Model for afvikling af Borgerrepræsentationens møder den 17. september, 1. oktober og 8. oktober 2020

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag til model for afvikling af Borgerrepræsentationens møder den 17. september, 1. oktober og 8. oktober 2020.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,

1. at Borgerrepræsentationens møder torsdag den 17. september, 1. oktober og 8. oktober 2020 afvikles som fysiske møder i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19.

2. forslag til tilpassede taletidsregler for Borgerrepræsentationens 2. behandling af budgetforslag 2021 for Københavns Kommune,

3. at afstemninger fortsat afvikles ved navneopråb af gruppeformændene som beskrevet i løsningsafsnittet, samt når til enighed om

4. at eventuelle ændringsforslag til de tre møder fortsat indleveres senest dagen inden mødet kl. 12.00, og at Borgerrepræsentationens Sekretariat fortsat deler ændringsforslag med alle grupper på forhånd.

Problemstilling

På baggrund af en række forskellige smitteudbrud og et stigende samlet antal smittede i Københavnsområdet, har Sundhedsmyndighederne på et ekstraordinært møde den 7. september 2020 iværksat en række tiltag, der skal forebygge øget smittespredning. Forsamlingsforbuddet på 100 personer sænkes blandt andet til 50 personer. Forsamlingsforbuddet gælder ikke politiske forsamlinger, herunder Borgerrepræsentationens møder.

Folketingets Administration har oplyst, at der endnu ikke er truffet beslutning i Folketingets Præsidium, om udviklingen af COVID-19 afstedkommer ændringer i forhold til afviklingen af møder i udvalg og Folketingssalen.

Efter den nugældende bekendtgørelse for afholdelse af byrådsmøder kan medlemmer, der på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19 ikke ønsker at møde fysisk op, deltage via Teams. Efter bekendtgørelsen kræver det også enighed i Borgerrepræsentationen at beslutte, at Borgerrepræsentationens møder gennemføres udelukkende som telefon-/videomøde via Teams.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det fortsat vil være muligt under iagttagelse af Sundhedsmyndighedernes retningslinjer at afvikle Borgerrepræsentationens møde som et fysisk møde i Festsalen.

Økonomiforvaltningen indstiller på den baggrund, at Borgerrepræsentationens møder den 17. september samt 1. og 8. oktober afvikles som fysiske møder i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19.

Økonomiforvaltningens forslag til model for afvikling af møderne som fysiske møder tager udgangspunkt i den model, der blev anvendt ved gennemførelsen af Borgerrepræsentationens møder den 20. og 27. august 2020.

Løsning

Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen

Henset til retningslinjerne fra Sundhedsmyndighederne om afstands- og pladskrav samt til rengøring anbefales det, at Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen. Herved vil det være muligt at efterleve Sundhedsmyndighedernes retningslinjer om fysisk afstand og reduceret kontakt.

Det anbefales desuden, at det alene er Borgerrepræsentationens medlemmer, et medlem fra Økonomiforvaltningens direktion samt få medarbejdere fra Koncern IT og medarbejdere fra Borgerrepræsentationens Sekretariat, der er til stede i Festsalen.

Der vil være mikrofon og højtaler ud for hver enkelt mødedeltager.

Offentligheden vil alene have adgang til mødet via BR WebTV på kk.dk.

Da Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen uden talerstol samt det almindelige elektroniske mikrofon- og afstemningssystem anbefales det, at afviklingen af afstemningerne og taletidsreglerne for medlemsforslag og forespørgslerne fastsættes på samme måde som ved Borgerrepræsentationens møder den 20. og 27. august 2020. Det anbefales også, at taletidsreglerne for 2. behandlingen af budgetforslaget fastsættes på samme måde som ved Borgerrepræsentationens 1. behandling af budgetforslag 2021 den 27. august.

Til forskel fra møderne den 20. og 27. august indstilles det, at medlemmerne, der er til stede i Festsalen, tilmelder sig taler-listen via mikrofon-enheden foran på deres plads. Se nedenfor. Når medlemmerne får tildelt ordet af overborgmesteren, vil medlemmerne holde deres indlæg via den mikrofon, der står på bordet foran deres plads. De medlemmer, som deltager via Teams, tilmelder sig taler-listen via chat-funktionen i Teams og afgiver deres indlæg via Teams.

Tilmelding til taler-listen

På de seneste to møder i Festsalen, har de medlemmer, som har været fysisk til stede i Festsalen, tilmeldt sig taler-listen ved håndsoprækning. Tilmeldingen er blevet registreret af en sekretariatsmedarbejder. Sekretariatet og Koncern IT arbejder på en teknisk løsning, som vil forenkle processen således, at det enkelte medlem kan tilmelde sig taler-listen ved selv at trykke på knappen på deres mikrofon-enhed. Herefter vil der elektronisk blive dannet en taler-liste. Når medlemmet får tildelt ordet af overborgmesteren, vil medlemmets mikrofon automatisk blive tændt, og medlemmet vil kunne afgive sit indlæg. Det er forventningen, at systemet kan anvendes til førstkommende møde den 17. september 2020.

Procedure for afstemninger

Økonomiforvaltningen indstiller, at proceduren for afstemninger foregår på samme måde som til møderne den 20. og 27. august for derigennem at spare tid på afviklingen af afstemningerne og derved give bedre plads til de politiske drøftelser af sagerne.

Afstemningerne gennemføres ved, at alle gruppeformændene ved navneopråb afgiver deres stemme på gruppens vegne. Herefter tilkendegiver overborgmesteren, at det vil være muligt for det enkelte medlem via medlemmets mikrofon at afgive sin stemme, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe.

Indlevering af ændringsforslag

Økonomiforvaltningen anbefaler, at eventuelle ændringsforslag i lighed med Borgerrepræsentationens møder den 20. og 27. august indleveres dagen før mødet kl. 12.00 dvs. om onsdagen kl. 12.00 i ugerne for Borgerrepræsentationens møder. Når ændringsforslagene er indleveret på forhånd, vil det også begrænse behovet for fysisk kontakt på under 1 meters afstand under Borgerrepræsentationens møde mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og Borgerrepræsentationens Sekretariat.

For god ordens skyld skal det bemærkes, at Borgerrepræsentationen har fastsat frister for indlevering af ændringsforslag til Borgerrepræsentationens 2. behandling af budgetforslaget den 1. oktober. Fristen for ændringsforslag er mandag den 14. september kl. 12.00 og onsdag den 23. september kl. 12.00 for underændringsforslag.

Fristerne for indlevering af ændringsforslag gælder således kun for evt. øvrige punkter på dagsordenen.

Gruppeformandskredsens formøder

Økonomiforvaltningen anbefaler, at gruppeformandskredsens formøder fastholdes og gennemføres som fysiske møder.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forinden møderne vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en vejledning til alle medlemmer af Borgerrepræsentationen om den praktiske gennemførelse af mødet.

Økonomiforvaltningen monitorerer løbende forholdene omkring COVID-19 og vil indkalde til et ekstraordinært møde i gruppeformandskredsen hvis forholdene ændrer sig i en sådan grad, at der er behov for en drøftelse i gruppeformandskredsen om de enkelte møder i stedet skal afvikles som telefon-/videomøde via Teams.

Økonomiforvaltningen vil i uge 43 forelægge en sag for gruppeformandskredsen med henblik på en stillingtagen til afviklingen af Borgerrepræsentationens møder for den resterende del af 2020.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet onsdag den 9. september 2020

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.