Mødeplan 2022 - gruppeformandskredsen
Gruppeformandskredsen skal tage stilling til udvalgets mødeplan for 2022.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller,
- at gruppeformandskredsen godkender forslag til mødeplan for 2022, som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor.
Problemstilling
Det følger af gruppeformandskredsens forretningsordens § 3, stk. 2, at gruppeformandskredsen for hvert regnskabsår skal træffe beslutning om, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes.
Løsning
Som udgangspunkt afholdes der ét møde i kvartalet i gruppeformandskredsen. Møderne finder som udgangspunkt sted fredage kl. 08.30-10.00 i uger med møder i Borgerrepræsentationen. Dette af hensyn til, at udvalgsmaterialet kan drøftes på de møder, som grupperne holder op til et møde i Borgerrepræsentationen. Møderne afholdes i Magistratssalen på Rådhuset.
Økonomiforvaltningen anbefaler, at gruppeformandskredsens første møde i den ny samling afvikles i begyndelsen af januar (og for dette mødes vedkommende uden at der i samme uge er møde i Borgerrepræsentationen) for derigennem at sikre, at gruppeformandskredsen hurtigt kan lære hinanden at kende og også fastlægge rammerne for gruppeformandskredsens og Borgerrepræsentationens arbejde.
Det foreslås, at der for kalenderåret 2022 fastsættes følgende ordinære mødedage:
Fredag den 7. januar kl. 08.30-10.00
Fredag den 6. maj kl. 08.30-10.00
Fredag den 26. august kl. 08.30-10.00
Fredag den 2. december kl. 08.30-10.00
Forslag til mødedatoer er afstemt med Kontoret for Selskaber og Rettigheder (Økonomiforvaltningen) i forhold til planlagte bestyrelsesmøder i de større selskaber.
Der er planlagt bestyrelsesmøde i ARC fredag den 7. januar 2022 09.00-10.00. Såfremt gruppeformandskredsen ønsker at tage hensyn hertil, foreslår Økonomiforvaltningen, at mødet i stedet afvikles mandag den 10. januar kl. 08.30-10.00.
Derudover er der planlagt bestyrelsesmøde i Metroselskabet og CTR den 26. august 2022 og i BIOFOS fredag den 2. december 2022, kl. 8.30-10.30. Sekretariatet har afsøgt mulige alternative datoer, men også på disse datoer er der sammenfald med møder i bestyrelser eller andre grunde til, at datoen er uhensigtsmæssig.
Økonomiforvaltningen anbefaler på den baggrund, at gruppeformandskredsen forelægges mødeplan 2022 til endelig godkendelse på kredsens møde den 7. eller 10. januar. På dette tidspunkt foreligger resultatet af konstitueringen og det er muligt at tage højde for, om der er medlemmer af gruppeformandskredsen som også er medlem af forskellige bestyrelser. Såfremt dette er tilfældet, vil Økonomiforvaltningen komme med alternative datoer, der hvor der er sammenfald mellem møderne.
Økonomi
Udgifter til afholdelse af møder afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen budgetramme.
Videre proces
Godkendes mødeplanen for 2022 af gruppeformandskredsen, vil Økonomiforvaltningen orientere forvaltningerne herom og offentliggøre mødeplanen på Københavns Kommunes hjemmeside.
Gruppeformandskredsen vil også modtage mødeindkaldelser via Outlook.