Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen

Gruppeformandskredsen skal drøfte og komme med input til disposition for ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” samt i forlængelse heraf udformningen af et ”Code of Conduct”.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeformandskredsen drøfter disposition for ”Rammer for arbejdet i Borgerrepræsentationen” samt i forlængelse heraf udformningen af et ”Code of Conduct” som beskrevet i løsningsafsnittet.

Problemstilling

Gruppeformandskredsen bestilte på sit møde den 24. august 2018 udkast til et rammepapir for arbejdet i Borgerrepræsentation til forelæggelse for gruppeformandskredsen.

Følgende emner skulle bl.a. indgå i rammepapiret: Medlemsforslag, forespørgsler, standsningssager, initiativsager fra udvalgene, ændringsforslag samt indgåede aftaler i gruppeformandskredsen om arbejdet.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har på baggrund af gruppeformandskredsens bestilling udarbejdet et udkast til disposition for et rammepapir samt udarbejdet udkast til kapitler for emnerne medlemsforslag og ændringsforslag.

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen på sit møde den 1. februar 2019 drøfter Økonomiforvaltningens oplæg til disposition for rammepapir, samt eksempler på to kapitler og de heri indeholdte bidrag til et Code of Conduct med henblik på at komme med input til det videre arbejde.

Løsning

Rammepapiret er et teknisk dokument, som handler om juridiske og proceduremæssige forhold. Det er selvsagt ikke sigtet med papiret, at det begrænser det politiske indhold i arbejdet i BR.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har ved udarbejdelsen af rammepapiret taget udgangspunkt i en forståelse af, at formålet med rammepapiret er igennem en beskrivelse af den retlige ramme med tilhørende indgåede aftaler at give Borgerrepræsentationens medlemmer det bedst mulige afsæt for at fremlægge deres politiske mål og visioner for de sager, der behandles i Borgerrepræsentationen. Sigtet er, at der bruges mindst mulig tid og energi på at drøfte juridiske og proceduremæssige spørgsmål.

Rammepapiret skal således gerne bidrage til et arbejdsklima, der giver endnu bedre plads og rum til politiske drøftelser og diskussioner.

Forvaltningens rådgivning og bistand til medlemmerne skal ske ud fra princippet om, at Borgerrepræsentationens medlemmer altid skal gives den bedst mulige betjening inden for lovens rammer og de af Borgerrepræsentationen trufne beslutninger, og ud fra, at alle medlemmer har en lige adgang til denne betjening.

Disposition for rammepapiret

Bilag 1 til dette notat indeholder en oversigt over de emner, som Borgerrepræsentationens Sekretariat - på baggrund af gruppeformandskredsens bestilling og sekretariatets erfaringer i øvrigt - anbefaler, at rammepapiret indeholder.

For hvert af emnerne vil der være

1. en redegørelse for den juridiske ramme.
   
   Den juridiske ramme er fastlagt i lovgivningen, Borgerrepræsentationens beslutninger og i tilsynets praksis. Denne ramme afgrænser medlemmernes spillebane og de regler, som medlemmerne skal følge ved for eksempel fremsættelsen af medlemsforslag og ændringsforslag. Hvad kan man f.eks. foreslå i et medlemsforslag og hvad betyder det, at et ændringsforslag skal ligge inden for rammerne af den sag, der behandles og som man stiller ændringsforslag til.
    
2. en beskrivelse af de aftaler som gruppeformandskredsen og grupperne har besluttet at følge. Det skal bemærkes, at det ikke er indenfor alle emnerne, at gruppeformandskredsen har indgået aftaler om arbejdet.
   
   Disse aftaler kan også beskrives som de regler, gruppeformandskredsen og medlemmerne har besluttet skal gælde for arbejdet, men som de ikke retligt er forpligtet til at følge. Som et eksempel på en sådan aftale kan nævnes, at grupperne og medlemmerne har aftalt ikke at søge sagsindsigt i medlemssekretærernes arbejde. Denne politiske aftale sikrer, at medlemmerne i fortrolighed kan søge bistand hos medlemssekretærerne. Hvis en sådan aftale ikke eksisterede, ville det kunne begrænse medlemmernes brug af medlemssekretærordningen.
3. en gennemgang af procedure-reglerne dvs. hvem, der gør hvad og hvornår for hvert enkelt af emnerne. Hvornår skal medlemsforslag for eksempel indleveres, og hvornår skal ændringsforslag fremsættes.
   
   
4. en beskrivelse af den gode proces herunder mulighederne for at få rådgivning og bistand fra forvaltningen.
   
   
5. forslag til, at der for hvert emne formuleres en eller flere helt kortfattede retningslinjer for arbejdet i Borgerrepræsentationen. Økonomiforvaltningen anbefaler, at disse retningslinjer samles i et Code of Conduct (adfærdskodeks) for arbejdet i Borgerrepræsentationen. Formålet med et Code of Conduct er at skabe et lettilgængeligt overblik over de vigtigste regler og retningslinjer, man som BR-medlem skal være opmærksom på at følge.

For at konkretisere arbejdsfeltet – og grænserne – er der også beskrevet en række eksempler på situationer, hvor den juridiske grænse overskrides – eller er nær ved - og på forvaltningens rådgivning i disse situationer.

Udkast til to kapitler (medlemsforslag og ændringsforslag)

Borgerrepræsentationens Sekretariat har til brug for gruppeformandskredsens drøftelser på mødet den 1. februar 2019 udarbejdet udkast kapitlerne medlemsforslag og ændringsforslag (se bilag 2-3).

I disse udkast er også indarbejdet forslag til bidrag til det nævnte Code of Conduct.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen vil på baggrund af gruppeformandskredsens drøftelser og input arbejde videre med rammearbejdet med henblik på at fremlægge et samlet udkast for gruppeformandskredsen på dets møde fredag den 7. juni 2019.

Gruppeformandskredsens beslutning i mødet den 1. februar 2019

Indstillingen blev drøftet af gruppeformandskredsen.