Drøftelse af præmisserne for Borgerrepræsentationens mødeplan

Borgerrepræsentationen har tilkendegivet, at der i forbindelse med fastlæggelsen af mødeplanen for 2018 bør fastsættes et servicemåltal på 4 uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har derfor af hensyn til arbejdet med udarbejdelsen af Borgerrepræsentationens mødeplan for 2018 behov for en drøftelse i gruppeformandskredsen af præmisserne for fastlæggelsen af mødedatoer for møder i Borgerrepræsentationen.

Indstilling om,

 

 

I henhold til § 8, stk. 1, i Lov om kommunernes styrelse skal Borgerrepræsentationen træffe beslutning om, når og hvor ordinære møder skal afholdes. Ordinært møde afholdes som regel mindst en gang om måneden. Borgerrepræsentationen kan beslutte ikke at holde møder i sommerferieperioden.

I forbindelse med Borgerrepræsentationens godkendelse af mødeplanen for 2017 afgav en samlet Borgerrepræsentation følgende protokolbemærkning:

”Det forudsættes, at plan- og bevillingssager behandles i et fast track, så sagerne kun undtagelsesvis er mere end fire uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen”.

I 2016 var den gennemsnitlige politiske behandlingstids fra Teknik- og Miljøudvalget til Borgerrepræsentationen 33 dage. Ud af 21 Teknik- og Miljøudvalgsmøder kørte 7 i 4-ugers proces mellem Teknik- og Miljøudvalget og Borgerrepræsentationen. I 2017 forventes den gennemsnitlige politiske behandlingstids fra Teknik- og Miljøudvalget til Borgerrepræsentationen at være 34,56 dage. Ud af 20 Teknik- og Miljøudvalgsmøder forventes 5 at køre i 4- ugers proces mellem Teknik- og Miljøudvalget og Borgerrepræsentationen. Se bilag 1.

Det er Borgerrepræsentationens Sekretariats vurdering, at der kan være et behov for at ændre i præmisserne for fastlæggelsen af mødedatoer til møder i Borgerrepræsentationen for at sikre, at et servicemåltal på 4 uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen kan imødekommes.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har derfor af hensyn til arbejdet med udarbejdelsen af Borgerrepræsentationens mødeplan for 2018 behov for en drøftelse i gruppeformandskredsen af præmisserne for fastlæggelsen af mødedatoer for møder i Borgerrepræsentationen.

 

Borgerrepræsentationens Sekretariat har siden 2009 i samarbejde med udvalgssekretariaterne for de stående udvalg hvert år udarbejdet udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg.

Udvalgene træffer selv beslutning om for hvert regnskabsår, når og hvor ordinære møder skal afholdes jf. kommunestyrelseslovens § 20. Møderne skal afholdes i så god tid inden møder i kommunalbestyrelsen, at eventuelle udvalgserklæringer kan udsendes til kommunalbestyrelsens medlemmer senest 4 hverdage før møder i kommunalbestyrelsen, jf. § 8, stk. 4. Udvalgets beslutning om mødeplan kan af ethvert af udvalgets medlemmer forlanges indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen.

Præmisserne for fastlæggelsen af mødedatoer for Borgerrepræsentationens møder har løbende været drøftet i gruppeformandskredsen og Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationens Sekretariat tager ved udarbejdelsen af mødeplanen udgangspunkt i disse præmisser.

I det følgende gennemgås præmisserne for fastlæggelsen af mødedatoer for Borgerrepræsentationens møder.

 

Som beskrevet indledningsvis skal Borgerrepræsentationen i henhold til § 8, stk. 1, i Lov om kommunernes styrelse træffe beslutning om, når og hvor ordinære møder skal afholdes. Ordinært møde afholdes som regel mindst en gang om måneden. Borgerrepræsentationen kan beslutte ikke at holde møder i sommerferieperioden.

Mødeplanen for Borgerrepræsentationen er bindende.

Borgerrepræsentationen kan dog aflyse et møde, hvis der er enighed herom, ligesom der kan fastlægges en anden mødeplan. Borgerrepræsentationen kan herudover beslutte at aflyse et møde, når det skønnes nødvendigt. Overborgmesteren kan aflyse et møde, hvis tungtvejende grunde gør aflysningen nødvendig.

Antal møder i Borgerrepræsentationen

Borgerrepræsentationens Sekretariat har med udgangspunkt i de senere års erfaringer med afviklingen af Borgerrepræsentationens møder taget udgangspunkt i, at der afholdes 1 møde i Borgerrepræsentationen om måneden. Dette for at sikre, at der er det fornødne antal sager til behandling på møderne.

Borgerrepræsentationen har tidligere år aflyst møder, hvis der er under 10 sager til behandling på et møde og disse enten kan behandles på et tidligere møde eller kan afvente det næstkommende møde.

Borgerrepræsentationen har tidligere tilkendegivet, at man for at sikre en hensigtsmæssig balance mellem ens politiske arbejde og ens erhvervsarbejde/privatliv, skal sikre, at der er det færrest mulige antal møder men som samtidig sikrer en fornuftig fremdrift for forvaltningernes arbejde.

Som beskrevet indledningsvis udarbejdes mødeplanen i samarbejde med udvalgssekretariaterne. Dette for at sikre, at forvaltningerne ved udarbejdelsen af tidsplan for behandling af sager, der skal vedtages i Borgerrepræsentationen kan ’regne’ baglæns i forhold til at udarbejde en plan for den politiske behandling, der sikrer at for eksempel servicemålet for den pågældende type sager kan opfyldes. Forvaltningerne kan således med mødeplanen se, hvornår de skal påbegynde arbejdet for at sikre opfyldelsen af måltal eller hvornår en politisk behandling foreligger i forhold til forvaltningens planlægning og forberedelse af en eksekvering af beslutningen.

I 2015 var der planlagt 17 møder, hvoraf 1 møde blev aflyst. I 2016 er der planlagt 15 møder og i 2017 er der planlagt 14 møder

Ferier og hellig-dage

Der planlægges ikke møder i vinterferien (uge 7), påskeferien, i skolernes sommerferie, efterårsferien (uge 42) samt juleferien. Derudover planlægges der ikke møder i ugen efter vinterferie, påskeferie, efterårsferie og juleferie.

Årsagen til, at der ikke planlægges møder i ugen efter disse ferieperioder er dels for at friholde Borgerrepræsentationens medlemmer fra politisk forberedelsestid samt af hensyn til at medarbejderne kan afspadsere i de pågældende ferieperioder.

Nytårskur

Borgerrepræsentationens 1. møde i januar er reserveret til Borgerrepræsentationens nytårskur for Københavns Kommunes samarbejdspartnere inviteres til middag i anledning af årsskiftet.

Af hensyn til den praktiske afvikling af nytårskuren begrænses antallet af sager til dagsordenen og der behandles alene ukomplicerede sager.

Borgerrepræsentationens 1. og 2. behandling af budgetforslag for Københavns Kommune

I lighed med nytårskuren er Borgerrepræsentationens 1. og 2. behandling af budgetforslag for Københavns Kommune reserveret til behandling sager relateret til budgetforslaget

Af hensyn til afviklingen af budgetmøderne friholdes budgetmøderne for andre sager med mindre, at der er tale om uopsættelige sager.

Derudover friholdes perioden fra Borgerrepræsentationens 1. behandling af budgetforslaget til fristen for fremsættelsen af ændringsforslag til budgetforslaget til budgetforhandlingerne. Det drejer sig typisk om de første to uger af september.

KL: Kommunaløkonomisk Forum samt Kommunalpolitisk Topmøde

Ved fastlæggelsen af mødekalenderen tages der højde for Kommunaløkonomisk Forum i januar samt Kommunalpolitisk Topmøde i marts.

Der planlægges således ikke møder på datoerne for disse to arrangementer.

Folkemødet

Ved fastlæggelsen af mødekalenderen tages der endvidere højde for Folkemødet på Bornholm i juni måned.

Der planlægges således ikke møder på datoerne for dette arrangement.

Drøftelse i gruppeformandskredsen

Som beskrevet indledningsvis finder Borgerrepræsentationens Sekretariat, at der kan være et behov for at ændre i de ovenfor beskrevne præmisser for at sikre, at et servicemåltal på 4 uger fra behandling i fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen kan imødekommes.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har derfor af hensyn til arbejdet med udarbejdelsen af Borgerrepræsentationens mødeplan for 2018 behov for en drøftelse i gruppeformandskredsen af præmisserne for fastlæggelsen af mødedatoer.

VIDERE PROCES

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil med udgangspunkt i gruppeformandskredsens drøftelser og i samarbejde med udvalgssekretariaterne udarbejde udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg.

Gruppeformandskredsen vil få forelagt udkastet på dets møde i gruppeformandskredsen den 28. april 2017.

 

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 18. november 2016

Gruppeformandskredsen drøftede præmisserne for fastlæggelsen af mødedatoer til møder i Borgerrepræsentationen.

 

Gruppeformandskredsen pålagde Borgerrepræsentationens Sekretariat:

"at udarbejde udkast til en samlet mødeplan for Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget samt i den forbindelse angive mulige placeringer af fagudvalgsmøder. I arbejdet skal der tages højde for de i indstillingen skitserede præmisser dog således, at sekretariatet kan fravige præmisserne i det omfang, det ikke er muligt at indfri servicemåltallet på 4 uger fra behandling i fagudvalget til behandling i Borgerrepræsentationen ved plan- og bevillingssager. Gruppeformandskredsen vil få forelagt udkastet på dets møde i gruppeformandskredsen den 28. april 2017. Det skal af udkastet fremgå, hvis det har været nødvendigt at fravige de i indstillingen skitserede præmisser."