Tema: Kontrol på folkeoplysningsområdet
Indstilling og beslutning
- at Folkeoplysningsudvalget tager redegørelsen til efterretning.
Problemstilling
Løsning
På folkeoplysningsområdet forudsætter tildeling af tilskud godkendelse som folkeoplysende forening. Foreninger godkendes, jf. Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i Københavns Kommune. Tilskud på folkeoplysningsområdet tildeles ligeledes efter disse retningslinjer. Regler for revision er fastlagt i kapitel 6 i retningslinjerne. Deuden gælder "Københavns Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ", kapitel 10 om tilskudsforvaltning for området.
Nedenfor oplistes de kontroltiltag, som forvaltningen foretager i forbindelse med de forskellige folkeoplysende tilskud.
På hele området gælder det, at driftstilskud betales forud i rater afhængig af tilskuddets størrelse. Hvis aktiviteten ved regnskabsaflæggelsen viser sig mindre end det, der er søgt tilskud på baggrund af, kræves det for meget udbetalte tilskud tilbage eller modregnes i kommende tilskud. Hvis forvaltningen gøres opmærksom på, at godkendte foreningers aktiviteter ændrer sig i en sådan grad, at de ikke længere kan bevare godkendelsen, er der fastlagt en procedure for redegørelser, dokumentation og evt. indstilling til fratagelse af godkendelse.
Der udtrækkes stikprøver på de folkeoplysende tilskud i forbindelse med regnskabsaflæggelse. Hvis en stikprøvekontrol viser, at der er tegn på uregelmæssigheder, kan der føres tilsyn. Ved et tilsyn indkalder forvaltningen al fornøden dokumentation og indkalder tilskudsmodtager til et møde. Herudover kan der føres både varslede og uvarslede tilsyn med fokus på såvel aktiviteter som facilitetsudnyttelse.
Der indhentes "Erklæring om indhentelse af børneattest" fra foreningerne årligt.
Forvaltningens tilsyn med foreninger:
Der findes fire typer økonomiske tilskud til foreninger:
- Aktivitetstilskud
- Driftstilskud
- Lederkursustilskud
- Udviklingspuljetilskud
Aktivitetstilskud er et tilskud beregnet på baggrund af medlemstal under 25 år. Driftstilskud er et tilskud til drift af private lokaler (egne eller lejede). Tilskuddet beregnes på baggrund af forskellige omkostninger og er endvidere afhængigt af aktivitetsniveauet i lokalerne, aldersfordeling i foreningen samt nogle maks. beløbsgrænser for de enkelte elementer.
Aktivitetstilskud og driftstilskud kan ansøges en gang om året, 1. juni, hvor der søges om tilskud til det kommende år og aflægges regnskab for det foregående år. På ansøgningsskemaet angives en række oplysninger om, hvem der tegner foreningen, generalforsamlingsreferat, regnskab, aktivitetsopgørelser m.m. Revisor udfylder endvidere et tjekskema, som angiver, at revisor har kontrolleret de tilskudsudløsende faktorer.
Kontrollen i forvaltningen består for alles vedkommende af tjek af, om alle bilag er indkommet og gennemgang af disse. Er der mangler eller uklarheder, spørges der om yderligere information. Baggrunden herfor er enten forhold, som ved sagsbehandlingen vurderes som specielle eller tip fra omverdenen om noget, der bør undersøges nærmere. Herudover gennemføres kontrolbesøg eller indkaldelse af yderligere materiale, fx medlemslister.
Lederkursustilskud er dækning af 80 % af kursusudgifter inden for nærmere fastsatte grænser, som er fastsat i retningslinjerne. Kontrollen med dette tilskud består i, at 10% af sagerne udtages stikprøvevis og på indikation til bilagskontrol.
Udviklingspuljen er et tilskud til nye foreninger eller nye tiltag i eksisterende foreninger. Kontrollen med disse tilskud består dels i en regnskabs- og bilagskontrol samt gennemgang af en evalueringsrapport for projekterne. Endvidere er der i alle, bortset fra meget kortvarige projekter, et midtvejsmøde, som følger op på projektets forløb.
Forvaltningens tilsyn med aftenskoler:
Der findes fem typer økonomiske tilskud til aftenskoler.
- Tilskud til lærer- og lederløn
- Debatarrangementer
- Lokaletilskud
- PEA-tilskud
- Udviklingspulje
Tilskud til lærer- og lederløn gives på baggrund af den gennemførte aktivitet i det senest afsluttede regnskabsår. Tilskuddet består i et tilskud på baggrund af lønninger fastsat af Finansministeriet. Der gives 1/3 af lønnen i tilskud for almen undervisning og 7/9 til handicap- og instrumentalundervisning. For deltagere der er handicappede i forhold til undervisningen skal der udfyldes en handicaperklæring.
Tilskud til debatarrangementer er en del af tilskuddet til lærer- og lederløn. Mindst 10% af tilskudsbeløbet skal anvendes til debatskabende aktiviteter.
Lokaletilskud er et tilskud til drift af private lokaler (egne eller lejede). Langt størstedelen af dette tilskud er til særligt udstyrede lokaler, hvor tilskuddet gives pr. time efter en af Folkeoplysningsudvalget fastsat tarif afhængig af budgettet hertil. Derudover gives tilskud på 75 % af driftsudgifterne (inden for nærmere fastsatte grænser) til lokaler, når kommunen ikke har mulighed for at stille ledige offentlige lokaler vederlagsfrit til rådighed.
PEA-tilskud er et tilskud til nedbringelse af egenbetalingen for pensionister, efterlønsmodtagere, arbejdsledige og studerende. For at opnå tilskuddet skal man dokumentere at tilhøre en af disse kategorier.
Tilskud til lærer- og lederløn, debat, PEA samt lokaletilskud behandles samlet. Aftenskolerne søger om tilskud for det kommende år senest 1. oktober og aflægger regnskab for det foregående år 1. april. Til regnskabsaflæggelsen indsender aftenskolerne tilskudsregnskaber, revisortjekskema m.m. Kontrollen med tilskuddet foregår på samme måde som beskrevet under foreningernes aktivitets- og driftstilskud.
Udviklingspuljen har en meget begrænset volumen. Projekter i denne pulje følges løbende af forvaltningens konsulenter. Regnskabsopfølgningen sker på samme måde som foreningernes udviklingspulje. Herudover udvælges et antal projekter til opfølgnings- og kontrolbesøg.
Forvaltningens tilsyn med udnyttelse af lokaler:
Udnyttelsesgraden kontrolleres kun ved henvendelser eller ved stikprøvemålinger. Aktuelt følges der op på den store facilitetsundersøgelse fra 2013 bl.a. gennem opsætning af termiske kameraer i 40 udvalgte faciliteter. KFU og Folkeoplysningsudvalget orienteres om resultaterne af opfølgningsinitiativerne i oktober 2014.
For alle tilskud inklusive lokaletildeling foretages umiddelbar kontrol ved begrundet mistanke om uregelmæssigheder. Kontrollen består i indhentelse af relevant dokumentation i forhold til de tildelte tilskud.
Forvaltningen er i gang med at gennemgå de forskellige procedurer for kontrol med henblik på en mere tillidsbaseret tilskudsforvaltning. Formålet med den tillidsbaserede tilskudforvaltning er at foretage den lovpligtige og relevante kontrol af tilskudsmodtageres anvendelse af tilskud på en enkel og gennemskuelig måde, som ikke bebyrder projekt- og tilskudmodtagere med unødige krav.
Videre proces
Mads Kamp Hansen
Marianne Kruckow
Beslutning
Redegørelsen blev taget til efterretning.