Tids- og procesplan for håndtering af pilotprojekter for københavnerinddragelse

Gruppeformandskredsen tager stilling til tids- og procesplan for håndtering af tre pilotprojekter for københavnerinddragelse og drøfter koncept for Åbent Rådhus samt emne for den lokale Borgersamling i 2023.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeformandskredsen godkender Økonomiforvaltningens forslag til tids- og procesplan for håndtering af tre pilotprojekter for københavnerinddragelse; Borgerting, Åbent Rådhus og lokale Borgersamlinger, som besluttet med Overførselssagen 2021-2022.

2. at gruppeformandskredsen drøfter koncept for Åbent Rådhus i 2022.

3. at gruppeformandskredsen drøfter emne for den lokale borgersamling 2023.

Problemstilling

Med Overførselssagen 2021-2022 besluttede aftaleparterne tre pilotprojekter for københavnerinddragelse i en treårig periode 2022-24 (se budgetnotat i bilag 1):

• Etablering af et Borgerting i 2022 med virke i 2023 og 2024.
• Afholdelse af Åbent Rådhus i hhv. 2022 og 2023.
• Afholdelse af en lokal Borgersamling i hhv. 2023 og 2024.

Pilotprojekterne skal bidrage til at styrke den demokratiske inddragelse, og sikre at københavnerne i højere grad bliver taget med på råd, når Borgerrepræsentationens medlemmer træffer beslutninger om byens udvikling. Pilotprojekterne skal understøtte Københavns Kommunes ambition om at øge dialogen og samarbejdet med københavnerne, og skal være med til at skabe en større åbenhed omkring byens udvikling.

Gruppeformandskredsen skal, med denne indstilling, tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag til tids- og procesplan for håndtering af de tre pilotprojekter (bilag 2), og komme med eventuelle input til koncept for Åbent Rådhus samt til emne for den lokale borgersamling i 2023.

Løsning

Pilotprojekterne imødekommer samlet set flere af københavnernes ønsker til kommunens metoder for øget dialog og inddragelse. Det ved vi fra resultaterne af en række dialogaktiviteter i 2018-19 under titlen: Mangfoldig og fokuseret københavnerinddragelse (MFK). Her fremgik det, at københavnerne gerne vil møde deres politikere i øjenhøjde og involvere sig i byens udvikling, primært om deres nærmiljø, men også gerne om den overordnede byudvikling. Derudover var det vigtigt for københavnerne, at der i kommunens inddragelse er tale om en tidlig, tydelig og reel indflydelse, at der gives plads til forskellighed, viden om og feedback på det københavnerne bidrager med samt at inddragelsen foregår i et helhedsorienteret, internt samarbejde og med eksterne aktører og eksperter.

Når kommunen rækker ud efter københavnernes bidrag og deltagelse til byens drift og udvikling, skal det dermed foregå på et fagligt oplyst grundlag, og med reel mulighed for at påvirke de emner og udfordringer, der drøftes. Dette giver både Borgertinget, Åbent Rådhus og lokale Borgersamlinger mulighed for, når de problemstillinger og emner københavnerne involveres i har en sådan relevans og aktualitet, at input og anbefalinger reelt kan bruges i den videre politiske beslutningsproces.

I det følgende redegøres for de tre pilotprojekter og Økonomiforvaltningens håndtering, herunder projektledelsen, som supplement og uddybning af aktiviteterne i den overordnede tids- og procesplanen i bilag 2.

Vedr. etablering af Borgerting i Københavns Kommune

Borgertinget nedsættes i løbet af 4. kvartal 2022, og vil virke for en toårig periode senest fra primo 2023-2024. Et borgerting har en mere permanent karakter, og behandler mere overordnede, komplekse problemstillinger for en større population end borgersamlinger. Københavns Kommunes borgerting vil skulle behandle bydækkende problemstillinger, som besluttes af Økonomiudvalget. Det kunne f.eks. være inden for klima, mobilitet, boliger, det sociale område eller byens udvikling generelt. Afhængig af den problemstilling, som borgertinget stilles, kan resultatet være input til en politikudvikling eller til en kompleks beslutningsproces, der skal afveje modstridende interesser og synspunkter

Borgertinget vil bestå af et statistisk udvalgt antal deltagere, som udtrækkes på baggrund af en række objektive socioøkonomiske parametre (uddannelse, alder, køn mv.) og tilsammen repræsenterer et mikrokosmos af københavnerne, som sikrer at en bred vifte af perspektiver indgår i borgertingets arbejde. For en stor kommune som Københavns, vil der typisk være min. 36 deltagere i borgertinget.

Både lodtrækning og facilitering af borgertinget vil foregå ved hjælp af en ekstern aktør med kompetence og viden om at nedsætte og drive borgerting. Borgertinget vil bygge på et styret dialogforløb, hvor københavnernes opgave er at belyse blinde vinkler i den givne problemstilling fra deres eget hverdagsperspektiv. De klædes på undervejs med viden fra fagpersoner og drøfter udfordringer og muligheder med hinanden over en række møder inden de udvikler anbefalinger til politikerne. Antallet af møder og varighed vurderes i samråd med ekstern aktør og vil afhænge af problemstillingens rækkevidde og tidspunktet for fagudvalgets og/eller Borgerrepræsentationens behov for borgertingets anbefalinger i den videre politiske beslutningsproces.

Det kan indtænkes i forløbet at invitere øvrige københavnere til en præsentation og mulighed for at komme med input til borgertingets arbejde inden de endelige anbefalinger færdiggøres, så et bredere udsnit af københavnere kommer til orde og kan være med til at kvalificere borgertingets anbefalinger.

Erfaringer fra det danske nationale klimaborgerting peger på positive effekter, som øget engagement, større viden om komplekse problemstillinger og mere pragmatiske løsningsforslag. Men også, at det kræver politisk vilje til at lytte til borgerne. Tilgangen kan i så fald styrke legitimiteten af den efterfølgende beslutningsproces, give politikerne nye indsigter i problemstillinger samt et stærkere mandat til at træffe svære beslutninger.

Tids- og procesforløb

Økonomiforvaltningen vil i løbet af 2. kvartal 2022 høre alle fagudvalg om forslag til 1-2 problemstillinger, der kan behandles i borgertinget i løbet af 2023 og som vil indgå i forvaltningens indstilling til Økonomiudvalgets endelige beslutning i efteråret 2022. Forvaltningen vil forelægge fagudvalgenes forslag for gruppeformandskredsen på møde d. 26. august 2022. 

Det er afgørende, at de problemstillinger der besluttes, har en sådan relevans og aktualitet, at borgertingets anbefalinger kan bruges i den videre politiske beslutningsproces. I tids- og procesplanen bilag 2, er der derfor også lagt op til, at Økonomiudvalget først træffer beslutning om 1-2 problemstillinger for borgertinges behandling i 2023. Og dermed på et senere møde i 2. kvartal 2023, beslutter 1-2 emner til behandling i borgertinget i 2024.

Anbefalinger fra borgertinget vil indgå i det politiske beslutningsoplæg om den konkrete problemstilling til det pågældende fagudvalg og evt. Borgerrepræsentationen.

Vedr. Åbent Rådhus – ’Vores København, demokrati og samtale’

Åbent Rådhus vil foregå som en faglig festival om vores fælles by, drift og udvikling. Rådhushallen vil danne rammen om viden, debat og diskussion og være åben for alle interesserede københavnere én eftermiddag om året ultimo 2022 og 2023. Forvaltninger og politikere vil være repræsenteret med debatter og samtaler om forskellige aktuelle temaer, konkrete indsatser, dilemmaer eller fremtidsscenarier, som københavnerne kan deltage i og komme med deres input til. Fokus vil være på at dele kommunens viden om byen, de udfordringer og muligheder byen står overfor, samt at lytte til københavnernes input og hverdagserfaringer på en uformel måde. Københavnerne vil samtidig have mulighed for at opleve Rådhuset indefra og de fysiske rammer for byens styre, f.eks. ved fremvisning af BR-salen.

Tids- og procesforløb

Åbent Rådhus foreslås afholdt første gang i løbet af 3. kvartal 2022, så der er tid til forberedelse og planlægning af det faglige indhold i samarbejde med forvaltninger og medlemmer af Borgerrepræsentationen i løbet af 2. kvartal 2022. Åbent Rådhus kommunikeres bredt ud på digitale og fysiske medier, så flest mulige får kendskab til arrangementet. Der skal tages højde for, at arrangementet og kommunikationen ikke overlapper med Rådhusets deltagelse i Kulturnatten d. 14. oktober 2022 eller andre større begivenheder Rådhuset er involveret i.

Gruppeformandskredsen giver evt. yderligere input til koncept for Åbent Rådhus på nærværende møde og Økonomiforvaltningen påbegynder herefter planlægningen af dagen i samarbejde med de øvrige forvaltninger. Hver forvaltning sørger for at involvere og indtænke fagudvalgets og fagborgmesterens deltagelse i arrangementets afvikling.

