Aktiviteter i forbindelse med modtagelse af ny Borgerrepræsentation 2022-2025

Økonomiforvaltningen indstiller,

Efter kommunalvalget den 16. november 2021 konstitueres den nyvalgte samling for den kommunale valgperiode 2022-2025 på møde i Borgerrepræsentationen.

Gruppeformandskredsen har på sit møde den 4. december 2020 i forbindelse med behandlingen af indstilling om ”Københavns Kommunes fortsatte repræsentation i bestyrelser, råd, nævn for valgperioden 2022-2025” i enighed anbefalet, at det konstituerende møde bliver afviklet den 3. december 2021.

Gruppeformandskredsen besluttede endvidere på mødet, at der til kredsens møde den 4. juni 2021 skulle forelægges indstillinger om dels modtagelsen af ny samling dels hverv og udpegninger.

 

Gruppeformandskredsen orienteres med denne indstilling om Borgerrepræsentationens Sekretariats (BR-Sekretariat) planlægning af  aktiviteter i forbindelse med modtagelse af de nyvalgte medlemmer af Borgerrepræsentationen.

BR-Sekretariatet har med inddragelse af erfaringerne fra tidligere års aktiviteter i forbindelse med modtagelse af ny samling overordnet arbejdet med fire overordnede spor i modtagelsen af den nye samling:

For så vidt angår opgaven med hverv og konstituering, har Borgerrepræsentationen på sit møde den 21. januar 2021 på baggrund af anbefaling fra gruppeformandskredsen truffet beslutning om Københavns Kommunes fortsatte repræsentation i bestyrelser og nævn for valgperioden 2022-2025. Som opfølgning på gruppeformandskredsens møde den 4. december 2020 forelægges gruppeformandskredsen på nærværende møde den 4. juni 2021 indstilling om proces for konstitueringen efter kommunalvalget den 16. november 2021.

De nyvalgte borgerrepræsentanter møder første gang på Rådhuset til det konstituerende møde. I forlængelse af dette afholdes et socialt arrangement. Hensigten er at samle medlemmerne til et uformelt arrangement med kortvarende underholdning, hvor de vil få mulighed for at hilse på hinanden, de administrerende direktører og BR-Sekretariatets medarbejdere på rådhuset.

I perioden efter det konstituerende møde vil medlemmerne blive tilbudt en introduktion til rammerne for arbejdet i Borgerrepræsentationen. Introduktionen vil konkret foregå ved et møde mellem de enkelte grupper og deltagere fra BR-Sekretariatet, herunder gruppens medlemssekretær.

Formålet med intromødet er at give mulighed for en åben dialog mellem medlemmerne og deltagerne fra BR-Sekretariatet.

Der vil være tale om en overordnet introduktion med fokus på, hvordan sekretariatet kan betjene grupperne. I møderne vil følgende emner blive berørt og beskrevet:

 

Første møde i Borgerrepræsentationen i den nye periode i januar 2022 vil blive indledt med en præsentation af den praktiske afvikling af møderne, herunder særligt omkring taletid og afstemning mv. Det forventes at være af maksimalt en halv times varighed. Mødet efterfølges af nytårskur.

Der vil blive oprettet et nyt site til borgerrepræsentanterne. Sitet bliver en kombination og udbygning af den information, der i dag er tilgængelig i BR-håndbogen og på det tidligere velkomstsite, borgerrep.kk.dk.

Formålet med det nye site er at skabe én samlet indgang til relevant information for såvel nye og genvalgte borgerrepræsentanter. På det nye site vil man kunne finde relevant information om fx orlovsregler, IT-support, vederlag, lån af lokaler, aktuelle kurser og arrangementer osv.

I forbindelse med gruppernes intromøde vil BR-Sekretariatet som nævnt introducere medlemssekretærordningen.

Formålet er at understøtte medlemmernes brug af ordningen, så medlemmerne er opmærksomme på de muligheder ordningen indeholder samtidig med, at medlemmerne bliver betjent inden for lovgivningens rammer og den af Borgerrepræsentationen afsatte budgetramme.

BR-Sekretariatet vil i lighed med tidligere år udarbejde et katalog med en række tilbud om relevante kursuser i relation til borgerrepræsentanternes varetagelse af deres hverv, fx pressehåndtering, til afvikling i løbet af 2022.

Der har været tradition for, at borgerrepræsentanterne i løbet af valgperiodens første år får mulighed for at deltage på en studietur med emner af relevans for Københavns Kommunes strategiske prioriteter.

Der vil blive udarbejdet forslag til destinationer til beslutning på første møde i gruppeformandskredsen i 2022 med udgangspunkt i studieture af 3 dages varighed til en skandinavisk eller europæisk destination, som kan give mulighed for relevant erfaringsudveksling og best-practice inden for fx bæredygtig udvikling, mobilitetsplanlægning eller kultur og turisme.

BR-Sekretariatet vil udarbejde materiale og indstillinger relateret til de juridiske rammer for den nye samling, herunder teknisk revision af styrelsesvedtægt.

BR-Sekretariatet planlægger således sammenlagt følgende indledende møder og arrangementer i december 2021 og januar 2022 for den nyvalgte samling.

 

 

Udgifter til modtagelsen af den nye samling afholdes inden for BR-Sekretariats egen budgetramme.

 

Gruppeformandskredsen vil få kursuskataloget til orientering på mødet den 8. oktober 2021.

På første møde i gruppeformandskredsen i februar 2022 vil forvaltningen forelægge forslag til destinationer og indhold på studieturene.

BR-Sekretariatet vil i øvrigt på tværs af fagforvaltningerne tage initiativ til en koordinering af modtagelse af medlemmerne til de stående udvalg og Økonomiudvalget.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet fredag den 4. juni 2021

Gruppeformandskredsen afgav på baggrund af en drøftelse af sagen en række bemærkninger til de planlagte aktiviteter, som Borgerrepræsentationens Sekretariat indarbejder i det videre arbejde.

Indstillingen blev herefter taget til efterretning.