Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Folkeoplysningsudvalget tager brugerundersøgelsen til efterretning.

Kultur- og Fritidsforvaltningen gennemfører i ulige år en undersøgelse, der har til formål at vurdere den service, som forvaltningen yder folkeoplysende foreninger.

Baggrund

På baggrund af forskellige parametre, måles tilfredsheden med Folkeoplysning, Tilskud og Events. Undersøgelsen er bygget op af to typer spørgsmål: Spørgsmål, der gentages i hver undersøgelse og som gør det muligt at måle udvikling over tid, samt konkrete spørgsmål, der gør det muligt at måle aktuelle emner.

Fokus for undersøgelsen i 2013

Øget digitalisering og nyt bookingsystem
Udlån af offentlige faciliteter er underlagt den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, der har som mål at øge den digitale kommunikation mellem borgere og den offentlige sektor. Ved udgangen af 2014 vil alle aspekter af udlån af offentlige faciliteter være digitaliseret.
1. oktober 2014 ventes et nyt bookingsystem, KKbooking, at blive taget i brug. KKbooking lever op til kravene om digitalisering og erstatter de nuværende bookingsystemer Halbooking og Interbook. Halbooking bruges på institutionerne, Interbook bruges i forvaltningen.
I relation til indførelsen af KKbooking, er der i undersøgelsen spurgt til ønsker og forventninger til selvbetjening og digitalisering med henblik på, at forvaltningen kan forberede ibrugtagning af det nye system.

Udnyttelse af offentlige faciliteter
Siden den første facilitetsundersøgelse gennemførtes i foråret 2013, har der været stor fokus på udnyttelsesgraden af offentlige faciliteter, herunder især idrætsfaciliteter. Der er i tilfredshedsundersøgelsen bl.a. spurgt til, hvorvidt foreningerne afmelder tider, de ikke bruger, og hvorfor de ikke gør det, hvis det er tilfældet.

Ubemandet adgang på skoler
55 skoler har i dag ubemandet adgang via elektronisk adgangskontrol. Da undersøgelsen blev gennemført ,gjaldt det 40 skoler.
Foreningerne får udstedt elektroniske kort, som giver adgang til det reserverede lokale. På skolerne holder træneren kortet op foran en læser og taster den udleverede kode, hvorefter døren låses op. De efterfølgende deltagere taster en fire-cifret kode, og døren låses op.
Beskrivelse af adgangsveje, adgangskort og brugsvejledning til kortet udsendes sammen med foreningens bookingbevis.
Kortet giver adgang til faciliteten et kvarter før foreningens reservation og en halv time efter. I tilfælde af problemer med adgang til faciliteten og/eller lokalet er Rådhusvagten tilknyttet som support. Rådhusvagten kan både udlevere en kode og køre ud til den enkelte skole.

Benchmarking for aftenskoler
For aftenskoler er der foretaget benchmark i forhold til tidligere brugerundersøgelser i forhold til rådgivning, DoCAS (aftenskolernes administrationssystem) og udviklingspuljen.

Børne- og ungeforeninger
I forbindelse med omlægningen af tilskuddet til børne- og ungeforeninger er der spurgt til kendskab til de nye tilskudsregler og information om disse.

Resultater

Svarprocent
72 % af de adspurgte aftenskoler har svaret. Undersøgelsen er sendt til 90 aftenskoler, hvoraf 65 har svaret.
51 % af de adspurgte foreninger har svaret. Undersøgelsen er sendt til 1077 foreninger, hvoraf 545 har svaret.

Samlet tilfredshed
Overordnet tilfredshed med Kultur- og Fritidsforvaltningen i 2013
78 % af foreningerne er tilfredse eller meget tilfredse.
93 % af aftenskolerne er tilfredse eller meget tilfredse.

Overordnet tilfredshed med forvaltningen i 2011
72 % af foreningerne er tilfredse eller meget tilfredse.
88 % af aftenskolerne er tilfredse eller meget tilfredse.

Øget digitalisering og nyt bookingsystem

Foreninger og henvendelser til Lokaleudlån
46 % af foreningerne kontakter Lokaleudlån for hjælp til søgning af lokaler online, 42 % med spørgsmål om tider, der er tildelt eller givet afslag på, 39 % med spørgsmål til reservationer, 30 % med problemer med elektronisk adgangskontrol på skoler, 24 % om udstedelse af nøglekort, 18% om spørgsmål til faciliteter, 16 % søger oplysning om ansøgningsfrister.

37 % foretrækker at kontakte Lokaleudlån pr. mail, 31 % pr. telefon, 5 % ved personligt fremmøde, 21 % via digital selvbetjening

45 % har henvendt sig pr. mail eller telefon istedet for at bruge digital selvbetjening.