Vedr. afholdelse af lokale Borgersamlinger i Københavns Kommune

Den første lokale borgersamling nedsættes i begyndelsen af 3. kvartal 2023 og kommer med anbefalinger til det relevante fagudvalg og evt. Borgerrepræsentationen ultimo 2023. Deltagerkredsen forventes at være færre, f.eks. 24 københavnere, end borgertinget, da borgersamlingen til sammenligning vil beskæftige sig med et mindre geografisk område og problemstilling. Deltagerkredsen vil dog på samme måde blive udtrukket ved lodtrækning og faciliteret af en ekstern aktør med kompetence og viden om borgersamlinger. Det kan, i lighed med borgertinget, indtænkes at invitere øvrige lokale københavnere med til at give deres input til borgersamlingens arbejde inden de endelige anbefalinger færdiggøres, så anbefalingerne og evt. efterfølgende politiske beslutninger opnår så bred lokal forankring som muligt. Lokaludvalgene kan inddrages i processen i det omfang, der er behov for det.

Københavns Kommune har hidtil afholdt én borgersamling, hvor 36 udvalgte københavnere i 2019 udarbejdede ni anbefalinger til Teknik- og Miljøudvalget om løsninger på mindre trafik i Middelalderbyen. Arbejdet medførte konkret, at der med budget 2021 blev afsat midler til bl.a. analyser og byrumsforsøg i 2021-22. Med Overførselssagen 2021-22 er der desuden afsat midler til en borgersamling om grønt byliv på Indre Østerbro.

Tids- og procesforløb

Forvaltningen hører i løbet af 2. kvartal 2022 lokaludvalgene om input til lokale problemstillinger, gerne på tværs af lokaludvalgsområder, som de mener, det kunne være relevant af få borgersamlingens anbefalinger til. Det kunne f.eks. være anbefalinger, som fundament til en kompleks politisk beslutningsproces, der skal afveje modstridende lokale interesser og synspunkter. Gruppeformandskredsen drøfter lokaludvalgenes og egne input til den problemstilling, der skal behandles i den første borgersamling på kredsens møde d. 26. august 2022. Den endelige problemstilling besluttes af Økonomiudvalget på baggrund af indstilling fra Økonomiforvaltningen med anbefalinger fra gruppeformandskredsen.

Det er også ift. borgersamlingerne afgørende, at de problemstillinger der besluttes, har en sådan relevans og aktualitet, at dets anbefalinger reelt kan bruges i den videre politiske beslutningsproces. I tids- og procesplanen bilag 2, har forvaltningen derfor lagt op til, at Økonomiudvalget først træffer beslutning om problemstillingen for den første borgersamling ultimo 2022, på et møde i udvalget i efteråret 2022, mens problemstillingen for borgersamlingen ultimo 2023 besluttes senere, på et møde inden sommerferien 2023.

Planlægning og facilitering af borgersamlingen vil foregå i samarbejde med relevante lokaludvalgssekretariater. Anbefalinger fra borgersamlingen vil indgå i det politiske beslutningsoplæg om den konkrete problemstilling til det pågældende fagudvalg og evt. Borgerrepræsentationen.

Gruppeformandskredsen drøfter på mødet input til problemstillinger, der kan behandles i den første borgersamling i 2023.

Projektledelse, tværgående samarbejde og forankring

Den overordnede planlægning og projektstyring af pilotprojekter, koordinering og involvering af relevante forvaltninger og lokaludvalg varetages i Økonomiforvaltningen inden for rammen af de afsatte midler til intern projektledelse og i samarbejde med Sammen om Byen – kommunens tværgående forvaltningssamarbejde om københavnerinddragelse.

Økonomiforvaltningen indgår aftaler med eksterne konsulenter med ekspertviden på facilitering af både borgerting og borgersamlinger. Forvaltningen er opmærksom på at sikre, at den viden og erfaring der tilvejebringes, så vidt muligt forankres og styrker kommunens kompetencer i de nye inddragelsesmetoder. Det sker gennem involvering af lokaludvalgssekretariater og øvrige interesserede medarbejdere på tværs af fagforvaltninger. Forvaltningen tager, i samarbejde med Sammen om Byen, initiativ til at nedsætte et frivilligt korps af medarbejdere, der kan indgå i planlægning og medfaciliteringen af hele eller dele af opgaverne ifm. udmøntningen af Borgerting og Borgersamlingerne. Det sker senest i løbet af 3. kvartal 2022.

I det omfang at Borgertinget og Borgersamlingernes behandler problemstillinger, der hører under et specifikt fagforvaltningsressort, vil projektmedarbejderen også indgå i planlægningen og understøttelsen af den pågældende forvaltnings arbejde, herunder samarbejdet med den eksterne aktør, der får til opgave at facilitere Borgertinget eller Borgersamlingen.

