Mødeplan 2021 - gruppeformandskredsen

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til udvalgets mødeplan for 2021.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeformandskredsen godkender forslag til mødeplan for 2021, som beskrevet i afsnittet ”Løsning” nedenfor.

Problemstilling

Det følger af gruppeformandskredsens forretningsordens § 3, stk. 2, at gruppeformandskredsen for hvert regnskabsår skal træffe beslutning om, hvornår og hvor udvalgets møder skal afholdes.

Løsning

Som udgangspunkt afholdes der ét møde i kvartalet i gruppeformandskredsen. Der er i 2021 planlagt et ekstra møde i første og andet halvår af 2021 af hensyn til processen omkring tilpasning af lokaludvalgene samt forberedelse af modtagelsen af den ny Borgerrepræsentation ultimo 2021 og primo 2022.

Møderne finder som udgangspunkt sted fredage kl. 08.30-10.00 i uger med møder i Borgerrepræsentationen. Dette af hensyn til, at udvalgsmaterialet kan drøftes i grupperne. Det har af hensyn til overborgmesterens mødekalender været nødvendigt at placere mødet i april i en uge, hvor der ikke er er møde i Borgerrepræsentationen. Møderne afholdes i Magistratssalen på Rådhuset. Henset til forholdene omkring COVID-19 er møderne siden marts 2020 blevet afholdt i udvalgsværelse D.

Det foreslås, at der for kalenderåret 2021 fastsættes følgende ordinære mødedage:

Fredag den 22. januar kl. 08.30-10.00

Fredag den 16. april kl. 08.30-10.00

Fredag den 4. juni kl. 08.30-10.00

Fredag den 20. august kl. 08.30-10.00

Fredag den 8. oktober kl. 08.30-10.00

Fredag den 5. november kl. 08.30-10.00

 

Forslag til mødedatoer er afstemt med Kontoret for Selskaber og Rettigheder (Økonomiforvaltningen) i forhold til planlagte bestyrelsesmøder i de større selskaber.

Økonomi

Udgifter til afholdelse af møder afholdes inden for Borgerrepræsentationens egen budgetramme.

Videre proces

Godkendes mødeplanen for 2021 af gruppeformandskredsen, vil Økonomiforvaltningen orientere forvaltningerne herom og offentliggøre mødeplanen på Københavns Kommunes hjemmeside.

Gruppeformandskredsen vil også modtage mødeindkaldelser via Outlook.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 4. december 2020

Gruppeformandskredsen besluttede i enighed at lade mødet den 5. november 2021 udgå af mødeplanen for 2021.

 

Indstillingen blev herefter godkendt uden afstemning.