til alle BR-medlemmer om den praktiske gennemførelse af mødet.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 20. marts 2020

Mødet begyndte kl. 12.30 og sluttede kl. 13.00.

Fraværende uden afbud

Heidi Wang (I)

---

Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at fristen for indlevering af ændringsforslag fastsættes til tirsdag den 24. marts kl. 12.00.