Opgradering af Tolkeformidlingens tolkedatabase og etablering af onlinebestillingssystem (Bilag)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 27. november 2002

13. Opgradering af Tolkeformidlingens tolkedatabase og etablering af onlinebestillingssystem (Bilag)

FAU 518/2002 J.nr. 518/2002

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsudvalget godkender, at der anvendes ca. 300.000 kr. (ex. moms) fra IMK 5.60. (Integrationsmidler, grundtilskud) til opgradering af Tolkeenhedens tolkedatabase samt etablering af onlinebestillingssystem.

Tolkeformidlingen har gennem længere tid haft ønske om at få etableret et online system til bestilling af tolke med henblik på at kunne yde en mere effektiv og tidssvarende betjening af Tolkeformidlingens brugere.

Tolkeformidlingens nuværende system, hvor brugerne ringer til Tolkeformidlingen medfører, at det ofte er meget svært for brugerne at komme igennem på telefonerne i Tolkeformidlingens åbningstid. Tilsvarende, når Tolkeformidlingen har fundet en tolk, kan det være vanskeligt at komme igennem til brugerne for at bekræfte formidlingen. Det er ikke usædvanligt, at der må ringes 5-7 gange.

Samtidig arbejder Tolkeformidlingen på baggrund af en "hjemmelavet" accesstolkedatabase, der kun giver ringe mulighed for målrettet at søge på egnede og ledige tolke til en opgave, hvilket medfører en forholdsvis ineffektiv og tidskrævende bookning.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har undersøgt diverse muligheder for udvikling af Tolkeformidlingens database/etablering af on-line bestilling, og der er nu indhentet et tilbud fra firmaet COM-IT, der lever op til Tolkeformidlingens behov.

Tolkeformidlingen har gennem længere tid haft ønske og behov for en udvikling af deres nuværende Tolkedatabase, der er baseret på en "hjemmelavet" accessdatabase, der kun giver ringe mulighed for målrettet at søge på egnede og ledige tolke til en opgave, hvilket bl.a kan medføre, at tolkeformidlerne kan ringe flere gange til samme tolk om opgaver, der ligger på samme tidspunkt. Der er ingen sorteringsmekanisme, der screener for, at en given tolk, allerede har sagt nej til opgaver på en bestemt dag/tidspunkt. Konsekvensen er en unødig ineffektiv og tidskrævende booking. Endvidere har Tolkeformidlingen oplevet nedbrud på databasen, der har medført at Tolkeformidlingen i perioder ikke har kunnet varetage selve tolkeformidlingen.

Samtidig medfører Tolkeformidlingens nuværende bookingsystem, hvor brugerne ringer til Tolkeformidlingen at det ofte er endog meget svært for brugerne at komme igennem på telefonerne i Tolkeformidlingens åbningstid. Tilsvarende, når Tolkeformidlingen har fundet en tolk, kan det være vanskeligt at komme igennem til brugerne for at bekræfte formidlingen. Det er ikke usædvanligt, at der må ringes 5-7 gange

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har undersøgt diverse muligheder for udvikling af Tolkeformidlingens database/etablering af on-line bestilling, og der er nu indhentet et tilbud fra firmaet COM-IT, der lever op til Tolkeformidlingens behov.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen skal bemærke, at den eksisterende database ikke umiddelbart ydelsesmæssigt kan bringes til at fungere tilfredsstillende. Samtidig er der problemer, hvis 2 brugere opdaterer samme databasefelt.

Det vurderes ikke forsvarligt at videreprogrammmere på eksisterende database, idet udgifterne hertil ikke står mål med de opnåede forbedringer.

Ved det indhentede tilbud omprogrammeres den eksisterende database til en SQL-database, og samtidig skabes der et web-interface, som kan danne grundlag for tilgang til bestilling m.m. via en almindelig web-browser for brugere på FAF's intranet.

Udvikling af database/etablering af onlinebestilling vil samlet set betyde en betydelig serviceforbedring over for Tolkeformidlingens kunder, idet

• brugerne vil kunne bestille tolk døgnet rundt uden ventetid
• tolkeformidlerne kan via kalendersystem målrette søgningen af tolke langt bedre
• tolkeformidlerne vil altid kunne give svar på bestillinger uden ventetid

Samtidig vil der hos Tolkeformidlingens kunder bl. a. i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen være en ikke ubetydelig administrativ gevinst ved etablering af muligheden for online bestilling af tolke. Ca. 50 % af tolkninger formidlet af Tolkeformidlingen sker til kunder i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Ingen miljømæssige konsekvenser

Tilbuddet fra COM-IT andrager ca. 300.000 kr. ex moms. Midlerne tages fra IMK 5.60. (Integrationsmidler, grundtilskud).

Ingen

Ingen.

• Tilbud fra COM-IT

Grethe Munk

/