Medlemsforslag om øvrige initiativer til københavnerinddragelse

Det bemærkes, at gruppeformandskredsen endvidere skal behandle to af Borgerrepræsentationen udvalgshenviste medlemsforslag på dette møde om hhv. nedsættelse af et permanent Klimaborgerting og etablering af Københavnerforslag. Såfremt kredsen beslutter, at der skal arbejdes videre med et af eller begge forslagene, er det afgørende at forslagene indtænkes i arbejdet med pilotprojekterne. De samlede initiativer må ikke komme i konkurrence med hinanden og der skal levnes den fornødne tid og ressourcer til tilrettelæggelse og håndtering efter kommunens dialogprincipper om en tidlig, tydelig, engagerende og mangfoldig inddragelse.

Økonomi

Budgettet for de tre pilotprojekter inkl. intern projektledelse er på i alt 4,7 mio. kr. på service og fordeler sig således: 1,1 mio. kr. i 2022; 1,9 mio. kr. i 2023 og 1,7 mio. kr. i 2024. Et mere detaljeret budget kan ses i bilag 1 og en nærmere redegørelse for budgetposter for de enkelte pilotprojekter fremgår nedenfor.

Åbent Rådhus

Der er afsat 200 tkr. i 2022 og 2023 til afholdelse af Åbent Rådhus, som skal dække udgifter til bemanding, vagter og rengøring af Rådhuset. Udgifter til afholdelse af forvaltningernes egne aktiviteter finansieres inden for de enkelte forvaltningernes egen budgetramme. Kommunikationskampagnen udarbejdes og finansieres af Økonomiforvaltningen i samarbejde med Koncernkommunikation.

Lokale borgersamlinger

Der er afsat 500 tkr. i 2023 og 2024 til etablering og facilitering af en lokal borgersamling. Beløbet vil dække udgifter til ekstern konsulent, som vil: forestå københavnerlodtrækning (stratificeret lodtrækning gennemføres af uafhængig underleverandør jf. OECDs retningslinjer), eksperthonorar og ekspertgruppeformand samt drive, facilitere og gennemføre borgersamlingen. Det forventes, at kommunen derudover i overvejende grad selv bidrager med: tværgående procesværter (fra forvaltninger og/eller på tværs af lokaludvalg), udsender e-Boks-invitationer, står for lokation/forplejning og sekretariatsbistand til information over for lokale københavnere, samt evt. tilkøb af f.eks. teknisk/arkitektfaglige granskninger af lokale udfordringer, som afsæt for specifikke udfordringer lokalt (på niveau med brug af tekniske fagrådgivere i dag).

Borgertinget

Der er afsat 500 tkr. til forberedelse og nedsættelse af borgertinget i 2022 og 300 tkr. til facilitering i hhv. 2023 og 2024. Kommunen har ikke hidtil gjort sig erfaringer med nedsættelse og facilitering af et borgerting, hvorfor den nærmere redegørelse for, hvilke opgaver der kan afholdes af ekstern konsulent hhv. af kommunen inden for den angivne budgetramme, skal afklares nærmere.

Videre proces

På baggrund af drøftelsen og input til Åbent Rådhus 2022 på gruppeformandskredsens møde, arbejder Økonomiforvaltningen videre i 2. kvartal med planlægning og koordinering i et samarbejde med de øvrige forvaltninger mhp. afholdelse i 3. kvartal 2022.

I løbet af 2. kvartal 2022 hører forvaltningen, hvilke problemstillinger og emner, fagudvalgene finder relevante at få anbefalinger til fra Borgertinget. Samtidig påbegyndes udarbejdelse af udbudsmateriale mv. til at hyre ekspertbistand ind til nedsættelse og facilitering af både borgerting og borgersamlinger.

I samme periode i 2. kvartal 2022, høres lokaludvalgene, som supplement til gruppeformandskredsens input, om input til lokale emner, der kan være omdrejningspunkt for den lokale borgersamlings drøftelser og anbefalinger i 2023.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 6. maj 2022

En enig gruppeformandskreds besluttede på baggrund af sine drøftelser, at lokaludvalgene, foruden partierne, høres om emner for de lokale borgersamlinger i 2022 og 2023 inden Økonomiudvalget træffet beslutning herom i efteråret 2022..

Indstillingen blev herefter godkendt.

Helle Bonnesen (C) bestilte en samlet oversigt over, hvad Københavns Kommune har af københavnerinddragelsesinitiativer, der beskriver formål, deltagekreds, tidshorisont samt økonomi.