Rammerne for arbejdet i Borgerrepræsentationen

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til materialet "Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen" og i forlængelse heraf ”Code of conduct”.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,

1. at ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” og ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen” videreføres i uændret form dog således, at anbefalingen om indlevering af ændringsforslag ændres fra kl. 14.00 til kl. 12.00 for dagen for Borgerrepræsentationens møde, samt

2. at Økonomiforvaltningen bemyndiges til en løbende opdatering af materialet som følge af ændret lovgivning, tilsynspraksis, beslutninger truffet i Borgerrepræsentationen eller indgåede aftaler truffet i gruppeformandskredsen.

Problemstilling

Gruppeformandskredsen godkendte på sit møde den 7. juni 2019 materialet ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” og et ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen”.

Økonomiforvaltningen indstiller, at ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” og et ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen” videreføres i uændret form for valgperioden 2022-2025 dog således, at anbefalingen om indlevering af ændringsforslag ændres fra kl. 14.00 til kl. 12.00 for dagen for Borgerrepræsentationens møde. Dette henset til den proces, der har været i gruppeformandskredsen i forrige valgperiode for indlevering af ændringsforslag.

Løsning

Formålet med materialet (bilag 1) er igennem en beskrivelse af den retlige ramme med tilhørende indgåede aftaler at give Borgerrepræsentationens medlemmer det bedst mulige afsæt for at fremlægge deres politiske mål og visioner for de sager, der behandles i Borgerrepræsentationen. Sigtet er, at der bruges mindst mulig tid og energi på at drøfte juridiske og proceduremæssige spørgsmål.

Materialet består af to ting:

1. Dels et ”Code of conduct”. Det er én side med 14 enkle ”leveregler” for arbejdet i Borgerrepræsentationen. Der er både leveregler, som gengiver tidligere indgåede aftaler vedtaget i gruppeformandskredsen, og nye leveregler. De er ikke i sig selv juridisk bindende.
2. Dels en række kapitler, som i en overskuelig form og med brug af eksempler beskriver de juridiske rammer for de vigtigste emner for arbejdet i Borgerrepræsentationen og den gode proces. Disse kapitler kan både læses i sammenhæng og benyttes som opslagsværk.

Sammenhængen mellem ”Code of conduct” og opslagsværket er:

Opslagsværket er et teknisk dokument, som handler om juridiske og proceduremæssige forhold. I opslagsværkets enkelte kapitler kan du således læse hvad der gælder juridisk, dvs. hvad der følger af loven, tilsynsmyndighedernes praksis og Borgerrepræsentationens beslutninger, og der er også en kort omtale af den gode proces.

Code of conduct indeholder levereglerne, som opfordrer til, at man som borgerrepræsentant er opmærksom på de juridiske rammer, sådan som de er beskrevet i opslagsværket. Levereglerne opfordrer også til, at borgerrepræsentationens medlemmer som led i deres forberedelse indhenter bistand hos deres medlemssekretær og det øvrige sekretariat og forvaltningerne som led i den gode proces, og at borgerrepræsentanterne i øvrigt følger de aftaler, der gennem tiden er indgået i gruppeformandskredsen – f.eks. at man undlader at fremsætte medlemsforslag til nytårskuren.

Materialet vedrører kun det politiske arbejde i Borgerrepræsentationen. Nogle af de juridiske rammer gælder tilsvarende for de enkelte udvalg. F.eks. kan et udvalg heller ikke behandle emner, som ikke er et kommunalt anliggende. På andre områder gælder der ikke helt de samme regler for arbejdet. F.eks. er der ikke en lovbestemt initiativret i udvalgene – men der findes ofte en initiativret i forretningsordenen for udvalget. Men under alle omstændigheder kan materialet langt henad vejen inspirere til en drøftelse i de enkelte udvalg.

Særligt om proces for indlevering af ændringsforslag

Gruppeformandskredsen har i forrige samling været enige om følgende proces for indlevering af ændringsforslag:

Økonomiforvaltningen sender fredag i ugen forud for Borgerrepræsentationens møde en mail til gruppeformandskredsen med opfordring til at indlevere ændringsforslag onsdag kl. 12.00 dagen før Borgerrepræsentationens møde.

Borgerrepræsentationens Sekretariat udarbejder en oversigt over de ændringsforslag, som er indleveret. Oversigten sendes til gruppeformandskredsen og øvrige medlemmer af Borgerrepræsentationen onsdag eftermiddag.

Torsdag inden kl. 14.00 udsender Borgerrepræsentationens Sekretariat en opdateret oversigt, også indeholdende de ændringsforslag, som måtte være blevet indleveret senest kl. 12.00 om torsdagen. Det er i oversigterne tydeliggjort, at oversigterne indeholder en foreløbig oversigt over ændringsforslag til det pågældende møde i Borgerrepræsentationen.

Det er forvaltningens opfattelse, at processen bidrager positivt til det politiske arbejde og til gruppeformandskredsens forberedelse af Borgerrepræsentationens møder

Økonomiforvaltningen anbefaler derfor, at forvaltningen fortsætter med den hidtidige proces, hvor partierne opfordres til at indlevere ændringsforslag forud for Borgerrepræsentationens møder, og hvor sekretariatet udsender de nævnte oversigter over modtagne ændringsforslag.

Som konsekvens af processen for indlevering af ændringsforslag anbefaler Økonomiforvaltningen samtidig, at ”levereglen” omkring ændringsforslag ændres således, at indlevering af ændringsforslag ændres fra kl. 14.00 til kl. 12.00 for dagen for Borgerrepræsentationens møde.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Materialet har indgået i velkomstmaterialet til den ny Borgerrepræsentationen.

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil efter gruppeformandskredsens behandling lægge det reviderede materiale ud på Borgerrepræsentationens site: www.borgerrep.kk.dk

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 14. januar 2022

En enig gruppeformandskreds besluttede på baggrund af sine drøftelser, at følgende ny ”leveregel” skal tilføjes til ”Code of conduct”:

”Vi vil ved fremsættelse af protokolbemærkninger, som ikke har været udsendt til Borgerrepræsentationen, læse protokolbemærkningerne op fra talerstolen under sagens behandling i Borgerrepræsentationen.”

Indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning.