Revision af Forretningsorden for Borgerrepræsentationen, herunder taletidsreglerne

Forretningsorden for Borgerrepræsentationen har siden vedtagelsen i 1997 været ændret en række gange. Med denne indstilling foreslås en generel revision af hele forretningsordenen. Revisionen indebærer dels en forbedring af systematik, overblik og læsevenlighed, dels nogle materielle ændringer. De materielle ændringer vedrører i særlig grad taletidsreglerne, som foreslås markant forenklet.

Den reviderede Forretningsorden forelægges til gruppeformandskredsens godkendelse inden sagen forelægges Borgerrepræsentationen til godkendelse.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at forslag til revideret Forretningsorden for Borgerrepræsentationen, jf. bilag 1, inkl. nye taletidsregler, jf. bilag 2, godkendes.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen fastsætter selv sin forretningsorden, jf. lov om kommuners styrelse § 2, stk. 4.

Den gældende forretningsorden har siden vedtagelsen i 1997 været ændret i alt syv gange. Der forekommer nu at være et behov for en generel revision af forretningsordenen med henblik på at skabe et bedre overblik og en forbedret systematik og læsevenlighed. Derudover foreslås det, at enkelte bestemmelser udgår, ligesom der er foretaget tilføjelser.

Udkast til ny Forretningsorden for Borgerrepræsentationen er vedlagt som bilag 1.

I afsnittet Løsning er de væsentligste ændringer beskrevet. Der er desuden som bilag 3 vedlagt en oversigt over de foreslåede nye bestemmelser sammenholdt med de gældende bestemmelser til brug for ”oversættelsen” af, hvor tidligere bestemmelser befinder sig i den foreslåede nye version af forretningsordenen. Her fremgår alle foreslåede ændringer og deres præcise ordlyd ligeledes.

Den nugældende forretningsorden er vedlagt som bilag 4.

Taletidsreglerne for møder i Borgerrepræsentationen er reguleret i den gældende forretningsordens § 4, stk. 4 og § 4, stk. 11, samt i bilag 1 til forretningsordenen.

Taletidsreglerne foreslås væsentligt forenklet. Baggrunden herfor er, at de nugældende taletidsregler (der sigtes ikke hermed til de særlige taletidsregler, som gælder under COVID-19-krisen) fremstår unødigt komplekse og ikke altid forekommer at sikre den nødvendige klarhed over rammerne for de politiske drøftelser under møderne i Borgerrepræsentationen. Ændringerne i taletidsreglerne beskrives detaljeret i afsnittet Løsning og forslag til de nye taletidsregler er vedlagt som bilag 2.

Løsning

Foreslåede ændringer i forretningsordenen

Indholdsmæssige ændringer

Der er i forslaget til den reviderede forretningsorden lagt op til enkelte indholdsmæssige ændringer.

Det foreslås, at der i forretningsordenen tilføjes en bestemmelse om, at når en sag indstilles til behandling i Borgerrepræsentationen på lukket dagsorden, skal denne medfølges af en begrundelse herfor. Forvaltningerne vil således være forpligtede til i deres indstillinger at beskrive, hvorfor en sag bør behandles for lukkede døre, f.eks. med henvisning til styrelsesloven og forretningsordenen.

Det foreslås desuden, at bestemmelsen om afholdelse af temamøder i Borgerrepræsentationen simplificeres således, at det ikke fremgår af bestemmelsen, hvor ofte temamøder skal afholdes. Det vil således stå Borgerrepræsentationen frit for at beslutte hvor mange temamøder, der ønskes afholdt. Det er f.eks. en mulighed, at Borgerrepræsentationens Sekretariat i forbindelse med udarbejdelsen af den årlige vedtagelse af Borgerrepræsentationens mødeplan samtidig koordinerer med forvaltningerne omkring ønsker til temamøder, således at det håndteres i forbindelse med den årlige vedtagelse af Borgerrepræsentationens mødeplan.

Det foreslås præciseret, at Borgerrepræsentationen til enhver tid under et møde skal være beslutningsdygtig, dvs. at der til enhver tid skal være minimum 28 medlemmer til stede i salen. Der kan efter bestemmelserne i forretningsordenen samt efter styrelsesloven opstå situationer under et møde, hvor Borgerrepræsentationen skal tage stilling til enten en sag eller et procedurespørgsmål, hvorfor det er hensigtsmæssigt, at der til enhver tid er et flertal af medlemmer til stede i salen.

Det foreslås, at den procedure vedrørende ændringsforslag, som har været anvendt under COVID-19-krisen, skrives ind i forretningsordenen. Det indebærer, at ændringsforslag så vidt muligt skal sendes til Borgerrepræsentationens Sekretariat senest dagen før et møde kl. 12 med henblik på, at sekretariatet sender en oversigt ud til medlemmerne, samt at sekretariatet på dagen for mødet sender en revideret oversigt ud med ændrings- og underændringsforslag, som er indleveret senest kl. 14. Ændringsforslag kan fortsat fremsættes senere, men disse bliver ikke optaget på oversigten. Baggrunden, for at disse bestemmelser foreslås optaget i forretningsordenen, er de positive erfaringer med ordningen, som har betydet, at sekretariatet har kunnet give medlemmerne et bedre overblik over ændringsforslag.

Det foreslås endelig, at bestemmelsen, om, at seks medlemmer kan begære, at afstemning om en sag foretages ved navneopråb, udgår. Baggrunden herfor er, at der erfaringsmæssigt kan forekomme sager, hvortil der fremsættes et meget højt antal ændringsforslag, og hvor det næppe vil være muligt at afvikle disse sager inden for de normale tidsrammer, hvis blot seks medlemmer fremsætter krav om afstemning om ændringsforslagene ved navneopråb.

