Ny ansøgningsprocedure for børne- og ungeforeninger
Ny ansøgningsprocedure for børne- og ungeforeninger
Folkeoplysningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 24. august 2004
9. Ny ansøgningsprocedure for børne- og ungeforeninger
INDSTILLING
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
at Folkeoplysningsudvalget tager ændringen af regnskabs- og ansøgningsproceduren for børne- og ungeforeninger til efterretning.
RESUME
I bestræbelserne på at lette administrationsbyrden for børne- og ungeforeningerne foreslås det at sammenlægge afleveringstidspunktet for regnskab fra sidste år og ansøgning om tilskud for det kommende år. Afleveringsfristen bliver den 1. juli. Samtidig vil acontoudbetalingerne for det kommende år tage udgangspunkt i regnskabet fra sidste år med mindre der er væsentlige ændringer i foreningernes virksomhed.
Ændringen træder i kraft fra 1. juli 2005.
SAGSBESKRIVELSE
I bestræbelserne på at lette administrationsbyrden for børne- og ungeforeningerne foreslås det at sammenlægge afleveringstidspunktet for regnskab fra sidste år og ansøgning om tilskud for det kommende år.
I dag søger kendte foreninger om tilskud for det kommende år pr. 1. oktober. Regnskab aflægges halvandet år efter pr. 30. april. Foreningerne udfylder derfor to skemaer, og administrationen behandler to skemaer på forskellige tider af året (maj-august og oktober-december).
Hvis faserne slås sammen, vil det lette foreningernes arbejde, da de kun har en deadline at forholde sig til. Det betyder, at når regnskab afleveres for f.eks. 2003, søges der samtidig om tilskud for 2005.
Ændring af afleveringsfrist
Når to faser af tilskudsarbejdet skal behandles samtidig i forvaltningen betyder det et ekstra arbejdspres i perioden. For at tilskudsbevillingerne til foreningerne for det kommende år kan være på plads rettidig, må afleveringen af regnskaberne/ansøgningsskemaerne derfor fastlægges til 1. juli. På dette tidspunkt har foreningerne fået deres møde- og træningstider i de offentlige faciliteter for det kommende år. Forvaltningen vil som nu kunne have bevillingssagerne for det kommende år klar til decembermødet i Folkeoplysningsudvalget.
Ændringen træder i kraft
1. juli 2005, hvor regnskab for 2004 og ansøgning for 2006 afleveres samtidig.
Nemmere udfyldelse af
ansøgningsskema
I dag sker beregningen af det kommende års tilskud på baggrund af foreningens forventninger til næste år. For mindst 50 % af foreningerne går tallene i ansøgningsskemaet igen år for år, da de har næsten samme aktivitetsomfang, medlemsskare og driftsudgifts-/-indtægtsniveau. Det afspejler sig i regnskabsaflæggelsen. Derfor vil forvaltningen samtidig med sammenlægningen af ansøgnings- og regnskabsfristen fremover tage udgangspunkt i det indleverede regnskab ved beregningen af tilskud til det kommende år. Det sker, hvis foreningen ikke forventer væsentlige ændringer (10 % i op- eller nedadgående retning) på aktivitets-, medlems- eller driftsområdet.
Foreningerne vil ligesom i dag være garanteret, at de ved regnskabsaflæggelsen vil få tilskud efter den virksomhed, de har haft.
Hvis foreningen forventer væsentlige ændringer i op- eller nedadgående retning, skal hele ansøgningsskemaet udfyldes for det område, der forventes ændringer på. Disse ansøgninger behandles på "gammeldags manér" af forvaltningen.
Der udarbejdes et fælles ansøgnings- og regnskabsskema til brug for den ny procedure.
Afledte effekter
Nye foreninger har i dag ansøgningsfrist den 1. februar, 1. april, 1. august og 1. november.
Nye foreninger, som har afleveret deres ansøgning om godkendelse og tilskud til fristen 1. august, søger normalt tilskud for det kommende år sammen med de gamle foreninger pr. 1. oktober.
Ansøgningsfristen for tilskud for det kommende år flyttes fra den 1. oktober til den 1. juli for foreninger, der allerede modtager tilskud. Foreninger, som søger om godkendelse ved fristen 1. august, vil fremover skulle søge sammen med de helt nye foreninger, som har ansøgningsfrist 1. november. Dvs. de bliver godkendt af udvalget på august/september mødet for resten af året og skal søge om tilskud for det kommende år med frist 1. november.
MILJØVURDERING
Der er ikke foretaget miljøvurdering.
ØKONOMI
Der er ingen økonomi
forbundet med ændringen.
ANDRE
KONSEKVENSER
Ingen kendte.
HØRING
Der er ikke foretaget høring.
BILAG
Ingen bilag.
Mads Kamp Hansen
/