Intern Revisions gennemgang af udvalgte foreningers medlemstal - status

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Folkeoplysningsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Problemstilling

De folkeoplysende foreningers medlemstal for 2018, ligger til grund for udbetalingen af medlemstilskud for 2020. For nye foreninger er det medlemstallet på ansøgningstidspunktet.

Intern Revision, Københavns Kommune, har efter anmodning fra Kultur- og Fritidsforvaltningen gennemgået 32 udvalgte folkeoplysende foreningers medlemsgrundlag. Forvaltningen har efterfølgende fulgt op på Intern Revisions fund og anbefalinger.

Løsning

Intern Revisions gennemgang havde til formål at vurdere, om medlemstilskud for 2020 er udbetalt i overensstemmelse med Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København. Intern Revision har herefter:

1. Modtaget medlemslister for 2018 og stikprøvevis verificeret oplysningerne,
2. opgjort andelen af medlemmer bosat udenfor Københavns Kommune,
3. modtaget medlemslister for 2019 og påset, hvorvidt der har været en tilbagegang af medlemmer på mere end 10% (mindst 30 medlemmer)
4. efterprøvet, at samme person ikke fremgår med dobbelt medlemskab på medlemslister for 2018,
5. sandsynliggjort de samlede kontingentindtægter og stikprøvevist efterprøvet, om foreningen har modtaget kontingentbetalinger for de medlemmer, der fremgår af medlemslisten for 2018,
6. stikprøvevist indhentet tro- og love-erklæringer for medlemmer, som foreningerne har ansøgt om handicaptilskud til, og
7. på baggrund af de validerede medlemslister optalt medlemstallet på de enkelte alderskategorier i ansøgningsskemaet.

Resultaterne af Intern Revisions gennemgang fremgår af rapporten "Gennemgang af udvalgte foreningers medlemstilskud 2020", bilag 1. Intern Revision påpeger i den forbindelse, at det er forvaltningens ansvar at foretage det fornødne i forhold til at sikre, at udbetalingerne til foreningerne sker i overensstemmelse med gældende regler.

Forvaltningen har på den baggrund fulgt op på de konkrete resultater af Intern Revisions gennemgang i forhold til de 32 foreninger, hvis medlemstal er blevet gennemgået og vil på baggrund af Intern Revisions konkrete resultater for 23 foreningers vedkommende regulere tilskud i det omfang, det følger af Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København. Forvaltningen behandler fortsat sagerne vedrørende de ni resterende foreninger.

På baggrund af gennemgangen har Intern Revision endvidere fremsat dels forslag til præciseringer af Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København, dels anbefalinger kommunen bør følge fremover. De væsentligste præciseringer og anbefalinger omhandler følgende:

• Konkrete aftaler om dispensation for regnskabsåret.
• Opbevaring af medlemsregister og dokumentation for kontingentindbetaling.
• Frivilligt arbejde som kontingentbetaling for andre.
• Præcisering af medlemmer fra andre kommuner.

Punkterne er uddybet i bilag 1, afsnit 2.2.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces