Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeformandskredsen godkender materialet ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” og ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen”, samt

2. at gruppeformandskredsen bemyndiger Økonomiforvaltningen til en løbende opdatering af materialet som følge af ændret lovgivning, tilsynspraksis, beslutninger truffet i Borgerrepræsentationen eller indgåede aftaler truffet i gruppeformandskredsen.

Problemstilling

Gruppeformandskredsen drøftede på sit møde den 1. februar 2019 Borgerrepræsentationens Sekretariats oplæg til disposition for materialet ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen”, med eksempler på kapitlerne ”Medlemsforslag” og ”Ændringsforslag” og de heri indeholdte bidrag til et ”Code of conduct for arbejdet i Borgerrepræsentationen” med henblik på at komme med input til det videre arbejde.

Sekretariatet har på baggrund af gruppeformandskredsens drøftelser og input arbejdet videre med materialet med henblik på at fremlægge et samlet udkast for gruppeformandskredsen på dets møde fredag den 7. juni 2019.

Løsning

Som tidligere beskrevet er formålet med materialet igennem en beskrivelse af den retlige ramme med tilhørende indgåede aftaler at give Borgerrepræsentationens medlemmer det bedst mulige afsæt for at fremlægge deres politiske mål og visioner for de sager, der behandles i Borgerrepræsentationen.

Sigtet er, at der bruges mindst mulig tid og energi på at drøfte juridiske og proceduremæssige spørgsmål.

Materialet består af to ting:

1) Dels et ”Code of conduct”. Det er én side med 14 enkle ”leveregler” for arbejdet i Borgerrepræsentationen. Der  er både leveregler, som gengiver tidligere indgåede aftaler vedtaget i gruppeformandskredsen, og nye leveregler. De er ikke i sig selv juridisk bindende.

2) Dels en række kapitler, som i en overskuelig form og med brug af eksempler beskriver de juridiske rammer for de vigtigste emner for arbejdet i Borgerrepræsentationen og den gode proces. Disse kapitler kan både læses i sammenhæng og benyttes som opslagsværk. 

Sammenhængen mellem ”Code of conduct” og opslagsværket er:

Opslagsværket er et teknisk dokument, som handler om juridiske og proceduremæssige forhold. I opslagsværkets enkelte kapitler kan du således læse hvad der gælder juridisk, dvs. hvad der følger af loven, tilsynsmyndighedernes praksis og Borgerrepræsentationens beslutninger, og der er også en kort omtale af den gode proces.

Code of conduct indeholder levereglerne, som opfordrer til, at man som borgerrepræsentant er opmærksom på de juridiske rammer, sådan som de er beskrevet i opslagsværket. Levereglerne opfordrer også til, at borgerrepræsentationens medlemmer som led i deres forberedelse indhenter bistand hos deres medlemssekretær og det øvrige sekretariat og forvaltningerne som led i den gode proces, og at borgerrepræsentanterne i øvrigt følger de aftaler, der gennem tiden er indgået i gruppeformandskredsen – f.eks. at man undlader at fremsætte medlemsforslag til nytårskuren.

Materialet vedrører kun det politiske arbejde i Borgerrepræsentationen. Nogle af de juridiske rammer gælder tilsvarende for de enkelte udvalg. F.eks. kan et udvalg heller ikke behandle emner, som ikke er et kommunalt anliggende. På andre områder gælder der ikke helt de samme regler for arbejdet. F.eks. er der ikke en lovbestemt initiativret i udvalgene – men der findes ofte en initiativret i forretningsordenen for udvalget. Men under alle omstændigheder kan materialet langt henad vejen inspirere til en drøftelse i de enkelte udvalg.

Materialet har således været drøftet i sekretariatschefkredsen, hvor der har været enighed om at tage materialet med videre i de enkelte udvalgs arbejde med egne kutymepapirer for derigennem at sikre, at der er en ensartet tilgang til de enkelte emner.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Borgerrepræsentationens Sekretariat vil efter gruppeformandskredsens behandling fremsende materialet til alle Borgerrepræsentationens medlemmer.

Sekretariatet vil endvidere tilbyde et oplæg om materialet på partiernes gruppemøder.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 7. juni 2019

Gruppeformandskredsen bemærkede,

• at anbefalingen om tidspunktet for indlevering af ændringsforslag skal ændres til dagen kl. 14.00 for Borgerrepræsentationens møde, samt
  
  

• at det skal være muligt at søge på søgeord i den elektroniske udgave.

Indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning.