Justering af retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for gruppeformandskredsen,

1. at udkast til justering af retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus (bilag 1) godkendes, forinden de oversendes til Ankestyrelsen. 

Problemstilling

Den 30. november 2017 godkendte en enig Borgerrepræsentation "Rammer og retningslinjer for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus" (bilag 3). Efter tre års administration af retningslinjerne foreslår Økonomiforvaltningen en justering af retningslinjerne på enkelte punkter således, at retningslinjerne bliver mere anvendelige i praksis.  

Løsning

Retningslinjerne er gennemgående blevet forkortet og gjort mere læsevenlige og derved nemmere at anvende i praksis (bilag 1). I bilag 2 er de væsentligste ændringer ved de justerede retningslinjer beskrevet, og derudover er de justerede retningslinjer vedlagt i sin fulde længde med rettelsesmarkeringer i forhold til de nugældende.

Der er ikke ændret på, hvornår der kan ske udlån af et lokale på rådhuset med de justerede retningslinjer. Dog er muligheden for at leje et lokale på rådhuset til ikke-kommunale formål efter princippet om overskudskapacitet taget ud. Årsagen hertil er, at udlejning ikke har vist sig at blive anvendt i praksis, bl.a. fordi kommunen altid skal kunne tilbagekalde det udlejede lokale, såfremt der senere skulle vise sig et behov for, at kommunen skal bruge lokalet.

En ændring i de nye retningslinjer er, at det er gjort muligt for lokale foreninger, herunder politiske foreninger at købe forplejning via rådhusets kantine til kostpris i forbindelse med et møde på rådhuset. Denne mulighed hviler på en forudsætning om, at kommunen herved ikke påfører det private erhvervsliv konkurrence.

Økonomiforvaltningen vil efter gruppeformandskredsens godkendelse sende de justerede retningslinjer til Ankestyrelsen med henblik på at indhente en forhåndsudtalelse om lovligheden af retningslinjerne. Dette er ikke et krav, men Økonomiforvaltningen vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt henset til, at retningslinjerne i sin nuværende udformning også har været sendt til Ankestyrelsen med henblik på at få en forhåndsudtalelse. I den forbindelse vil Ankestyrelsen også kunne tage stilling til lovligheden af, at der tilbydes forplejning til kostpris i forbindelse med udlån af lokaler til lokale foreninger, herunder politiske foreninger.

Økonomiforvaltningen har ikke lagt op til ændring af proceduren for udlån af lokaler. Der lægges således op til, at udlån af Festsalen og Rådhushallen fortsat skal godkendes af Modtagelsesudvalget. 

I forbindelse med af justeringen af retningslinjerne, har Økonomiforvaltningen indhentet bidrag fra andre kommuner om deres retningslinjer for udlån af lokaler. Det ses ikke i de indhentede bidrag fra andre kommuner, at der gives mulighed for udlån af lokaler, som ikke også er mulige på Københavns Rådhus. Bidragene fra de andre kommuner fremgår af bilag 4.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Når gruppeformandskredsen har drøftet indstillingen, vil Økonomiforvaltningen oversende de justerede retningslinjer (bilag 1) til Ankestyrelsen med henblik på at få en udtalelse. Når denne foreligger, vil Økonomiforvaltningen, medmindre Ankestyrelsens udtalelse giver anledning til væsentlige ændringer, forelægge de justerede retningslinjer for henholdsvis Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen til godkendelse.