Plan for genåbning af Rådhuset

Med denne sag skal gruppeformandskredsen tage stilling til en plan for genåbning af Rådhuset, som kan iværksættes, når regeringen åbner for, at offentligt ansatte på Sjælland igen kan møde fysisk på arbejde. Der foreslås en genåbning af Rådhuset i tre etaper, hvor der først åbnes op for medarbejderne, herefter forudbestilte rundvisninger og til sidst fuld, offentlig adgang.

I en række MED-udvalg på tværs af forvaltningerne på Rådhuset har det været rejst som en bekymring fra medarbejdersiden, at der i forbindelse med genåbningen vil blive åbnet for adgang for offentligheden, herunder at der ifm. offentlig adgang ikke er toiletter forbeholdt medarbejderne. Som led i genåbningen foreslås det derfor, at toiletterne adskilles, så der er toiletter forbeholdt medarbejdere og Borgerrepræsentationens medlemmer, samt toiletter med adgang for offentligheden.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,

1. at Rådhuset åbnes i etaper, hvor 1. etape omfatter medarbejdere, 2. etape omfatter forudbestilte rundvisninger og besøg, og 3. etape er en fuld genåbning for offentligheden, samt
2. at en del af Rådhusets toiletter forbeholdes medarbejdere og Borgerrepræsentationens medlemmer.

Problemstilling

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til en plan for genåbning af Rådhuset, som kan iværksættes, når regeringen åbner for, at offentligt ansatte på Sjælland igen kan møde fysisk på arbejde.

Løsning

Tre etaper for åbning af Rådhuset for medarbejdere og offentligheden

Det foreslås, at genåbningen af Rådhuset sker i tre etaper. Det sker for at skabe tryghed blandt medarbejderne og for at drage erfaringer med de nye omgangsformer og retningslinjer, inden der åbnes op for et større antal af personer på Rådhuset.

1. I første etape vil de ansatte få mulighed for at arbejde og holde møder med eksterne på Rådhuset. Det anbefales dog fortsat at begrænse fysiske, eksterne møder, samt fysiske møder med kolleger, man normalt ikke omgås med (jf. KKs retningslinjer for genåbning af administrative bygninger, som tidligere er godkendt af Krisestaben).
2. Efter to uger vil der blive åbnet for rundvisninger, tårnture, adgang til stadsarkivet og særrundvisninger, som alle skal forudbestilles. For rundvisninger og særrundvisninger må der maksimalt være 10 personer og for tårnture maksimalt 25 personer. Rådhusservice følger løbende op på, om gruppestørrelserne skal justeres. Rundviseren instruerer deltagerne i de gældende afstandskrav.
3. Efter tre uger åbnes Rådhuset og Rådhushaven for resten af offentligheden, uden at der skal foretages forudbestilling. Åbningstiderne vil være kl. 09.00-16.00.

Toiletforhold

Som led i genåbningen af Rådhuset foreslås det at opdele toiletterne i toiletter forbeholdt medarbejdere og BR-medlemmer samt toiletter med adgang også for offentligheden.

Oprettelse af personaletoiletter er et generelt ønske fra medarbejdersiden, men i en tid med fokus på overholdelse af retningslinjer for hygiejne, afstand og begrænsning af møder med eksterne oplever mange medarbejdere det som utrygt med toiletter med almindelig adgang for offentligheden. Dette har været rejst som en specifik bekymring i en række forvaltningers MED-udvalg.

En opdeling af toiletterne kan gennemføres ved, at der opsættes skilte med Personaletoilet på/ved de toiletter, der forbeholdes medarbejdere/Borgerrepræsentationens medlemmer. Skiltene vil kunne opsættes, inden der i 2. etape åbnes op for rundvisninger.

Konkret kan faciliteterne deles sådan, at i alt 18 toiletter (heraf 2 handicapvenlige toiletter) fortsat skal have adgang for Rådhusets besøgende: Det drejer sig om toiletterne i stuen i værelsesnummer 1, 32, 63 og 85. Oplysningen vil dog fortsat have adgang til aflåste toiletter (et dame- og et herretoilet) i st. 63. Med undtagelse af det ene toilet i baghuset (værelsesnummer 32) ligger de øvrige toiletter i forlængelse af Rådhushallen, og der opsættes skilte til dem fra hovedindgangen.

I forbindelse med arrangementer i festsalen vil personale/BR-toilet-terne på 2. sal ved værelsesnummer 1 og 63 også skulle deles med Rådhusets gæster, hvorfor Rådhusservice ved disse arrangementer sætter pilevejledning til 2. sals toiletterne (som de gør i dag). Løsningen ift. skiltene på/ved dørene ved 2. sals-toiletterne vil ved disse arrangementer blive flytbare gæstetoiletskilte.

Ved arrangementer i Hovedkassen og Rådhushallen vil det være toiletterne i stueetagen, som de besøgende bruger, og i disse tilfælde vil ”Oplysningens toiletter” blive låst op.

Det står naturligvis personalet/BR-medlemmerne frit for, hvilke toiletter de benytter, og personalet kan således godt benytte besøgstoiletterne, hvis de ønsker dette.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt gruppeformandskredsen godkender forslag til genåbningen af Rådhuset, sættes initiativer vedrørende trinvis åbning af Rådhuset og opdeling af toiletterne i værk, når regeringen åbner for, at offentligt ansatte på Sjælland igen kan møde fysisk på arbejde.

Gruppeformandskredsens beslutning ved skriftlig votering - torsdag den 4. juni 2020

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.