Opfølgning på medlemsforslag om støtte til administrativ bistand til frivillige folkeoplysende foreninger
Folkeoplysningsudvalget skal drøfte muligheder for administrativ bistand til frivillige folkeoplysende foreninger og tage stilling til, om der skal iværksættes initiativer.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
-
at Folkeoplysningsudvalget drøfter muligheder for administrativ bistand til frivillige folkeoplysende foreninger, og
-
at Folkeoplysningsudvalget tager stilling til, om der skal iværksættes initiativer.
Problemstilling
Folkeoplysningsudvalget drøftede på sit møde den 25. oktober 2022 medlemsforslag om administrativ bistand til frivillige folkeoplysende foreninger fra Claus Buch.
Udvalget anmodede forvaltningen om at vende tilbage med en ny indstilling.
Løsning
Kravene til foreninger og aftenskoler tager grundlæggende udgangspunkt i folkeoplysningsloven og i medfør af loven Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København.
Retningslinjerne bliver løbende ændret/justeret. Ændringer bliver altid forelagt Folkeoplysningsudvalget til godkendelse.
Arbejdet i forvaltningens Task Force på tilskudsområdet – og i den forbindelse også tilsyn fra kommunens interne revision – har medført et større fokus på, at Retningslinjerne og praksis er lov- og regelmedholdelig. Forvaltningen er løbende i kontakt og dialog med Intern Revision og kan i den proces i dialog med Intern Revision ændre/justere nogle procedurer og formkrav.
Det er samlet set forvaltningens vurdering, at kravene til foreninger og aftenskoler er passende i forhold til afrapportering for tildelte tilskud/faciliteter. Forvaltningen er opmærksom på løbende at vurdere, om der er behov for og/eller grund til yderligere justering.
Der er samtidig heller ikke tvivl om, at nogle foreninger og aftenskoler
oplever, at de administrative krav fra offentlige instanser er en byrde.
Forvaltningen har gennem årene oplevet foreningernes udfordringer
med for eksempel elektroniske løsninger. På baggrund af forvaltningens erfaringsopsamling
er nedenstående overblik udarbejdet.
Foreningsområdet (bilag 1)
På foreningsområdet kan der søges medlems- og lokaletilskud (og korrektion
af samme), tilskud til lederkurser og tilskud fra Udviklingspuljen
for børn og unge. Der skal aflægges regnskab for modtagne tilskud.
Foreningerne skal derudover opfylde forskellige yderligere betingelser.
Eksempler på krav, som foreninger oplever som besværlige:
- Håndtering af den digitale indberetning.
- Kravene til modelregnskab harmonerer ikke altid med foreningensbogføringssystem.
- Lyrikken omkring erklæringer, herunder også oplysning omregnskabspraksis.
- Frister kan være en udfordring.
- Opdatering af kontaktoplysninger.
- Bekræftelse af cvr.nr.
- Omkostninger ved oprettelse af Nemkonto.
- Tilknytning af Nemkonto.
- Erklæring om indhentelse af børneattest.
Voksenundervisningsområdet (bilag 2)
Aftenskolerne kan søge tilskud til lærer- og lederløn, PEA-tilskud, handicapbetingede udgifter, udgifter til debatskabende aktiviteter og udgifter til foredrag. Der skal aflægges regnskab for modtagne tilskud.
Aftenskolerne skal derudover indberette statistik én gang om året og deltagere fra andre kommuner to gange om året.
Som på foreningsområdet skal aftenskolerne desuden opfylde forskellige yderligere betingelser.
Eksempler på krav, som aftenskoler oplever som besværlige:
- Digital indberetning.
- Indberetning af deltagere fra andre kommuner.
- Opdatering af kontaktoplysninger.
Booking (bilag 3)
Foreninger og aftenskoler kan søge om tider i offentlige faciliteter. Ansøgning sker gennem Foreningsportalen, hvor der skal oprettes hold for de grupper, der søges til.
Eksempler på krav/processer, som foreninger og aftenskoler oplever som besværlige:
- Lange svartider i Foreningsportalen.
- Foreninger har herudover givet udtryk for, at det er en tidskrævende proces at søge om tider.
Kulturministeriet (bilag 4)
Ministeriet gennemførte i foråret 2022 en spørgeskemaundersøgelse blandt foreningsaktive, der udfører administrative opgaver. Undersøgelsens formål var at belyse, hvordan frivillige og foreningsaktive oplever regler, procedurer og andre former for krav, som kræver tid og kræfter i foreningslivets dagligdag.
Besvarelserne peger på, at blandt andet ansøgninger om tilskud hos kommunerne, medlemsregistrering, regnskabsaflæggelse og mængden og kompleksiteten af regler opleves som byrdeskabende/ressourcekrævende.
Gennemgående forslag, til hvordan administrative byrder kan lempes, var i besvarelserne:
- At det gøres lettere at ansøge om tilskud hos kommuner og or-ganisationer.
- At tildelingen af lokaler gøres mindre administrativt tung.
- At det gøres lettere at honorere frivillige.
- At medlemsregistrering gøres lettere.
- At der gives vejledning til administrativt arbejde.
- At ansøgningsprocessen ved afholdelse af arrangementer gøres nemmere.
- At hvidvaskreglerne lempes for foreninger.
Honorering af frivillige og hvidvaskreglerne kræver lovændringer, hvis der skal ske en ændring for foreningerne.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen arbejder videre på baggrund af udvalgets tilkendegivelser.
Mads Kamp Hansen
/Rikke Lauritzen
Beslutning
Folkeoplysningsudvalgets beslutning på mødet den 7. februar 2023:
Udvalget drøftede muligheder og udfordringer på området.
Udvalget besluttede, at der ikke på nuværende tidspunkt skal iværksættes initiativer udover de allerede i igangværende (udbud af nyt bookingsystem og nyt tilskudsadministrativt system, arbejdsgruppe vedr. handicaperklæringer m.m.).