Udvidelse af medlemssekretærordningen

Gruppeformandskredsen skal drøfte Økonomiforvaltningens forslag til udvidelse af medlemssekretærordningen og beslutte, om Økonomiforvaltningen skal arbejde videre med en eller flere modeller med henblik på at udarbejde budgetnotat til forhandlingerne om budget 2022.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller overfor gruppeformandskredsen,

1. at gruppeformandskredsen drøfter Økonomiforvaltningens forslag til udvidelse af medlemssekretærordningen,
2. at gruppeformandskredsen beslutter, hvilken eller hvilke modeller for udvidelse af medlemssekretærordningen, Økonomiforvaltningen skal arbejde videre på med henblik på at udarbejde budgetnotat til forhandlingerne om budget 2022, samt
3. at gruppeformandskredsen tager Økonomiforvaltningens orientering om de juridiske rammer for forvaltningens pressebetjening af borgmesteren og forvaltningens bistand til borgmesteren som medlem af Økonomiudvalget (bilag 2) til efterretning.

Problemstilling

På gruppeformandskredsens møde den 16. april 2021 blev forslaget ”Brug af embedsmænd uden for eget ressort” fra Det Konservative Folkeparti drøftet. Gruppeformandskredsen anmodede om at få forelagt en sag om modeller for udvidelse af medlemssekretærordningen samt i et notat til sagen at få beskrevet grænserne for forvaltningens betjening af borgmesteren.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet tre modeller for udvidelse af medlemssekretærordningen samt et notat med en beskrivelse af grænserne for forvaltningens betjening af borgmesteren.

Løsning

Om medlemssekretærordningen

Medlemssekretærordningen har eksisteret siden 2006 (jf. BR 15.6.2005). Ordningen blev vedtaget, da det blev vurderet, at hvervet som politiker i Københavns Kommune kræver et stigende ressourcetræk for at håndtere det mere og mere komplicerede indhold samt voksende antal sager.

Økonomi- og Indenrigsministeriet afgav i 2017 en udtalelse, som præciserede de juridiske rammer for forvaltningernes betjening af Borgerrepræsentationens medlemmer, det vil sige også den bistand som udøves gennem medlemssekretærordningen. På den baggrund ajourførte Økonomiforvaltningen administrationsgrundlaget for medlemssekretærordningen fra 2005 (jf. bilag 1), som udover de overordnede rammer også beskriver indholdet af den bistand, som medlemmerne af Borgerrepræsentationen tilbydes (jf. BR 23.8.2018).

Borgerrepræsentationen har afsat en budgetramme til sekretariatsbetjening af Borgerrepræsentationens medlemmer, der udmøntes ud fra et princip om, at hvert enkelt medlem i gruppen som udgangspunkt får stillet bistand til rådighed, der svarer til 7,4 timer pr. uge. I de 7,4 timer indgår bistand fra medlemssekretæren og anden bistand fra Borgerrepræsentationens Sekretariat, herunder administrativ og juridisk bistand.

I praksis betyder det i den nuværende Borgerrepræsentation, at grupperne har fra to medlemssekretærer tilknyttet til, at to grupper deles om en medlemssekretær. En medlemssekretær kan altså betjene flere grupper.

Medlemssekretærerne er ansat i Københavns Kommune med tjenestested i Borgerrepræsentationens Sekretariat. Efter kommunalvalget kan grupperne få tildelt en ny medlemssekretær, ligesom medlemssekretærerne også vikarierer for hinanden igennem en makkerordning ved sygdom, orlov etc.

Udover betjening af grupperne indgår medlemssekretærerne også bredt i opgaveløsningen i BR-Sekretariatet bl.a. for at sikre sammenhængskraft og sparring på tværs af sekretariat.

Tre modeller for udvidelse af medlemssekretærordningen

Økonomiforvaltningen har udarbejdet forslag til tre modeller for en udvidelse af medlemssekretærordningen.

Model 1. Forøgelse af medlemssekretærbistand til det enkelte medlem

Med den første model foreslås det, at bistanden, som det enkelte medlem får stillet til rådighed, øges. Dette kan fx være med 100 pct. fra 7,4 timer pr. medlem pr. uge til 14,8 timer pr. medlem pr. uge.

Det betyder i praksis, at grupperne vil få yderligere en eller flere medlemssekretærer tilknyttet i forhold til i dag. Medlemssekretærordningen vil derudover fortsætte som den gør i dag.

