Model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 24. juni 2020

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 24. juni 2020.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,

1. at Borgerrepræsentationens møde den 24. juni 2020 afvikles som et fysisk møde i Festsalen som beskrevet i løsningsafsnittet,
2. forslag til justeret procedure for afvikling af afstemninger ved navneopråb som beskrevet i løsningsafsnittet, samt når til enighed om
3. at eventuelle ændringsforslag indleveres senest tirsdag d. 23. juni kl. 12.00.
4. at det accepteres, at Borgerrepræsentationens Sekretariat deler ændringsforslag med alle grupper på forhånd således, at grupperne kan drøfte ændringsforslagene forinden Borgerrepræsentationens møde.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har udarbejdet forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møde den 24. juni 2020 som et fysisk møde i Festsalen.

Det foreslås, at afstemningerne gennemføres på samme måde som Borgerrepræsentationens møde den 4. juni ved, at gruppeformændene afgiver deres stemme på gruppens vegne med mulighed for individuel afstemning, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe. Se nedenfor under Forslag til justeret procedure for afstemninger.

Alternativet til at gennemføre mødet som et fysisk møde i Festsalen er at gennemføre mødet som et telefon-/videomøde via Teams i lighed med Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020.

Løsning

Fysisk møde den 24. juni

Forsamlingsforbuddet blev hævet til 50 personer den 8. juni 2020 som led i genåbningen af Danmark. Fra mandag den 15. juni er alle offentligt ansatte øst for Storebælt også tilbage på de fysiske arbejdspladser.

Som led i genåbningen af samfundet kan Folketingets medlemmer igen deltage i forhandlingerne i Folketingssalen og stemme samlet.

Gruppeformandskredsen har indtil nu fastholdt at gennemføre Borgerrepræsentationens møder som et telefon-/videolink møde for at minimere risikoen for spredning af Coronavirus.

Det vil være muligt under iagttagelse af Sundhedsmyndighedernes retningslinjer at afvikle Borgerrepræsentationens møde som et fysisk møde i Festsalen.

Økonomiforvaltningen anbefaler derfor, at Borgerrepræsentationens møde den 24. juni gennemføres som et fysisk møde i Festsalen.

Alternativet til at gennemføre mødet som et fysisk møde i Festsalen er at gennemføre mødet som et telefon-/videomøde via Teams i lighed med Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020.

Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen

Henset til retningslinjerne fra Sundhedsmyndighederne om afstands- og pladskrav samt til rengøring anbefales det, at Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen. Herved vil det være muligt at efterleve Sundhedsmyndighedernes retningslinjer om fysisk afstand og reduceret kontakt. Det bemærkes, at de nye retningslinjer, hvorefter afstanden mellem mennesker i det offentlige rum nu kan være ned til én meter, forudsætter at man sikrer, at man ikke har selv de mindste symptomer, at man ikke er i særlig risikogruppe, at der er god udluftning, og at der ikke er kraftig udånding (råb, sang, foredrag).

Det anbefales desuden, at det alene er Borgerrepræsentationens medlemmer, et medlem fra Økonomiforvaltningens direktion samt få medarbejdere fra Koncern IT og medarbejdere fra Borgerrepræsentationens Sekretariat, der er til stede i Festsalen.

Der vil være mikrofon og højtaler ud for hver enkelt mødedeltager.

Offentligheden vil alene have adgang til mødet via BR WebTV på kk.dk.

Da Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen uden talerstol samt det almindelige elektroniske mikrofon- og afstemningssystem anbefales det, at afviklingen af afstemningerne og taletidsreglerne for medlemsforslag og forespørgslerne fastsættes på samme måde som ved Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020.

Forslag til forenklet procedure for afstemninger

Økonomiforvaltningen indstiller, at proceduren for afstemningerne foregår på samme måde som til mødet den 4. juni for derigennem at spare tid på afviklingen af afstemningerne og derved give bedre plads til de politiske drøftelser af sagerne.

Det foreslås, at afstemningerne gennemføres ved, at alle gruppeformændene ved navneopråb afgiver deres stemme på gruppens vegne. Herefter tilkendegiver overborgmesteren, at det vil være muligt for det enkelte medlem via medlemmets mikrofon at afgive sin stemme, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe. En afstemning efter denne procedure forventes at tage 1 ½ - 2 minutter.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet et alternativt forslag til procedure for afstemninger hvis gruppeformandskredsen ønsker, at samtlige medlemmer skal have mulighed for at afgive deres stemme.

Alternativt forslag til procedure for afstemninger

Afstemninger kan også foregå ved, at overborgmesteren efter partiernes størrelse anmoder gruppens medlemmer om at hæve et grønt, et rødt eller et gult skilt for derigennem at tilkendegive, om medlemmet stemmer ”For” -”Imod” eller ”Undlader”.

Borgerrepræsentationens Sekretariat noterer medlemmets stemmeafgivning. Efter at samtlige grupper er opråbt, og der på overborgmesterens umiddelbart derpå følgende opfordring ikke melder sig flere til stemmeafgivningen, tilkendegiver overborgmesteren afstemningens afslutning, hvorpå sammentællingen finder sted. Overborgmesteren vil herefter angive afstemningsresultatet samt, hvor mange der har stemt for, imod eller undladt at stemme.

En afstemning efter denne procedure forventes at tage længere tid end den forenklede afstemningsprocedure, da Borgerrepræsentationens Sekretariat skal bruge mere tid til stemmeoptællingen af samtlige medlemmers stemmeafgivelse.

Indlevering af ændringsforslag

Økonomiforvaltningen anbefaler, at eventuelle ændringsforslag i lighed med Borgerrepræsentationens møde den 4. juni indleveres dagen før mødet kl. 12.00 dvs. senest tirsdag d. 23. juni kl. 12.00.

Når ændringsforslagene er indleveret på forhånd, vil det begrænse behovet for fysisk kontakt på under 1 meters afstand under Borgerrepræsentationens møde mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Herved efterleves Sundhedsstyrelsens afstandsanbefalinger om, at længerevarende ansigt-til-ansigt kontakt på under 1 meters afstand i videst muligt omfang enten undgås eller reduceres i tid og risiko.

Der vil, hvis ændringsforslagene er indleveret på forhånd, desuden ikke være behov for at vise ændringsforslagene på en projektor i Festsalen.

Hvis ændringsforslagene indleveres dagen før og deles med Borgerrepræsentationens medlemmer på forhånd, anbefaler Økonomiforvaltningen desuden, at gruppeformandskredsens formøde onsdag den 24. juni kl. 17.00 aflyses. En aflysning af gruppeformandskredsens formøde vil også bidrage til at begrænse den fysiske kontakt i varigheden og dermed bidrage til en reduktion af en eventuel kontaktsmitte af COVID-19.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forinden mødet vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en vejledning til alle medlemmer af Borgerrepræsentationen om den praktiske gennemførelse af mødet.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet torsdag den 18. juni 2020

Gruppeformandskredsen besluttede, at der skal afholdes formøde i gruppeformandskredsen kl. 16.45 onsdag den 24. juni 2020.

Gruppeformandskredsen besluttede desuden, at Borgerrepræsentationens møde onsdag den 24. juni gennemføres som et telefon-/videomøde via Teams i lighed med Borgerrepræsentationens møde den 4. juni 2020.

Indstillingens 1. at-punkt var dermed bortfaldet.

Gruppeformandskredsen godkendte herefter indstillingens 2.- 4. at-punkt uden afstemning.