Orientering om bookingsystemet BRND

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Folkeoplysningsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningens aftale om drift at det nuværende lokalebookingsystem udløber med udgangen af 2017. Forvaltning har i den anledning siden 2013 arbejdet på at etablere et nyt system, der skal understøtte forvaltningens arbejde med udbetaling af tilskud og tildeling af lokaler til folkeoplysende foreninger.

Løsning

Folkeoplysningsudvalget udtrykte på sit møde den 22. april 2017 bekymring for, om bookingsystemet BRND er det rigtige valg af bookningsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen. I det følgende redegøres for forløbet op til valget af BRND.

BRND-systemet er anvendeligt i forhold til den organiserede idræt. Den selvorganiserede idræt håndteres i et andet system, idet det dog bemærkes, at de to systemer bindes sammen af en fælles kalender, som via en databaseløsning eliminerer risikoen for dobbeltbookninger.

Forarbejde
Kultur- og Fritidsforvaltningen har gennem længere tid arbejdet med en forlængelse af KMDs løsning, men KMD har ikke kunnet efterkomme de funktionskrav, forvaltningen har til en fremtidig løsning. Det kunne lade sig gøre, at fortsætte med det nuværende system med den nuværende - utilstrækkelige - funktionalitet. KMD har imidlertid varslet en betydelig prisstigning fra årsskiftet 2017/2018, uden det dog har været muligt at få oplyst den præcise omkostning. Sammenholdt med den manglende opfyldelse af forvaltningens krav til funktionalitet betyder dette, at forvaltningen har fravalgt et fortsat samarbejde med KMD.

Valget af BRND
I forbindelse med markedsafklaring har leverandøren af BRND vist sit koncept i konkurrence med i alt 14 leverandører. Alle leverandører er udfordret af de store datamængder i Københavns Kommune.

Konceptafprøvningen viste, at BRNDs løsning var den bedste af de afprøvede. Vurderingen var imidlertid, at BRNDs oprindelige løsning ikke i tilstrækkelig grad lever op til de stillede krav. Kultur- og Fritidsforvaltningen har derfor indgået et samarbejde om at videreudvikle løsningen. Forvaltningen stiller konkrete krav til løsningens arkitektur og funktionalitet.

Fritid Københavns administrative brugere og den tekniske projektleder har netop testet løsningen, og BRND har bestået testen. Forvaltningen mener, at de to parter i samarbejde har forudsætningerne for at skabe en løsning, som lever op til Kultur- og Fritidsforvaltningens behov.

Forholdsregler i kontrakten
Når Kultur- og Fritidsforvaltningen vælger at samarbejde med en mindre leverandør som BRND, kræver det, at forvaltningen sikrer sig mod de risici, det kan indebære. Denne sikring opnås gennem den kontrakt, som indgås med BRND. Der er i kontrakten taget højde for både konkurs, uoverensstemmelser og ejerskab af den udviklede software.

BRNDs løsning vurderes at være det bedst mulige udgangspunkt
Den projektgruppe, som har stået bag valget, anser samarbejdsformen og leverandørens formåen og tilgang for at være det bedst mulige udgangspunkt for at få en tilfredsstillende løsning. Dette særligt set i lyset af et marked, hvor der ikke findes færdige og reelt brugbare løsninger til Kultur- og Fritidsforvaltningens behov.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen fortsætter arbejdet med etableringen af en platform til udbetaling af tilskud og tildeling af lokaler til folkeoplysende foreninger.

Mads Kamp Hansen

                                   /Eva Kartholm