Regnskaber for de frivillige folkeoplysende foreninger for 2018

Folkeoplysningsudvalget skal godkende regnskabsaflæggelse for 2018 for de frivillige folkeoplysende foreninger for børn og unge.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,    

1. at Folkeoplysningsudvalget godkender regnskaberne for 2018 for 421 frivillige folkeoplysende foreninger (bilag 1),
2. at Folkeoplysningsudvalget tager til efterretning, at 16 foreninger i henhold til folkeoplysningslovens § 30 skal tilbagebetale tilskud for 2018 og tilskud for 2019 samt udelukkes fra at modtage tilskud i 2020. Trods to rykkere har 6 foreninger ikke indsendt regnskab for 2018, mens 10 foreninger ikke har indsendt alle oplysninger, der er brug for i den endelige sagsbehandling (bilag 2),
3. at Folkeoplysningsudvalget tager til efterretning, at sagsbehandlingen fortsætter for 15 foreninger,
4. at Folkeoplysningsudvalget godkender regnskaberne for undervisning efter visitkortmodellen for 2018 for tre frivillige folkeoplysende foreninger (bilag 2), og
5. at Folkeoplysningsudvalget godkender, at tilgodehavender fra tre foreninger på i alt 269.221 kr. afskrives som uerholdelige efter folkeoplysningslovens § 31 (bilag 2) og
6. at Folkeoplysningsudvalget giver afslag på  ansøgning om dispensation fra ansøgningsfristen fra Copenhagen Beachvolley, der afleverede materialet efter fristen i sidste rykkerbrev (bilag 3).

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen har anmodet om tilskudsregnskaber samt årsregnskaber fra foreninger, som har modtaget tilskud i 2018. Derudover er der indhentet tilskudsregnskaber fra tre frivillige foreninger, der har fået tilskud til undervisning efter visitkortmodellen i 2018.

16 foreninger har på trods af to rykkerskrivelser ikke indleveret regnskab eller andre manglende oplysninger til brug for den endelige sagsbehandling.

Sagsbehandlingen af 15 foreningers regnskaber er endnu ikke afsluttet.

Løsning

Formålet med aflæggelse af regnskaber for 2018 er at få afklaret, om foreningerne har anvendt tilskuddet i overensstemmelse med de gældende retningslinjer. 

Retningslinjerne er ændret fra og med tilskudsåret 2018 således, at der kun foretages reguleringer for nye foreninger samt tilskud til hytteudgifter. Derudover skal der reguleres i de tilfælde, hvor foreningen i løbet af året har haft væsentlige ændringer i foreningens tilskudsgrundlag. Ved ansøgningen 1. juni har foreningen endvidere pligt til at give besked, hvis den har konstateret en medlemstilbagegang på mere end 10% og mindst 30 medlemmer i forhold til året inden ansøgningsåret. For lokaleudgifter er der tale om ændringer på mere end 10% og mere end 10.000 kr. Foreningerne har i løbet af tilskudsåret mulighed for at søge om forøget tilskud i løbet af året.

1. Behandlingen af de i alt 421 indkomne regnskaber for 2018 viser en netto tilbagebetaling på 3.060.794 kr.

2. Det indstilles, at 16 foreninger skal tilbagebetale de udbetalte a conto tilskud for 2018 og 2019, og at disse 16 foreninger udelukkes fra at modtage tilskud i 2020. Trods to rykkere har seks foreninger ikke indsendt regnskab for 2018, og 10 foreninger har ikke indsendt de sidste oplysninger til brug for den endelige sagsbehandling (bilag 2).

3. Tre frivillige folkeoplysende foreningers regnskaber for tilskud til undervisning efter visitkortmodellen for 2018 godkendes (bilag 2).

6. Tre foreningers tilskud på i alt 269.221 kr. indstilles til afskrivning som uerholdelige. Alle fordringer vurderes til at være uerholdelige, idet foreningerne er ophørt, og der ingen er at gøre krav gældende imod (bilag 2).

Amager Badminton Club er opløst og der er modtaget 41.954 kr. fra boet i juli måned 2019.

De to øvrige foreninger har ikke reageret på forvaltningens henvendelser, og det har ikke umiddelbart været muligt at komme i kontakt med dem. Forvaltningen har på den baggrund skønnet, at kommunens fordringer mod dem er uerholdelige.

7. Sagsbehandlingen fortsætter for 15 foreninger, heraf 12 foreninger som er udtaget til kontrol (bilag 2). For 5 foreningers vedkommende er afvigelserne så væsentlige, at tilskuddene er sat i bero.

8. Copenhagen Beachvolley har indsendt mail omkring indsendelse af materiale efter tidsfristen (Bilag 3).

Øvrigt
I medlemstallene indgår også indberetninger fra foreninger, der indstilles til tilbagebetaling på grund af manglende indsendelse af resterende materialer, foreninger der er lukket i løbet af 2018, samt de 15 foreninger, hvor sagsbehandlingen ikke er afsluttet.

For de foreninger, som skal betale tilskud tilbage for regnskabsåret 2018, vil der blive fremsendt krav om tilbagebetaling.

Tilskuds- og regnskabsberegningerne 2018 er sket på baggrund af følgende tal: 

Satsen for medlemstilskud var i 2018 på 290 kr. pr. medlem under 25 år.

Udover den ordinære behandling af foreningernes regnskaber følger forvaltningen op på Intern Revisions rapport om gennemgangen af udvalgte foreningers medlemstilskud, jf. dagsordenens punkt 3.

Økonomi

Der forventes tilbagebetaling på netto 3.060.794 kr. samlet for medlemstilskud og lokaletilskud, som for meget udbetalt tilskud.

Der forventes tilbagebetaling på netto 9.098 kr. for undervisning 2018.

Der forventes tilbagebetalinger på 822.279 kr. vedrørende udbetalte tilskud i 2018 og 2019 som følge af manglende indsendelse af materiale.

Fordringer på 269.221 kr. for tidligere år afskrives som uerholdelige og finansieres af tilbagebetaling af for meget udbetalt tilskud.

Samlet oversigt
Tilbagebetaling ved afregning medlems- og lokaletilskud	3.060.794 kr.
Tilbagebetaling for undervisning, visitkort	9.098 kr.
Manglende indsendelse af regnskabsmateriale	822.279 kr.
I alt	3.892.171 kr.
Afskrivning af gæld fra foreninger	-269.221 kr.
Nettotilbagebetaling	3.622.950 kr.

Videre proces

Foreninger, der skal have foretaget regnskabsopgørelse, vil få besked om dette pr. mail. Foreningerne vil få oplyst hvilket medlemsgrundlag og hvilke lokaleudgifter, der er lagt til grund for regnskabsopgørelsen, og hvilke oplysninger der danner grundlag for beregning af tilskud for 2020. Foreningerne vil få 14 dage til at komme med indsigelser til regnskabsopgørelsen.

Foreninger, som skal have udbetalt tilskud i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, vil få tilskuddet udbetalt ultimo november måned.

Foreninger, som skal tilbagebetale i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, er i regnskabsbrevet gjort opmærksomme på, at det for meget udbetalte tilskud i 2017 skal indbetales inden 30 dage. Faktura vil blive fremsendt til foreningens digitale postkasse efter indsigelsesfristen.

 

Mads Kamp Hansen

                                            /Marianne Kruckow

Folkeoplysningsudvalgets beslutning på mødet den 5. november 2019:

Indstillingen blev godkendt.