Aftenskoler og henvendelser til Lokaleudlån
28 % af foreningerne kontakter Lokaleudlån for hjælp til søgning af lokaler online, 37 % med spørgsmål om tider, der er tildelt eller givet afslag på, 31 % med spørgsmål til reservationer,  28 % med problemer med elektronisk adgangskontrol på skoler, 40 % om udstedelse af nøglekort,12 % om spørgsmål  til faciliteter, 9 % søger oplysning om ansøgningsfrister.

40 % foretrækker at kontakte Lokaleudlån pr. mail, 25 % pr. telefon, 9 % ved personligt fremmøde, 18 % via digital selvbetjening.

46 % har henvendt sig pr. mail eller telefon istedet for at bruge digital selvbetjening.

Udnyttelse af offentlige faciliteter
74 % af foreningerne låner lokaler/faciliteter til deres aktiviteter
51 % af aftenskolerne låner lokaler/faciliteter til deres aktiviteter

Foreninger
63 % af foreningerne afmelder altid tider, de ikke skal bruge. 18 % gør det af og til, mens 6,4 % aldrig gør det.
Som begrundelse for ikke at afmelde tiderne, angiver 18 %, at det er besværligt, 49 %, at de ikke ved, om de skal bruge dem senere, 8 % at de ikke ved, hvordan man gør,  11% at de ikke ved, at tiderne skal afmeldes og 30 % at de er bange for ikke at få den igen, hvis den afmeldes. I kommentarfeltet giver en del udtryk for, at det giver foreningen fleksibilitet at have ekstra lokaler, hvis et andet lokale f.eks. aflyses.

74 % af de adspurgte foreninger har idræt som primær aktivitet. 63 % af disse afmelder altid tider, de ikke skal bruge, 18 % gør det af og til, mens 6,9 % aldrig gør det. Adspurgt hvorfor de ikke afmelder ubrugte tider, svarer 16 %, at det er besværligt, 49 % at de ikke ved, om de skal bruge dem på et senere tidspunkt, 6 % at de ikke ved, hvordan man gør, 9 % at de ikke er klar over, at ubrugte tider skal afmeldes og 33 %, at de er bange for ikke at få tiden igen, hvis de afmelder den.

Aftenskoler
59 % af aftenskolerne afmelder altid tider, de ikke skal bruge. 9 % gør det af og til, 8 % gør det aldrig. 19 % ved ikke.
Som begrundelse for ikke at afmelde tiderne, angiver 50 %, at de ikke ved, om de skal bruge dem senere, 20 % at de ikke ved, hvordan man gør og 30% at de er bange for ikke at få den igen, hvis den afmeldes.

Ubemandet adgang på skoler
Foreninger
65 % har oplevet problemer med den elektroniske adgangskontrol.
74 % har oplevet, at kortet ikke virkede, 34 % at kortlæseren registrerer kortet, men ikke låser døren op, 22 % har svært ved at finde den rigtige indgang, 47 % at dørene er aflåste og 16 % at alarmen går igang.
76% har gjort Lokaleudlån opmærksom på problemet.
71 % oplever, at Lokaleudlån i høj eller nogen grad reagerer hurtigt på henvendelser om problemer med adgangskontrol.

Aftenskoler
68 % har oplevet problemer med den elektroniske adgangskontrol.
69 % har oplevet, at kortet ikke virkede, 30 % at kortlæseren registrerer kortet, men ikke låser døren op, 23 % har svært ved at finde den rigtige indgang, 46 % at dørene er aflåste, og 46 % at alarmen går igang.
92 % har gjort Lokaleudlån opmærksom på problemet.
66 % oplever, at Lokaleudlån i høj eller nogen grad reagerer hurtigt på henvendelser om problemer med adgangskontrol.

Tilskud til børn og unge
46 % har kontaktet forvaltningen for at få rådgivning om tilskud. I 2011 var tallet 26 %.
Stigningen skyldes formentlig de ændrede tilskudsregler. Foreningerne har mulighed for at give individuelle svar. Mange efterlyser information om de nye tilskudsregler, generel hjælp til beregning af tilskud og udfyldelse af ansøgnings- og regnskabsskema.

Udviklingspuljen for børn og unge
8 % af foreningerne, der svarer, har i perioden 2011-13 modtaget støtte fra Udviklingspuljen. I 2011 var tallet 5 %.
95 % af de foreninger, der har modtaget støtte fra puljen, kunne være interesserede i at søge den igen.