Præcisering af gældende ret

Der er i forslaget til den reviderede forretningsorden tilføjet en række bestemmelser med forskellige præciseringer af gældende ret i medfør af styrelsesloven. Det drejer sig om regler for indkaldelse af stedfortræder, vedtagelsen af Borgerrepræsentationens mødeplan, aflysning af møder, afholdelse af ekstraordinære møder, medlemmernes initiativret (politikerspørgsmål, forespørgsler samt medlemsforslag) og endelig medlemmers ret til sagsindsigt. Herudover er alle henvisninger i forretningsordenen til styrelsesloven fjernet af hensyn til læsevenligheden.

Sproglige samt redaktionelle ændringer og forbedret systematik

Endelig er der i forslaget til den reviderede forretningsorden foretaget en række sproglige samt redaktionelle ændringer. Det drejer sig om præciseringer af uklarheder eller indforståede formuleringer, grammatiske rettelser, sproglige forenklinger samt præciseringer af bestemmelser således at de stemmer overens med praksis mv. Endvidere er systematikken forbedret, ligesom der er indsat flere overskrifter for at lette overblikket.

Forslag til ændrede taletidsregler

Taletidsreglerne for behandlingen af sagerne i Borgerrepræsentationen er senest blevet ændret den 26. februar 2015, hvor reglerne for behandlingen af medlemsforslag blev udvidet i stil med de eksisterende regler for behandlingen af forespørgsler.

Det er Borgerrepræsentationens Sekretariats vurdering, at den seneste ændring i forening med de øvrige eksisterende taletidsregler ikke i tilstrækkelig grad understøtter den politiske debat, og at de mange forskellige regler for behandlingen af henholdsvis almindelige sager, budgetsager, forespørgsler samt medlemsforslag kan give uklare rammer for afviklingen af møderne. Taletidsreglerne forekommer således i dag unødigt komplekse.

På den baggrund foreslås det, at taletidsreglerne gennemgribende forenkles med henblik på en bedre understøttelse af den politiske debat. I forslaget lægges der op til en model, hvor der i stedet for komplicerede regler indføres et mere enkelt system, der bedre kan tilpasse sig behandlingen af den konkrete sag, der er til behandling.

På baggrund af Gruppeformandskredsens anbefaling, har der ved Borgerrepræsentationens mødeafvikling via Microsoft Teams i foråret 2020 samt efterfølgende i Festsalen på Københavns Rådhus været anvendt et sæt forenklede taletidsregler. De foreslåede ændringer af taletidsreglerne tager udgangspunkt heri.

Den nærmere beskrivelse af de foreslåede ændringer fremgår i det vedlagte bilag 2. Ændringerne består bl.a. i, at der i stedet for opdelingen af debatten i forskellige runder og indlægstyper indføres et nyt og mere forenklet system med udgangspunkt i to forskellige indlægstyper for alle sager:

• Indlæg i op til tre minutter fra talerstolen
• Korte indlæg i op til et minut fra medlemmernes plads.

Alle indlæg behandles fremover som udgangspunkt i den rækkefølge, som medlemmerne tegner sig ind på talerlisten, og der vil ikke længere være nogen begrænsninger i antallet af indlæg. Det bemærkes, at mødelederen altid vil kunne afslutte debatten, når det vurderes, at det pågældende emne er udtømt. Efter den nye § 19, stk. 2, skal mødelederen dog lade repræsentanter fra partier og løsgængere, der ikke har haft ordet til den pågældende sag, gå forud for øvrige talere ligesom mødelederen kan ændre rækkefølgen for at bringe en meningsudveksling om bestemte punkter til afslutning, eller hvor praktiske hensyn i øvrigt taler herfor.

Medlemmerne vil med de foreslåede ændringer både kunne komme med korte bemærkninger til sagen eller stille korte spørgsmål fra deres plads i salen, hvorimod længere indlæg og svar alle sker fra talerstolen.  Borgmestrenes besvarelse af forespørgsler og budgettalerne vil dog stadig være på 10 minutter. I forhold til borgmestrenes samt budgetordførernes forberedelse i forbindelse med behandlingen af henholdsvis forespørgsler samt budgettaler foreslås det, at der fastsættes en samlet tid på 30 minutter til behandlingen af forespørgsler og budgettaler.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ændringer i Borgerrepræsentationens forretningsorden kræver to behandlinger i Borgerrepræsentationen, jf. forretningsordenens § 17, 2. pkt., og forelægges for Borgerrepræsentationen på møderne hhv. den 21. januar 2021 (1. behandling) og den 4. februar 2021 (2. behandling).

Såfremt indstillingen godkendes på begge møder, træder forretningsordenen i kraft straks efter mødet den 4. februar 2021 og forretningsordenen offentliggøres på Københavns Kommunes hjemmeside.

Den nye forretningsorden samt taletidsregler finder efter vedtagelsen i Borgerrepræsentationen anvendelse uanset, om møderne i Borgerrepræsentationen fortsat finder sted i Festsalen pga. risiko for smitte med COVID-19.

Søren Hartmann Hede  /  Christian Vigh

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 4. december 2020

Gruppeformandskredsen besluttede på baggrund af sine drøftelser af sagen, at sagen skal sættes på dagsordenen til gruppeformandskredsens møde fredag den 22. januar 2021 til fornyet behandling.