Koncept for Borgerrepræsentationens deltagelse på Folkemødet Bornholm 2019
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller,
1. at gruppeformandskredsen godkender, at konceptet for Borgerrepræsentationens deltagelse på Folkemødet fastholdes således,
- at Borgerrepræsentationens Sekretariat arrangerer bustransport til og fra Bornholm,
- at der sker indkvartering på Hotel Gudhjem, samt
- at der udleveres buskort (Folkemødebillet) til BAT busserne under Folkemødet.
Problemstilling
Gruppeformandskredsen opfordrede på sit møde den 22. juni 2018 Økonomiforvaltningen til at undersøge mulighederne for fælles bustransport for Borgerrepræsentationens medlemmer til Folkemødet Bornholm mellem kommunens indkvarteringssted og Allinge samt kommunens indkvarteringssted og Rønne.
Økonomiforvaltningen har på den baggrund undersøgt mulighederne for transport til og fra Bornholm, indkvarteringsmuligheder samt fælles bustransport under arrangementet.
Løsning
Københavns Kommune har siden 2012 deltaget på Folkemødet Bornholm. Borgerrepræsentationen deltagelse på folkemødet er omfattet af ”Rejseregler for Borgerrepræsentationens medlemmer”.
Borgerrepræsentationens Sekretariat har tidligere år arrangeret bustransport til og fra Bornholm, indkvartering på Hotel Gudhjem samt reserveret buskort til shuttle-busserne under Folkemødet.
Medlemmerne har endvidere kunnet benytte taxa ved deltagelse i møder og arrangementer under Folkemødet, såfremt der ikke har været hensigtsmæssig offentlig transport, som medlemmet med rimelighed har kunnet benytte sig af.
I 2018 deltog fra Københavns Kommune 14 medlemmer af Borgerrepræsentationen på Folkemødet.
På baggrund af gruppeformandskredsens opfordring har Borgerrepræsentationens Sekretariat undersøgt alternative muligheder for transport til og fra Bornholm, indkvartering og fælles bustransport under folkemødet.
Transport til og fra Bornholm
Fly tur/retur til Bornholm koster 3.200 kr. pr. billet. Der er tale om en Full Flex billet, der giver mulighed for ombookning og navneændring samt fuld refusion. Rejsetiden er 40 minutter. Flybilletter til Folkemødet 2019 er ved at være udsolgt. Det er derfor ikke sikkert, at der kan reserveres plads.
Tog tur/retur til Bornholm koster 300 kr. Det er ikke muligt at foretage pladsreservation. Rejsetiden er 3 timer og 20 minutter.
Bus tur/retur til Bornholm koster 280 kr. med Kombardo Expressen. Rejsetiden er 3 timer og 30 minutter. Der kan foretages ændringen af billetten for 39 kroner pr. ændring.
Økonomiforvaltningen indstiller, at transport til og fra Bornholm fortsat foregår med bus henset til, at der er tale om den billigste og mest fleksible rejseform til og fra Bornholm under folkemødet.
Indkvartering på Bornholm
Borgerrepræsentationens Sekretariat har rettet henvendelse til Team Bornholm om muligheden for indkvartering tættere på Allinge. Team Bornholm har ingen hotelværelser ledige til Folkemødet 2019 eller efterfølgende år. Sekretariatet vil fortsat holde kontakt til Team Bornholm med henblik på at reservere hotel tæt på Allinge, hvis muligheden opstår.
Sekretariatet har derfor i lighed med tidligere år reserveret plads på Hotel Gudhjem inkl. morgenmad. Prisen for indkvartering forventes i år at beløbe sig til 54.000 kr.
Transport til og fra Folkemødet/Rønne
Igen i år er der mulighed for at købe en 4-dages Folkemødebillet til øens busser. Den giver fri adgang til bustransport på hele øen i festivaldagene. Billetten koster 200 kr.
Sekretariatet har undersøgt muligheden for leje af privat bus med chauffør til folkemødet Bornholm. Udgiften for leje af privat bus med chauffør er 40.000 kr. Prisen er udregnet på baggrund af en bus til 20 personer i perioden fra torsdag den 13. juni til søndag den 20. juni. I prisen er indregnet 2 afgange om morgenen, formiddagen og eftermiddagen samt 3 afgange om aftenen.
Økonomiforvaltningen indstiller, at transport under Folkemødet fortsat foregår med offentlig transport henset til, at der er tale om den billigste og mest fleksible rejseform.
Medlemmerne kan også i overensstemmelse med rejsepolitikken benytte taxa ved deltagelse i møder og arrangementer under Folkemødet, såfremt der ikke er hensigtsmæssig offentlig transport, som medlemmet med rimelighed kan benytte.
Forplejning
Borgerrepræsentationens deltagere modtager time- og dagpenge efter de for staten gældende satser i ”cirkulære om satsregulering for tjenesterejser”. Time- og dagpenge skal dække udgifter til måltider og småfornødenheder. Dagpenge ydes for hver fulde 24 timer, tjenesterejsen varer. Derudover udbetales timepenge for hver påbegyndt time. Timepengene udgør 1/24 af dagpengebeløbet. Dagpengesatsen reduceres altid forlods med 15 pct. for morgenmad. Dagpengesatsen reduceret med 15 % udgør i 2019 370,6 kr.
Økonomi
Udgifterne for Borgerrepræsentationens medlemmers deltagelse i Folkemødet 2018, afholdes inden for Økonomiudvalgets budgetramme, idet der anvises kassemæssig dækning på bevillingen økonomisk forvaltning, drift, funktion 6.42.41.1. Det forventes, at udgifterne er 6000 kr. pr deltager.
Videre proces
Borgerrepræsentationens Sekretariat vil på baggrund af gruppeformandskredsens beslutning forestå det videre arbejde med Borgerrepræsentationens deltagelse på Folkemødet 2019.
Udgiftsgodtgørelse og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste
For at der kan udbetales udgiftsgodtgørelse samt erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for Borgerrepræsentationens deltagelse på Folkemødet 2019, er det en forudsætning, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning herom. Borgerrepræsentationen får efter sædvanlig praksis forelagt indstilling om Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste samt udgiftsgodtgørelse 1. og 2. kvartal 2019. Borgerrepræsentationens stillingtagen til Folkemødet 2019 er indeholdt i denne sag.
Beslutning
Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 1. februar 2019
Indstillingen blev godkendt uden afstemning.