Nedsættelse af arbejdsgruppe ifm. projekt "Digital selvbetjening"

Folkeoplysningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 28. september 2005

 

 

7.      Nedsættelse af arbejdsgruppe ifm. projekt "Digital selvbetjening"

(FOU  60/2005)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Folkeoplysningsudvalget nedsætter en arbejdsgruppe til at bistå forvaltningen i forarbejdet til udviklingsprojektet med arbejdstitlen "Digital selvbetjening".

 

 

RESUME

Fritid & Idræt har et ønske om at gennemføre et udviklingsprojekt med det formål at forenkle ansøgningsprocessen, afskaffe indberetninger af udenbys deltagere og kvartalsindberetninger, fjerne uhensigtsmæssige og tidsrøvende forretningsgange i forbindelse med anvisning af løn, statistiske oplysninger samt automatisere tilskudsafregningen.

Udviklingsprojektet forudsætter, at alle foreninger, der modtager støtte til folkeoplysende voksenundervisning i Københavns Kommune, anvender et web-baseret administrationssystem, som forvaltningen kan trække relevante oplysninger fra.

Med henblik på en vurdering af eksisterende administrationsprogrammer ønskes nedsat en arbejdsgruppe med følgende kommissorium:

Arbejdsgruppen skal gennemgå eksisterende administrationsprogrammer og deres funktionalitet i forhold til ovennævnte udviklingsprojekt. Arbejdsgruppens rapport skal foreligge senest til Folkeoplysningsudvalgets møde den 5. december 2005.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Efter overgang til Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) er forvaltningen i gang med at redesigne arbejdsgangene. Samtidig lægger Københavns Kommunes IT-strategi op til øget anvendelse af IT og løsningsmuligheder, hvor borgerne i højere grad får mulighed for "selvbetjening".

I Voksenundervisningsafdelingen har det ført til et ønske om at undersøge mulighederne for at etablere et fælles web-baseret administrationsprogram placeret på kommunens server, som alle foreninger, der modtager støtte til folkeoplysende voksenundervisning skal anvende, men det kan ikke udelukkes at andre tekniske løsninger – med samme fordele – vil kunne bringes i anvendelse.

Forvaltningen skal have mulighed for selv at hente relevante data direkte, og for foreningerne betyder det, at de ikke længere skal indberette udenbys deltagere og kvartalsindberetninger. Det skulle også blive muligt løbende at opdatere tilskudsregnskabet, og foretage ansøgning uden anvendelse af papirskemaer.

Voksenundervisningsafdelingen har været i konta kt med Dansk Oplysnings Forbund (DOF), AOF og FOF, der alle har udviklet eget administrationssystem. DOF og AOF har tilkendegivet, at de gerne vil demonstrere deres administrationsprogram og udlåne en demoversion. Der foreligger endnu ikke svar fra FOF.

Tanken er, at den nedsatte arbejdsgruppe skal vurdere de eksisterende administrationsprogrammer med henblik på, at ét af dem kunne udgøre basis i en web-baseret løsning, hvor flere objekter efterfølgende skal kobles på.

Arbejdsgruppen har følgende kommissorium:

Arbejdsgruppen skal gennemgå eksisterende administrationsprogrammer og deres funktionalitet i forhold til ovennævnte udviklingsprojekt. Arbejdsgruppens rapport skal foreligge senest til Folkeoplysningsudvalgets møde den 5. december 2005.

Arbejdsgruppens sammensætning:

Arbejdsgruppens sammensætning skal repræsentere bredden i de folkeoplysende foreninger – store og små foreninger – foreninger med erfaring i brug af edb og foreninger uden den erfaring. Antallet af foreninger, der i dag anvender nogle af de programmer, der skal gennemgås, skal være afbalanceret.

Arbejdsgruppens størrelse vil være 8 – 10 personer, samt IT-konsulent fra Kultur- og Fritidsforvaltningen. Afdelingsleder i Voksenundervisningsafdelingen er formand for arbejdsgruppen.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Ingen konsekvenser

 

HØRING

Der er ikke foretaget høring.

 

BILAG

Ingen.

 

 

                      Mads Kamp Hansen

                                                                 / Niels-Anton Svendsen