Orientering om gennemgangen af FOF Københavns regnskabsmæssige forretningsgange og revision
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Folkeoplysningsudvalget tager orienteringen om gennemgangen af sagen om FOF Københavns uberettigede modtagelse af tilskud til efterretning.
Problemstilling
Folkeoplysningsudvalget anmodede på sit møde den 24. maj 2016 forvaltningen om at gennemgå FOF's regnskabsmæssige forretningsgange med FOF's revisor. Forvaltningen har med FOF Københavns ledelse og revision gennemgået de regnskabsmæssige forretningsgange og revisionsmæssige handlinger med henblik på at udrede sagen om uberettiget tilskud og sikre handlinger, der vil blive implementeret for at undgå lignende sager i fremtiden. Forvaltningen har ligeledes indhentet rådgivning fra Københavns Kommunes interne revision for at sikre, at kommunens regnskabsinstruks og andre retningslinjer overholdes, og at en sådan sag i fremtiden så vidt muligt forhindres.
Løsning
Forvaltningen har stillet FOF København en række spørgsmål til deres regnskabsaflæggelse og revision inden for en række forretningsgange. Svarene har tjent til at belyse sagen og finde muligheder for forbedring af sikkerheden. Herunder vil de væsentligste forretningsgange blive gennemgået, og de ændringer, FOF København nu vil gennemføre, beskrives for at sikre mod gentagelse af denne type svindel . Forretningsgangsbeskrivelserne vil blive endeligt vedtaget på et bestyrelsesmøde d. 15. sep. 2016. Det skal bemærkes, at den tidligere direktør og de tre involverede lærere er blevet politianmeldt, og at disse personer ikke længere er ansatte i FOF København.
Gensidig fakturering
Metoden til at svindle med løntilskud ved hjælp af fiktive hold har været ved gensidig fakturering mellem den tidligere direktør og de tre lærere. De tre undervisere har gennem deres virksomheder sendt fakturaer til FOF København uden specifikation på timer og/eller hold. FOF København har betalt fakturaerne fra underviserne via bankoverførsel. FOF København har sendt fakturaer den anden vej til undervisernes virksomheder for deltagerbetaling og lokaleleje. Kendetegnende for disse fakturer er, at de i det store hele var uspecificerede i forhold til, hvad der faktureres for. Det grundlæggende problem har været, at den tidligere direktør for FOF København tilsyneladende bevidst har forsøgt at undgå de almindelige kontroller i organisationen.
Ved den ordinære revision har faktureringerne, ifølge Beierholm Revision, ikke været udtrukket til yderligere bilagskontrol i nogen af de fire år i perioden 2011-2014, hvor Københavns Kommune har været involveret.
FOF København indfører nu en ny procedure, hvor det er fagkonsulenten på et givent område, der udarbejder fakturaen til betaling for underviserfirmaet. Alle fakturaer skal oprettes i ét system med fortløbende nummerering. Samtlige udbetalingsbilag godkendes og attesteres af direktøren og den medarbejder, som er ansvarlig for et indkøb. Efter at betalingen er indkodet i banken, godkendes betalingen elektronisk i banken af direktøren og den økonomiansvarlige. Der udskrives forinden en liste fra banken over dagens udbetalinger, som attesteres af direktøren. Listen opbevares i bogholderiet. Herudover afstemmes udbetalingskonti også ved den årlige eksterne revision i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskabet.
FOF København agter at forsætte med, at et mindre antal lærere fakturerer for undervisning gennem egne firmaer. Fakturaerne fra lærerne vil dog være udspecificeret med holdinformation og undervisningsdatoer for hvert enkelt hold. Uagtet at intentionen i lov og bekendtgørelse efter forvaltningens opfattelse er, at ansættelse og aflønning sker direkte mellem skole/forening og lærer, finder forvaltningen ikke, at der er hjemmel til direkte at forbyde fakturering som afregningsmetode.
Funktionsadskillelse
En væsentlig faktor i svindlen har været den manglende funktionsadskillelse mellem ledelsesfunktioner og de udførende økonomi-/bookingfunktioner. Det har været muligt for den tidligere chef at oprette hold og fakturaer i systemerne og betale fakturaer. FOF Københavns revision - Beierholm - har ikke hidtil bedt om oversigter over, hvem der har haft adgang til kritisk økonomiske systemer. Man har dog ved revisionen oplyst bestyrelsen om, hvem der har haft tegningsret til de få konti, der har haft alenefuldmagt. Et væsentligst nyt tiltag er, at direktøren fremover hverken opretter hold eller nye deltagere, eller foretager deltagertilmeldinger på hold. Direktøren kan i fremtiden heller ikke bogføre.
Eneundervisning
Udover fiktive hold har der i årene 2011-2014 været udbetalt tilskud fra Københavns Kommune til hold, som reelt var solo-instrumentalhold og dermed ikke tilskudsberettigede.
Instrumentalholdene for en bestemt underviser er blevet oprettet dobbelt, hvilket vil sige, at der er oprettet et holdnummer til administration af deltagerbetalinger og lokaler med videre (registreret som hold uden løntilskud) og et andet holdnummer til administration af timer og løntilskud.