Det vil i sagens natur betyde, at det enkelte medlem og den enkelte gruppe som helhed vil opleve en mulighed for forøget bistand i deres hverv som Borgerrepræsentant.

Udvidelsen af medlemssekretærordningen med en fordobling af den afsatte bistand til det enkelte medlem vil betyde ansættelse af yderligere akademiske årsværk i BR Sekretariatet, estimeret til en årlig omkostning på 6,6 mio. kr. (2021 p/l)

Model 2. Tilførsel af administrativ bistand

Med den anden model foreslås det, at der tilføres 1-2 administrative ressourcer, der skal løse opgaver på tværs af grupperne.

Ved at tilføre administrative ressourcer vil der kunne frigives tid for medlemssekretæren til i højere grad at kunne fokusere på kerneopgaver, hvor medlemssekretæren kan bidrage godt med sin akademiske baggrund og kompetencer.

Medlemssekretærerne løser en række opgaver for medlemmerne af administrativ karakter som booking af møder og forplejning, invitere oplægsholdere, ad-hoc IT-assistance, udfyldelse af skemaer i forbindelse med fx rokering og hverv samt andre opgaver. Det er opgaver, der tager tid fra andre kerneopgaver som medlemssekretæren løser for medlemmerne og som er udfoldet nærmere i bilag 1.

Der løses en række administrative opgaver i forkontoret i BR Sekretariatet i dag, og det foreslås, at den administrative ressource bliver tilknyttet forkontoret som en naturlig organisering for såvel at kunne reducere sårbarhed ved fravær som at indgå i anden opgaveløsning i sekretariatet ligesom medlemssekretærerne også gør det.

Det foreslås konkret, at der ansættes 1-2 HK-årsværk i BR Sekretariatet, hvilket estimeres til en årlig omkostning på 0,5-1,0 mio. kr. (2021 p/l).

Model 3. Tilførsel af bistand til formidling og medier

Med den tredje model foreslås det, at der tilføres journalistiske ressourcer, der skal yde bistand til formidling og medier på tværs af grupperne. Det kan fx være 1-2 journalistiske årsværk.

Medlemssekretærerne løser opgaver for medlemmerne indenfor formidling og medier som fx bistand til udarbejdelse af debatindlæg, pressemeddelelser og taler. Dette pressearbejde kan styrkes yderligere ved ansættelse af fx et par journalister, der på tværs af grupperne vil kunne yde assistance til det enkelte medlem, men også yde sparring til medlemssekretæren.

Medlemssekretæren vil fortsat fungere som gruppens primære indgang i sekretariatet, men presseopgaverne vil kunne løses selvstændigt eller i et samarbejde med en journalist.

De journalistiske ressourcer ansættes på samme vilkår som medlemssekretærerne også for så vidt angår opgavehåndteringen med bistand til formidling og medier (jf. bilag 1).

En tilførsel af bistand til formidling og medier til det enkelte medlem med 1-2 journalistårsværk estimeres til en omkostning på 0,6 – 1,0 mio. kr. (2021 p/l).

Om forvaltningens betjening af borgmesteren

Økonomiforvaltningen har i bilag 2 beskrevet de juridiske rammer for pressebetjening af borgmesteren og forvaltningens bistand af borgmesteren som medlem af Økonomiudvalget.

Notatet supplerer Økonomiforvaltningens generelle notat af 18. december 2017 om betjening af borgmesteren.

Notatet vil også blive forelagt på et møde i kredsen af administrerende direktører.

Økonomi

En udvidelse af medlemssekretærordningen vil kræve, at der afsættes midler ved de kommende forhandlinger om budget 2022.

Hvis gruppeformandskredsen beslutter at gå videre med en eller flere af de beskrevne modeller, vil Økonomiforvaltningen derfor udarbejde et budgetnotat til forhandlingerne om budget 2022. Dette budgetnotat vil indeholde den faktiske udgift til de efterspurgte modeller.

Udvidelsen af ordningen vil kunne træde i kraft fra januar 2022.

Videre proces

På baggrund af gruppeformandskredsen drøftelse og beslutning går Økonomiforvaltningen videre med udvikling af medlemssekretærordningen og udarbejder budgetnotat til forhandlingerne om budget 2022.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 4. juni 2021

Gruppeformandskredsen besluttede på baggrund af en drøftelse af sagen i enighed, at Økonomiforvaltningen skal udarbejde budgetnotat omhandlende model 3 (tilførsel af bistand til formidling og medier).