Model for afvikling af Borgerrepræsentationens møder torsdag den 20. og 27. august 2020
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,
1. at Borgerrepræsentationens møder den 20. og 27. august 2020 afvikles som telefon-/videomøder via Teams som beskrevet i løsningsafsnittet,
2. forslag til tilpassede taletidsregler for Borgerrepræsentationens 1. behandling af budgetforslag 2021 for Københavns Kommune,
3. forslag til justeret procedure for afvikling af afstemninger ved navneopråb som beskrevet i løsningsafsnittet, samt når til enighed om
4. at eventuelle ændringsforslag til Borgerrepræsentationens møde den 20. august indleveres senest onsdag d. 19. august kl. 12.00.
5. at eventuelle ændringsforslag til Borgerrepræsentationens møde den 27. august indleveres senest onsdag d. 26. august kl. 12.00.
6. at det accepteres, at Borgerrepræsentationens Sekretariat deler ændringsforslag med alle grupper på forhånd således, at grupperne kan drøfte ændringsforslagene forinden Borgerrepræsentationens møde.
Problemstilling
Økonomiforvaltningen har udarbejdet forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møder den 20. august og 27. august 2020 som telefon-/videomøder via Teams. Modellen tager udgangspunkt i den model, der blev anvendt ved gennemførelsen af Borgerrepræsentationens møde den 24. juni 2020.
Løsning
Forholdene omkring COVID-19
Der har i uge 31 været et stigende COVID-19 smittetal i Danmark. Flere og flere kommuner har også registreret et stigende smittetal.
Forsamlingsforbuddet har siden den 8. juli 2020 været på 100 personer. Efter planen skulle forsamlingsforbuddet den 8. august hæves til 200 personer for visse arrangører. Regeringen annullerede den 6. august den planlagte hævelse af forsamlingsforbuddet henset til udviklingen af COVID-19.
Der er ikke planlagt møder i Folketingssalen hen over sommeren, men udvalgsarbejdet påbegyndes typisk igen i løbet af august måned. Folketingets ledelse følger udmeldingerne fra myndighederne og bestræber sig på, at Folketingets arbejde foregår under overholdelse af gældende retningslinjer.
Telefon-/videomøde den 20. og 27. august
Gruppeformandskredsen har indtil nu fastholdt at gennemføre Borgerrepræsentationens møder som et telefon-/videolink møde for at minimere risikoen for spredning af Coronavirus.
Økonomiforvaltningen anbefaler på baggrund af udviklingen af COVID-19, at Borgerrepræsentationens møder den 20. og 27 august gennemføres som telefon-/videomøder via Teams for fortsat at minimere risikoen for spredning af Coronavirus.
Alternativet til at gennemføre møderne som telefon-/videomøder er at gennemføre møderne som fysiske møder i Festsalen. Medlemmer, der på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19 ikke ønsker at møde fysisk op, kan deltage via Teams.
Ændring af Borgerrepræsentationens mødeplan
Afviklingen af Borgerrepræsentationens møde som et telefon-/videomøde er en ændring af Borgerrepræsentationens mødeplan.
Social- og Indenrigsministeren udstedte den 24. juni 2020 en ny bekendtgørelse om mulighed for midlertidig fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af Coronavirussygdom. Bekendtgørelsen har virkning fra den 1. juli 2020 og gælder frem til 1. september 2020.
Med den ny bekendtgørelse kræver det enighed i Borgerrepræsentationen at beslutte, at møderne den 20. og 27. august gennemføres som et telefon-/videomøde via Teams. Samtykke vil blive indhentet telefonisk/pr. mail hos hver enkelt borgerrepræsentant af BR-sekretariatet, hvis der er enighed i gruppeformandskredsen om at afholde møderne den 20. august og 27. august som et telefon-/videomøde.
Hvis der ikke er enighed i gruppeformandskredsen om at gennemføre møderne som telefon-/videomøder eller et medlem af Borgerrepræsentationen ikke kan give samtykke hertil, vil møderne blive gennemført som fysiske møder i Festsalen. Efter bekendtgørelsen kan medlemmer, der på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19 ikke ønsker at møde fysisk op, deltage via Teams.
Økonomiforvaltningen har i tilfælde af manglende enighed i gruppeformandskredsen eller samtykke fra Borgerrepræsentationens medlemmer udarbejdet en model for afviklingen af Borgerrepræsentationens møde som et fysisk møde i Festsalen med mulighed for deltagelse via Teams. Se nedenfor afsnittet ”Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen”.
Beskrivelse af model for telefon-/videomøde via Teams
Økonomiforvaltningen indstiller, at Borgerrepræsentationens møder den 20. og 27. august. gennemføres på samme måde som Borgerrepræsentationens møde 24. juni som telefon-/videomøder via Teams.
I lighed med mødet den 24. juni beder medlemmerne om ordet via chat-funktionen, medlemsforslag og forespørgsler afvikles med tilpassede taletidsregler, og offentligheden har adgang via video fra salen.
Borgerrepræsentationens møde torsdag den 27. august 2020 er reserveret til 1. behandling af budgetforslaget og dermed til overborgmesterens forelæggelse af budgettet samt til talerne fra partiets budgetordførere og øvrige ordførere. Borgerrepræsentationens Sekretariat har i lighed med medlemsforslag og forespørgsler udarbejdet forslag til tilpassede taletidsregler for budgetbehandlingen.
Tilpassede taletidsregler for 1. behandling af budgetforslag 2021
Overborgmesteren og budgetordførerne har 10 minutter til at holde deres tale mens de øvrige ordførere har 5 minutter til deres tale. Ordførerne kan tale mere end én gang, hvis man har flere ordførerskaber.
Budgetordførerne behøver ikke tilmelde sig taler-listen, da de automatisk i rækkefølge vil få ordet af overborgmesteren. Hvis man som ordfører ønsker at tale, skal man tilmelde sig taler-listen via chat-funktionen senest under den sidste budgetordførers tale.
Der vil være en samlet spørgetid på 20 minutter for spørgsmål/svar til henholdsvis overborgmesteren, hver af budgetordførerne og hver af ordførerne. Her har hvert medlem mulighed for at stille spørgsmål af 1 minuts varighed til henholdsvis overborgmesteren samt hver enkelt budgetordfører og ordførerne.
Overborgmesteren vil efter en konkret vurdering – når ét eller flere medlemmer har haft ordet – give ordet til henholdsvis overborgmesteren samt hver enkelt budgetordfører og ordførerne for at give denne lejlighed til at svare på de stillede spørgsmål. Overborgmesteren, hver enkelt budgetordfører og ordførerne har samlet 3 minutter til at besvare de fremsatte spørgsmål. Medlemmerne tilmelder sig taler-listen via chat-funktionen.
Se bilag 1 for en skematisk oversigt over de tilpassede taletidsregler for 1. behandlingen af budgetforslaget.
Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen
Hvis der ikke er enighed i gruppeformandskredsen eller ved manglende samtykke fra et eller flere af Borgerrepræsentationens medlemmer, skal møderne gennemføres som fysiske møder.
Henset til retningslinjerne fra Sundhedsmyndighederne om afstands- og pladskrav samt til rengøring anbefales det, at Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen. Herved vil det være muligt at efterleve Sundhedsmyndighedernes retningslinjer om fysisk afstand og reduceret kontakt. Det bemærkes, at retningslinjerne, hvorefter afstanden mellem mennesker i det offentlige rum nu kan være ned til én meter, forudsætter at man sikrer, at man ikke har selv de mindste symptomer, at man ikke er i særlig risikogruppe, at der er god udluftning, og at der ikke er kraftig udånding (råb, sang, foredrag).
Det anbefales desuden, at det alene er Borgerrepræsentationens medlemmer, et medlem fra Økonomiforvaltningens direktion samt få medarbejdere fra Koncern IT og medarbejdere fra Borgerrepræsentationens Sekretariat, der er til stede i Festsalen.
Der vil være mikrofon og højtaler ud for hver enkelt mødedeltager.
Offentligheden vil alene have adgang til mødet via BR WebTV på kk.dk.
Da Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen uden talerstol samt det almindelige elektroniske mikrofon- og afstemningssystem anbefales det, at afviklingen af afstemningerne og taletidsreglerne for medlemsforslag og forespørgslerne fastsættes på samme måde som ved Borgerrepræsentationens møde den 24. juni 2020. Det anbefales også, at taletidsreglerne for 1. behandlingen af budgetforslaget fastsættes som beskrevet ovenfor i afsnittet ”Særligt om 1. behandling af budgetforslag 2021”.
De medlemmer, som er fysisk til stede i Festsalen, tilmelder sig taler-listen ved håndsoprækning. Når medlemmerne får tildelt ordet af overborgmesteren, vil medlemmerne holde deres indlæg via den mikrofon, der står på bordet foran deres plads. De medlemmer, som deltager via Teams, tilmelder sig taler-listen via chat-funktionen og afgiver deres indlæg via Teams.
Forslag til forenklet procedure for afstemninger
Økonomiforvaltningen indstiller, at proceduren for afstemningerne foregår på samme måde som til mødet den 24. juni for derigennem at spare tid på afviklingen af afstemningerne og derved give bedre plads til de politiske drøftelser af sagerne. Det gælder uanset, om møderne afholdes som videomøder på Teams eller som fysisk møde i Festsalen.
Det foreslås, at afstemningerne gennemføres ved, at alle gruppeformændene ved navneopråb afgiver deres stemme på gruppens vegne. Herefter tilkendegiver overborgmesteren, at det vil være muligt for det enkelte medlem via medlemmets mikrofon at afgive sin stemme, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe. En afstemning efter denne procedure forventes at tage 1 ½ - 2 minutter.
Økonomiforvaltningen har udarbejdet et alternativt forslag til procedure for afstemninger hvis gruppeformandskredsen ved afviklingen af møderne som fysiske møder i Festsalen ønsker, at samtlige medlemmer skal have mulighed for at afgive deres stemme.
Alternativt forslag til procedure for afstemninger ved fysisk fremmøde
Ved gennemførelsen af møderne som fysiske møder i Festsalen kan afstemninger også foregå ved, at overborgmesteren efter partiernes størrelse anmoder gruppens medlemmer om at hæve et grønt, et rødt eller et gult skilt for derigennem at tilkendegive, om medlemmet stemmer ”For” -”Imod” eller ”Undlader”.
Borgerrepræsentationens Sekretariat noterer medlemmets stemmeafgivning. Efter at samtlige grupper er opråbt, og der på overborgmesterens umiddelbart derpå følgende opfordring ikke melder sig flere til stemmeafgivningen, tilkendegiver overborgmesteren afstemningens afslutning, hvorpå sammentællingen finder sted. Overborgmesteren vil herefter angive afstemningsresultatet samt, hvor mange der har stemt for, imod eller undladt at stemme.
En afstemning efter denne procedure forventes at tage længere tid end den forenklede afstemningsprocedure, da Borgerrepræsentationens Sekretariat skal bruge mere tid til stemmeoptællingen af samtlige medlemmers stemmeafgivelse.
Indlevering af ændringsforslag
Økonomiforvaltningen anbefaler, at eventuelle ændringsforslag i lighed med Borgerrepræsentationens møde den 4. juni indleveres dagen før mødet kl. 12.00 dvs. senest onsdag den 19. august kl. 12.00 og onsdag den 26. august kl. 12.00.
For god ordens skyld skal det bemærkes, at der ikke skal indleveres ændringsforslag til Borgerrepræsentationens 1. behandling af budgetforslaget den 27. august. Borgerrepræsentationens 1. behandling af budgetforslaget afsluttes med at oversende budgetforslaget til Borgerrepræsentationens 2. behandling. Borgerrepræsentationen fastsætter samtidig frister for indlevering af ændrings- og underændringsforslag til budgetforslaget. Fristerne for indlevering af ændringsforslag gælder således kun for evt. øvrige punkter på dagsordenen.
Når ændringsforslagene er indleveret på forhånd, vil det også, hvis møderne gennemføres som fysiske møder, begrænse behovet for fysisk kontakt på under 1 meters afstand under Borgerrepræsentationens møde mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og Borgerrepræsentationens Sekretariat.
Herved efterleves Sundhedsstyrelsens afstandsanbefalinger om, at længerevarende ansigt-til-ansigt kontakt på under 1 meters afstand i videst muligt omfang enten undgås eller reduceres i tid og risiko.
Der vil, hvis ændringsforslagene er indleveret på forhånd, desuden ikke være behov for at vise ændringsforslagene på en projektor i Festsalen.
Gruppeformandskredsens formøder
Økonomiforvaltningen anbefaler, at gruppeformandskredsens formøder fastholdes og gennemføres som telefon-/videomøder alternativt som fysiske møder hvis, Borgerrepræsentationens møder gennemføres som fysiske møder.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forinden mødet vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en vejledning til alle medlemmer af Borgerrepræsentationen om den praktiske gennemførelse af mødet.
Beslutning
Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 14. august 2020
Gruppeformandskredsen besluttede, at Borgerrepræsentationens møder torsdag den 20. og 27. august afvikles som fysiske møder i Festsalen med mulighed for deltagelse via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19.
Indstillingens 1. at-punkt var dermed bortfaldet.
Gruppeformandskredsen godkendte herefter indstillingens 2.- 6. at-punkt uden afstemning.