Forvaltningen har tidligere sammen med de aftenskoler, der udbyder instrumentalhold, gennem en temarevision præciseret reglerne og definitionen på et hold inden for instrumentalundervisningen. Det skal bemærkes, at denne svindel ikke har været udbredt til mere end én lærer, der var uvidende om svindlen. Underviseren var blevet oplyst om, at eneundervisning ikke længere udløste tilskud, men at holdet skulle fortsætte alligevel.
Svindlen med eneundervisning blev opdaget af Beierholm Revision, efter sagen med fiktiv undervisning var blevet meldt af regnskabschefen. Svindlen med eneundervisning blev opdaget ved hjælp af såkaldt analytisk revision, hvor store datamængder blev gennemgået ved modellering af dataudtræk for at finde ud af, om der var flere former for uregelmæssigheder, der kunne tyde på svindel. Statistiske sammenligninger af materialet viste dubletter af holdene, der blev svindlet med, og der var en afvigelse mellem de dobbeltoprettede hold, hvor der kun var én lønudbetaling på et af holdene.
Personlig vinding
Svindlen i denne sag har tilsyneladende ikke været for egen vindings skyld. Dog har de tre lærere ved hjælp af de gensidige faktureringer gennem deres firmaer uretmæssigt modtaget tilsammen 365.827 kr. i løbet af de fire år, altså godt 120.000 kr. pr. lærer i gennemsnit. FOF København har i forhold til personlig vinding udtalt, at de har iværksat de undersøgelser, der vurderes at være tilstrækkelige til at afdække forholdene. FOF København har gennemgået de offentlige registre og sammenholdt med teksterne på FOF Københavns konto for lærer-faktureringer. I øvrigt sætter FOF København deres lid til, at den politimæssige efterforskning vil afdække dette yderligere.
Yderligere tiltag
De væsentligste konti i FOF Københavns økonomisystem afstemmes ugentligt af den økonomiansvarlige - i den forbindelse afstemmes også med FOF Københavns bankkonti. Afstemninger underskrives af direktøren og opbevares i bogholderiet. Ved uanmeldt ekstern revision afstemmes kontiene ligeledes. Fagkonsulenterne skal godkende lønlisterne, og direktøren er 2.-godkender på listerne.
I forbindelse med udarbejdelse af tilskudsregnskaber og tilskudsafregninger gennemgår direktøren og den økonomiansvarlige samtlige oprettede hold i FOF Københavns kursusadministrationsprogam og vurderer, om de er tilskudsberettigede. Lister over tilskudsberettigede og ikke-tilskudsberettigede hold attesteres af direktøren og opbevares i bogholderiet. Det fremgår ikke af FOF Københavns forretningsgangsbeskrivelse, om der fra den eksterne revisions side indføres særlige tiltag, der eftergår FOF Københavns ledelses vurdering af, hvad der er tilskudsberettiget.
Kultur- og Fritidsforvaltningen har indkaldt til møde med de øvrige kommuner, der har været berørt af svindlen. I mødet deltog - ud over Københavns Kommune - Frederiksberg Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune og Rudersdal Kommune. Mødet klargjorde, at der tilsyneladende ikke er væsentlige forskelle mellem kommunernes tilsyns- og kontrolindsatser.
Det er forvaltningens vurdering, at FOF Københavns initiativer i nødvendigt omfang imødegår risikoen for lignende tilfælde i fremtiden.
Økonomi
Der er tilbagebetalt et beløb på 2.633.780 kr. i uberettigede tilskud fra Københavns Kommune. Folkeoplysningsudvalget besluttede på sit møde den 24. maj 2016, at beløbet tilføjes tilskudsrammen for folkeoplysende voksenundervisning, og at tilskuddet indgår i grundlaget for omfordeling i oktober 2016.
Videre proces
Forvaltningen følger i dialog med FOF København op på implementeringen af FOF Københavns initiativer, herunder at eventuel fakturering i givet fald specificeres i tilstrækkelig grad.
Mads Kamp Hansen
/Rikke Thielcke
Beslutning
Maria Llambias forlod mødet under behandlingen af punktet grundet inhabilitet.
Folkeoplysningsudvalgets beslutning på mødet den 13. september 2016:
Indstillingen blev godkendt.
Repræsentanterne fra Radikale Venstre (Michael Gatten og Andreas Pourkamali) ønskede følgende ført til protokols:
"Radikale Venstre ønsker allerede nu at tilkendegive, at Radikale Venstre i forbindelse med næstkommende FOU-mødes behandling af omfordelingssagen på det folkeoplysende voksenundervisningsområde fremsætter ændringsforslag om, at det af FOF København tilbagebetalte beløb på kr. 2.633.780 kr. (drift) øremærkes til modregning af / tilbagebetaling til de berørte idrætsforeninger, der i indeværende år (2016) opkræves gebyrbetaling for voksenforeningers brug af idrætsfaciliteter, jf. FOU-udvalgets tidligere beslutning herom."