Aftenskolers kendskab til DoCAS
47 % af aftenskolerne bruger alle DoCAS' funktioner. I 2011 var tallet 45 %.
80 % har kontaktet forvaltningen for at få hjælp til DoCAS, i 2011 var tallet 88 %.

Udviklingspuljen for aftenskoler
11 % har inden for de seneste to år søgt og fået tildelt midler fra puljen. I 2011 var tallet 12 %.
26 % kunne tænke sig at søge den, i 2011 var det 28 %.
38 % kunne tænkte sig at søge den igen, i 2011 var det 100 %

Konklusioner og tiltag

Øget digitalisering og nyt bookingsystem
Forvaltningen modtager i dag mange henvendelser om vejledning i brug af de eksisterende selvbetjeningsløsninger. Disse forventes at blive reduceret væsentligt, når det nye system er i drift. Forvaltningen planlægger desuden at gennemføre omfattende informationskampagner før, under og efter, at det nye system tages i drift.

Udnyttelse af offentlige faciliteter
Mange idrætsforeninger har reservationer, der ikke benyttes. I efteråret 2013 iværksattes en frit-lejde-ordning, hvor reserverede tider kunne afmeldes delvist. 
Forvaltningen vil promovere ordningen med særligt fokus på idrætsforeninger, og gøre yderligere opmærksom på de konsekvenser, det kan have ikke at afmelde ubrugte reservationer.

Ubemandet adgang på skoler
Størstedelen af de foreninger, der har tider på en skole med elektronisk adgangskontrol, har på et tidspunkt oplevet problemer med adgangskontrollen. 
Årsagen er enten brugerfejl eller fejl i de bagvedliggende IT-systemer. Brugerfejlene er som oftest, at kortet ikke er koblet til reservationen, at foreningen forsøger at anvende kortet uden for den tildelte tid, eller at brugsvejledningen ikke følges.
Fejl i IT-systemerne er ofte komplekse og svære at løse. Forvaltningen er blevet uddannet i fejlsøgning og -retning i IT-systemerne og er i løbende dialog med både Børne- og UngdomsFfrvaltningen, der stiller skolerne til rådighed, samt leverandørerne af systemerne om systematisk problemløsning og drift.
Forvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen planlægger i 2014 at gennemføre pilotprojekter med SMS-koder som erstatning for de eksisterende adgangskort på udvalgte skoler

Tilskud til børne- og ungeforeninger
Ændring af tilskuddet til medlemmer under 25 kan potentielt have stor betydning for mange foreninger, og en del foreninger har henvendt sig både til forvaltning og politikere med spørgsmål om konsekvenserne af ændringerne.

Forvaltningen vil informere mere systematisk om de nye tilskudsregler i form af informationsmøder og oplysninger på hjemmesider, samt målrettet de foreninger, ændringerne får konsekvenser for. 

Udviklingspuljen for børn og unge
Undersøgelsen viser, at der fortsat er behov for at øge kendskabet til puljen, men at brugen af den er stigende. Forvaltningen vil arbejde med at udbrede kendskabet til puljen og undersøge, om det kan gøres nemmere at søge den.

Ansøgnings- og regnskabsworkshop for foreninger
En del foreninger er i tvivl om fristerne for at søge tilskud og for at aflevere regnskab.

Forvaltningen vil gøre det lettere for foreninger at søge tilskud og aflevere regnskab ved at afholde en ansøgnings- og regnskabsworkshop før ansøgnings- og afleveringsfristen i juni.

Aftenskolers kendskab til DoCAS
DoCAS administrationssystemet er obligatorisk at bruge for alle aftenskoler til at kommunikere med forvaltningen med. Systemet skal som minimum bruges til at besvare forespørgsler fra forvaltningen om f.eks. tilskudsregnskab, omfordeling og ansøgninger. Der er blandt aftenskolerne stadig behov for at øge kendskabet til systemet.

Forvaltningen vil udbrede kendskabet til DoCAS til de aftenskoler, der ikke bruger alle dets funktioner i dag, afholde kurser i brugen af det og generelt yde personlig rådgivning.

Udviklingspuljen for aftenskoler
Mere end halvdelen af aftenskolerne kender puljen, men kun en mindre gruppe har søgt den. Undersøgelsen identificerer tre barrierer: kendskab til puljen, manglende ressourcer til udviklingsaktiviteter, samt krav om egenfinansiering.

Forvaltningen vil arbejde på at udbrede kendskabet til puljen og muligheden for at søge den.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Forvaltningen arbejder videre med anbefalingerne.


Mads Kamp Hansen

                                                                                     /Marianne Kruckow

Indstillingen blev taget til efterretning.