Nedsættelse og involvering af lokale repræsentantskaber i lokaludvalgenes arbejde med bydelsplaner

Gruppeformandskredsen orienteres om arbejdet med nedsættelse og involvering af lokale repræsentantskaber i lokaludvalgenes arbejde med bydelsplaner.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeformandskredsen tager orienteringen om Økonomiforvaltningens arbejde med nedsættelse og involvering af lokale repræsentantskaber i forbindelse med godkendelse af lokaludvalgenes bydelsplaner til efterretning.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte på mødet d. 4. november 2021 gruppeformandskredsens indstilling om forslag til en række tilpasninger af lokaludvalgenes arbejde. Formålet med tilpasningen er at tilvejebringe de bedst mulige og tidssvarende vilkår for lokaludvalgenes arbejde med københavnerinddragelse og repræsentativitet inden for den eksisterende økonomiske ramme for lokaludvalg. 

Én af tilpasningerne drejer sig om, at der skal nedsættes et lokalt repræsentantskab bestående af brugerbestyrelser og foreninger i hvert enkelt lokaludvalgsområde, som skal forelægges det enkelte lokaludvalgs forslag til bydelsplan til godkendelse. Repræsentantskabet skal endvidere inviteres én gang om året til en opfølgning og evaluering af bydelsplanen. Repræsentantskabet er beskrevet i ’Kommissorium for lokaludvalg i Københavns Kommune’, som er vedlagt i bilag 1.

Økonomiforvaltningen vender nu tilbage med en nærmere beskrivelse af rammerne for den praktiske udførelse af opgaven, som anført i indstillingen til Borgerrepræsentationen af d. 4. november 2021.

Løsning

I overensstemmelse med formålet med tilpasningen af lokaludvalg, skal repræsentantskabet ses som et værktøj for lokaludvalgene til at kvalificere deres bydelsplanarbejde ift. bydelens behov og ønsker til bydelens udvikling. Nedenfor beskrives, hvordan Økonomiforvaltningen, ved lokaludvalgssekretariaterne, vil understøtte lokaludvalgene i at formålet med nedsættelse og involvering af et lokalt repræsentantskab realiseres – under videst mulige hensyntagen til den lokale planlægning af bydelsplanarbejdet og ressourcer.

Økonomiforvaltningen vil løbende følge lokaludvalgenes arbejde med repræsentantskabet, herunder bl.a. repræsentativitet mhp. en evaluering og drøftelse med gruppeformandskredsen primo 2024 om erfaringerne med repræsentantskabets funktionsdygtighed.

Ramme for nedsættelse af repræsentantskab

Lokaludvalgene inviterer lokale foreninger, frivillige organisationer, brugerbestyrelser på skole-, idræts-, ældre- og daginstitutionsområdet og lignende (herefter foreninger), som forestår eller deltager i lokale aktiviteter i lokaludvalgsområdet til at deltage i lokaludvalgets repræsentantskab. Alle foreningerne kan deltage med én repræsentant hver. Foreningerne vil ikke være underlagt begrænsninger på minimum 15 medlemmer eller krav om 1 års eksistens, som gør sig gældende for opstilling til valg af foreningskandidater til lokaludvalg. Der vil blot være krav om foreningsvedtægter og minimum 2 medlemmer. Helt nyetablerede, partipolitiske eller mindre foreninger, kan dermed godt deltage i repræsentantskabet. Formålet med invitationen er at få så bred en repræsentation af bydelens forskellige behov og interesser, der kan være med til at kvalificere bydelsplanen ift., hvad der er væsentligt at arbejde med lokalt.

Lokaludvalgssekretariaterne inviterer alle lokale foreninger til at deltage i repræsentantskabet og forestår en bred kommunikationsindsats på både fysiske og digitale platforme i bydelen for at opnå størst mulig opmærksomhed omkring muligheden for deltagelse i repræsentantskabet.

Det enkelte lokaludvalg beslutter selv, hvornår i processen med udarbejdelse af bydelsplanen, at repræsentantskabet nedsættes. Forvaltningen anbefaler dog, at det sker i forbindelse med københavnerinddragelsesfasen juni-november 2022 og senest når lokaludvalgene i løbet af vinteren 2022/2023 har samlet op på københavnerinddragelsen og kan præsentere københavnernes samlede behov og ønsker for repræsentantskabet. Det vigtige hensyn er, at lokaludvalget har tid til en dialog med repræsentantskabet om spørgsmål og prioriteringer inden bydelsplanerne skal være godkendt på møder i april 2023, så de kan drøftes på et temamøde i Borgerrepræsentationen inden sommerferien 2023. Forslag til tidspunkt for temamøde fremgår af næste punkt på dagsordenen for dette møde.

