Afvikling af Borgerrepræsentationens møder i Borgerrepræsentationens mødesal fra den 19. august 2021

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag om igen at afvikle Borgerrepræsentationens møder i Borgerrepræsentationens mødesal.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,

1. at Borgerrepræsentationens møder fra og med torsdag den 19. august 2021 igen afvikles som fysiske møder i Borgerrepræsentationens mødesal.

Problemstilling

Danmark er genåbnet, og størstedelen af restriktionerne er udfaset. Alle har fået tilbud om vaccination mod COVID-19. Rådhuset er fra den 1. august åbnet for offentligheden, og Rådhusets medarbejdere kan igen møde fysisk på arbejde.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det vil være muligt igen at afvikle Borgerrepræsentationens møder som fysiske møder i Borgerrepræsentationens mødesal.

Økonomiforvaltningen indstiller derfor, at Borgerrepræsentationens møder fra og med torsdag den 19. august afvikles som fysiske møder i Borgerrepræsentationens mødesal.

Løsning

Om Sundhedsmyndighedernes generelle retningslinjer

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at Borgerrepræsentationens møder kan gennemføres sundhedsmæssigt forsvarligt, når Sundhedsstyrelsens generelle råd om smitteforebyggelse af COVID-19 følges.

Der vil i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens anbefalinger om smitteforebyggende foranstaltninger før og om nødvendigt under møderne blive luftet ud i Borgerrepræsentationens mødesal og i de tilstødende lokaler. Der vil blive opstillet håndsprit i mødesalen og Snapstinget, og der vil før mødet blive foretage rengøring af overfladerne i Borgerrepræsentationens mødesal og Snapstinget.

Afvikling af fysiske møder i Borgerrepræsentationens mødesal

Møderne i Borgerrepræsentationens mødesal gennemføres på sædvanlig vis som før COVID-19 og efter de sædvanlige bestemmelser i forretningsordenen for Borgerrepræsentationen. Der vil være åbnet for gæste- og embedsmandslogen, og offentligheden vil have adgang via balkonerne.

Det vil kun være muligt at deltage via fysisk fremmøde i Borgerrepræsentationens mødesal. Indenrigs- og boligministeriets bekendtgørelse, der gav mulighed for deltagelse via Teams, er ophævet, og det derfor ikke længere muligt at deltage via Teams.

Indlevering af ændringsforslag

Økonomiforvaltningen anbefaler, at praksis omkring indlevering af ændringsforslag dagen før Borgerrepræsentationens møder fortsætter uændret.

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil dermed kunne udarbejde en samlet oversigt over ændringsforslag, der efterfølgende kan blive drøftet på gruppeformandskredsens møde torsdag kl. 17.00 og blive udsendt til alle BR-medlemmer inden Borgerrepræsentationens møde.

Gruppeformandskredsens formøder

Gruppeformandskredsens formøder gennemføres som fysiske møder i udvalgsværelse D.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forinden møderne vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en vejledning til alle medlemmer af Borgerrepræsentationen om den praktiske gennemførelse af mødet.

Økonomiforvaltningen monitorerer løbende forholdene omkring COVID-19 og vurderer på baggrund af udviklingen af COVID-19, om der er behov for en stillingtagen i gruppeformandskredsen til, om de enkelte møder i stedet skal afvikles i Festsalen eller som telefon-/videomøde via Teams, såfremt der igen gives mulighed herfor i lovgivningen.

Gruppeformandskredsens beslutning ved skriftlig votering - mandag den 16. august 2021

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Det bemærkes, at der kun er tale om en opfordring til at indlevere ændringsforslag onsdag kl. 12.00 dagen før Borgerrepræsentationens møde. Det er således op til grupperne selv at beslutte, om man ønsker at indlevere ændringsforslag eller ej.

Borgerrepræsentationens Sekretariat udarbejder en oversigt over de ændringsforslag, som er indleveret. Oversigten sendes til gruppeformandskredsen onsdag eftermiddag. Torsdag inden kl. 14.00 sender Borgerrepræsentationens Sekretariat en opdateret oversigt også indeholdende de ændringsforslag, som måtte være blevet indleveret efter onsdag kl. 12.00.

Økonomiforvaltningen vil på førstkommende møde i gruppeformandskredsen sætte en sag på dagsordenen, hvor gruppeformandskredsen kan evaluere ordningen om indlevering af ændringsforslag på baggrund af, at møderne igen afvikles i Borgerrepræsentationens mødesal.