Ansøgning om afdragsordning fra Kulturmix

Se alle bilag

Folkeoplysningsudvalget skal tage stilling til ansøgning om afdragsordning fra Kulturmix samt en klage fra aftenskolen vedrørende sanktioner for for sent afleveret tilskudsregnskab for 2019.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Folkeoplysningsudvalget bemyndiger forvaltningen til at indgå tilbagebetalingsaftale med Kulturmix med afdrag i tre rater fordelt på efterår 2020, forår 2021 og efterår 2021,
at Folkeoplysningsudvalget fastholder konsekvenserne af for sent aflagt tilskudsregnskab over for Kulturmix, og
at Folkeoplysningsudvalget tager til efterretning, at Kulturmix sættes under skærpet tilsyn som følge af for sent aflagt tilskudsregnskab for 2019.

Problemstilling

Aftenskolen Kulturmix havde pr. 1. september 2020 ikke aflagt fyldestgørende regnskab for tilskuddet for 2019. Kultur- og Fritidsforvaltningen meddelte på den baggrund den 2. september 2020 aftenskolen, at Kultur- og Fritidsforvaltningen, jf. Retningslinjer for støtte til Folkeoplysning i København, afsnit 2.19.2, kræver hele tilskuddet for 2019 på 278.743,39 kr. tilbagebetalt. Kulturmix blev samtidig informeret om, at på baggrund af for sent afleveret regnskab, sættes aftenskolen under skærpet tilsyn.

Kulturmix fremsendte den 5. november det manglende regnskabsmateriale, hvorefter regnskabet kunne godkendes samt danne grundlag for ansøgning om tilskud for 2021.

Den 16. november indsendte aftenskolen en ansøgning til afdragsordning for tilbagebetaling af tilskud for 2019 (jf. bilag 1) samt en klage over DoCAS og en ansøgning om "kraftig nedsættelse af straf" (jf. bilag 1).

Løsning

Forvaltningen fremsendte 4. maj 2020 rykker for indsendelse af regnskab med frist for aflevering senest 12. maj. Aftenskolen blev samtidig oplyst om konsekvenserne ved for sen aflevering af regnskab. Anden rykker blev sendt 13. maj, og aftenskolen blev igen oplyst om konsekvenserne ved for sen aflevering af regnskab.

Aftenskolen har fremsendt likviditetsbudget (bilag 2), der sandsynliggør, at de ved betaling over tre rater (efterår 2020, forår 2021 og efterår 2021) kan afvikle gælden.

Forvaltningen foreslår, at der indgås en tilbagebetalingsaftale over tre rater (2020 - 2021) med følgende afdrag:

Modregning af tilskud for 2. halvår 2020 (raten er tilbageholdt) kr. 88.659,10 kr.
Modregning i første rate af tilskud for 2021 kr. 95.042,15 kr.
Modregning i anden rate af tilskud for 2021 kr. 95.042,15 kr.
I alt kr. 278.743,39 kr.

Kulturmix søger desuden i forbindelse med ansøgning om tilbagebetalingsaftale "kraftig nedsættelse af straf", da aftenskolen mener, at der i afgørelsen om tilbagebetaling af tilskud for 2019 ikke er taget højde for Covid-19 og de begrænsninger, der følger af dette, samt at problemer med DoCAS er en væsentlig årsag til, at tilskudsregnskabet ikke blev afleveret inden fristen.

I denne forbindelse nævner aftenskolen i januar 2020 at have forsøgt at generere et tilskudsregnskab for 2019 i DoCAS uden held. Dette skyldes, at Kultur- og Fritidsforvaltningen udsender forespørgsler i DoCAS til aftenskoler i starten af februar. Denne praksis er uændret fra foregående års regnskabsaflæggelse, og i 2020 udsendtes forespørgslerne den 3. februar (jf. bilag 3.) Herudover nævner aftenskolen, at det pga. Covid-19 har været vanskeligt at indsamle bestyrelsens underskrifter til godkendelse af regnskabet. Kultur- og Fritidsforvaltningen udsendte i anerkendelse af aftenskolernes svære situation den 12. marts en mail til alle aftenskoler, hvori det fremgik, at fristen for regnskabsaflæggelse blev forlænget til 1. maj på grund af Covid-19-situationen (jf. bilag 4.) Derudover modtog alle aftenskoler den 17. marts en mail fra Kultur- og Fritidsforvaltningen om, at såfremt det var vanskeligt at afholde generalforsamlinger og indsamle underskrifter fra alle bestyrelsesmedlemmer, godkendte forvaltningen undtagelsesvist tilskudsregnskaber kun med revisorpåtegning (jf. bilag 5).

Kulturmix nævner i beskrivelsen af sagsforløbet, at skolens administration var lukket fra 14. marts til 8.juli, og at skolelederen ikke har været tilstrækkelig opmærksom på alvorligheden i de tilsendte rykkere.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har fulgt den i Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København beskrevne rykkerprocedure (jf. bilag 6), men havde den 1. september 2020 forsat ikke modtaget fyldestgørende regnskabsmateriale fra Kulturmix, og deraf følger sanktioner som beskrevet i Retningslinjerne: Fuld tilbagebetaling af tilskud for pågældende tilskudsår. Det skal desuden bemærkes, at aftenskolen pr. 1. september også manglede at indberette oplysninger vedrørende udenbys deltagere for 5 halvår til brug for mellemkommunal refusion. Kultur- og Fritidsforvaltningen eftergav de to ældste halvår, og aftenskolen har siden indberettet de resterende tre halvår.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har ikke kendskab til problemer med DoCAS i forbindelse med indberetning af tilskudsregnskab 2019.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at de i Retningslinjerne beskrevne konsekvenser vedrørende for sent afleveret regnskab fastholdes, samt at Kulturmix sættes under skærpet tilsyn, indtil der er indsendt fyldestgørende og rettidige regnskaber i to på hinanden følgende regnskabsår.

Kulturmix er orienteret om tilbagebetalingskravet samt igangsættelse af skærpet tilsyn den 2. september 2020.