Ramme for involvering af repræsentantskab

Lokaludvalgene kan vælge at invitere og involvere repræsentantskabet parallelt, og flere gange, samtidig med bydelens københavnere i løbet af inddragelsesfasen eller senest når lokaludvalget herefter skal prioritere og lægge sig fast på visioner, temaer og projekter for bydelen. Repræsentantskabet klædes på ift. dets rolle, proces for udarbejdelse og godkendelsen af bydelsplanen.

Når repræsentantskabet skal have fremlagt forslag til bydelsplan, vil inddragelsesproces og resultater, herunder prioriteringer, afvejninger og fravalg i udarbejdelsen af bydelsplanen fremgå.

Når bydelsplanerne er godkendt, kan repræsentantskabet tænkes ind som en løbende ressource i lokaludvalgenes arbejde, i det omfang det ønsker at deltage i arbejdsgrupper eller f.eks. varetage projekter, der pågår lokalt og/eller som kan knyttes op på et af lokaludvalgenes stående arbejdsgrupper. Lokaludvalgene kan løbende justere og aktualisere bydelsplanerne i takt med at indsatsområder realiseres eller nye kommer til. Det vil være oplagt at lokaludvalgene gør dette ifm. den årlige opfølgning og evaluering, som repræsentantskabet skal inviteres med til.

Om lokaludvalgenes bydelsplaner

Formålet med bydelsplanerne er, at de fungerer som lokaludvalgets egen plan for arbejdet med og for bydelen. I modsætning til mange andre kommunale planlægningsværktøjer udmærker bydelsplanen sig ved at være rodfæstet i københavnernes ønsker og behov. En af bydelsplanernes væsentligste styrker er således evnen til at formulere visioner og konkrete indsatser til udviklingen i lokalområdet på baggrund af københavnerinddragelse og lokalkendskab. En detaljeret beskrivelse af forslag til nyt bydelsplankoncept, som blev godkendt af Borgerrepræsentationen d. 4. november 2021, kan ses i bilag 2.

Arbejdet med bydelsplaner starter op i foråret 2022 og bydelsplanerne godkendes senest på møder i april 2023. Bydelsplanerne bygger på fakta og nøgletal om bydelens egenart samt københavnerinddragelse. De er lokaludvalgenes begrundede og prioriterede visioner, temaer og projekter for det løbende arbejde med udviklingen af bydelen. Planerne er et centralt arbejdsredskab og planlægningsværktøj, der fastlægger mål og retningen for, hvilke temaer og/eller projekter lokaludvalgene vil støtte, sætte i gang og arbejde for bliver realiseret i samarbejde med københavnerne de kommende tre-fire år eller længere.

Bydelsplanerne bruges endvidere i dialogen med kommunens forvaltninger om eventuelle udviklingsprojekter og investeringer. I de tilfælde at centrale temaer og planer, vedtaget i Borgerrepræsentationen eller udvalgene, har lokal relevans, kan de med fordel indgå i bydelsplanerne.

Det er afgørende, at forvaltningerne tidligt i forløbet, i dialog og samarbejde med lokaludvalgene og deres sekretariater, klæder de nyvalgte lokaludvalg på med fakta, viden og prognoser for bydelen på de forskellige fagområder. Der er indgået samarbejdsaftaler med alle forvaltninger, der beskriver, hvordan dette forvaltningssamarbejde foregår til gensidig fordel og vidensudveksling om de enkelte lokaludvalgsområders udfordringer og muligheder.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil med denne orientering fortsætte den videre planlægning og udmøntning af nedsættelse og involvering af et repræsentantskab i alle 12 lokaludvalgsområder.

Gruppeformandskredsen forelægges en evaluering af repræsentantskabets funktionsdygtighed til drøftelse på et møde primo 2024. Det sker, når der foreligger tilstrækkelige erfaringer med involveringen af repræsentantskaberne både ifm. udarbejdelse og godkendelse af bydelsplanerne foråret 2023, men også i lokaludvalgets videre arbejde og årlige evaluering af bydelsplanerne.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 6. maj 2022

En enig gruppeformandskreds besluttede på baggrund af orienteringen at bestille et budgetnotat om midler til de to delesekretariater (Kgs. Enghave/Vesterbro og Indre By/Christianshavn) til arbejdet med bydelsplaner og repræsentantskab.

Gruppeformandskredsen tog orienteringen fra Økonomiforvaltningen til efterretning.