Implementering af styreredskab til ejendomsvedligeholdelse (Care Taker)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 26. juni 2002

4. Implementering af styreredskab til ejendomsvedligeholdelse (Care Taker)

FAU 303/2002 J.nr. 303/2002

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen igangsætter anvendelsen af styringsredskabet Caretaker samt, at der afsættes 646.000 kr. af vedligeholdelsesmidler til gennemgang og tilstandsvurdering af de amtskommunale institutioner.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder, at gennemgangen og tilstandsvurderingen af de øvrige institutionsejendomme igangsættes, i takt med at der tilvejebringes den nødvendige finansiering.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender vedlagte udkast til høringssvar til Kultur- og Fritidsforvaltningen, hvori Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget principgodkender at styringsredskabet Caretaker implementeres i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, samt ønsker at komme i betragtning ved fordelingen af den resterende del af den oprindelige bevilling på 3 mio. kr., såfremt den resterende del af bevillingen overføres til 2002 og 2003.

I forbindelse med udmøntning af vedligeholdelsespuljen i 2000 besluttede Borgerrepræsentationen (BR 14/2000) at afsætte 3 mio. kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven, med henblik på udvikling af en metode, der gør det muligt at sammenligne vedligeholdelsesstandarder, og på sigt styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens ejendomme.

Bevillingen blev givet til Kultur- og Fritidsforvaltningen, der har haft formandsskabet i en styregruppe med deltagelse af samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand. Som resultat af denne styregruppes arbejde er der udarbejdet en rapport, der beskriver styringsredskabet til ejendomsvedligeholdelse. Rapporten er sendt til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

I rapporten anbefales det at Kultur- og Fritidsforvaltningen bemyndiges til på de implicerede forvaltningers vegne at indgå en aftale med virksomheden COWI Rådgivende Ingeniører om en serviceaftale for styringsredskabet Caretaker samt at der installeres en fælles IT server til brug for centrale edb programmer i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Der lægges i rapporten vægt på, at det fremtidige styringsredskab skal kunne give et bedre overblik over såvel den enkelte forvaltnings som kommunens bygningers samlede vedligeholdelsestilstand, end tilfældet er i dag. Styringsredskabets data skal kunne anvendes til effektiv planlægning, styring og prioritering af den fremtidige vedligeholdelsesindsats.

Efter implementering af styringsredskabet og efter indlægning af data i systemet kan Økonomiforvaltningen trække på de øvrige forvaltningers data, med henblik på at forelægge en samlet status om vedligeholdelsesindsatsen.

For Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vedkommende vurderes det, at indlægning af stamdata samt tilstandsvuderingen af alle forvaltningens ejendomme vil koste ca. 2,7 mio. kr. Forvaltningen vurdere, at det ikke vil være muligt at afholde denne udgift over vedligeholdelsesmidlerne.

Det anbefales derfor, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i første omgang indhenter stamdata og tilstandsvurderinger for de amtskommunale institutioner, da det vurderes, at disse ejendomme har det største vedligeholdelsesefterslæb. RIA (Rådgivende Ingeniører og Arkitekter) oplyser, at indhentning af stamdata og tilstandsvurderinger for de amtskommunale institutioner kan udføres i løbet af 1 år til en pris af ca. 646.000 kr.

Når de amtskommunale institutioner er gennemgået, vil Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen gennemgå og tilstandsvurdere de øvrige institutionsejendomme i takt med at finansieringen til dette findes.

Formålet med styringsredskabet er at sikre :

• Mulighed for at sammenligne vedligeholdelsesstandarder på kommunens bygninger.
• En styrket indsats for vedligeholdelsen af de kommunale ejendomme.
• Udarbejdelse af standarder eller normtal for vedligeholdelsesbehovet i udvalgte kommunale institutionsbygninger.

Caretaker er et IT-system og en database til forvaltning af alle slags ejendomme. Forvaltningen omfatter de forhold der forekommer ved drift af ejendomme, det gælder vedligeholdelse, fejlmeldinger, forsyning og den dermed forbundne økonomi samt ombygninger og nyanlæg. Caretaker forhandles og supporteres af firmaet COWI Rådgivende Ingeniører.

Blandt de stamdata der skal registreres i Caretaker er adresse, ejerforhold, anvendelse, kvadratmeteropgørelser, bygningsoplysninger, ejendomsnummer, ejendomsvurderinger, vurderingsår, lokalplan, kommunalplanstatus samt tegninger og digitale fotos af bygningerne.

Herudover er der forventning om, at tilstanden af de udvendige bygningsdele, tekniske anlæg og konstruktioner i terræn også registreres.

Indførelsen af et effektivt styringsredskab for alle kommunens forvaltninger forudsætter, at alle bygningsdata og alle tilstandsvurderinger lagres på en fælles computerserver.

Den fælles server gør det muligt for Økonomiforvaltningen, at udarbejde forskellige nøgletal, eksempelvis vedrørende bygningstørrelser, erhvervsareal eller ejendommenes tilstand.

De enkelte forvaltninger har kun adgang til data, der vedrører de ejendomme, de selv har ansvaret for. Kun Økonomiforvaltningen har mulighed for at se og sammenstille data fra alle forvaltninger, for derved at kunne skabe et samlet overblik over tilstanden af kommunens ejendomme. Økonomiforvaltningen vil primært bruge dette overblik til at lave nøgletal og oversigter til det politiske niveau og på sigt antageligt til fordeling af vedligeholdelsesmidlerne.

Alle ejendomme der ejes af Københavns Kommune og forvaltes af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, uanset om de benyttes af kommunale eller selvejende institutioner, eller til andre formål, skal ifølge rapporten registreres i Caretaker. Derudover skal de ejendomme der ejes af tredjemand, men hvor den udvendige vedligeholdelse påhviler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, også registreres.

Registreringen vil, for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vedkommende, omfatte ca. 337 ejendomme, hvoraf langt den overvejende del er dag- og amtskommunale institutioner.

Det forventes, at forvaltningerne indhenter stamdata om egne ejendomme samt ved koordinerede bygningsgennemgange indsamles oplysninger om ejendommenes vedligeholdelsesstandarder.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er en af kommunens største ejendomsforvaltere og samtidig den forvaltning, der kan imødese den største opgave med hensyn til indhentning af stamdata og ikke mindst bygningsgennemgange af mange ejendomme.

De kommunale daginstitutioner får årligt udmeldt midler til ordinære ind- og udvendige vedligeholdelsesarbejder. Der udmeldes også puljer til lokalcentrene til større vedligeholdelses- og ombygningsarbejder. Den ekstraordinære vedligeholdelse for både selvejende og kommunale daginstitutioner udmeldes af Byggekontoret på baggrund af prissatte og prioriterede forslag udarbejdet af lokalcentrene. Udførelsen af vedligeholdelsesarbejderne er udlagt til varetagelse i institutionerne og lokalcentrene.

Vedligeholdelsen af de amtskommunale institutioner forvaltes på to niveauer, nemlig i institutionerne og i de fire centrale fagkontorer, der har driftsansvaret for de amtskommunale institutioner.

For Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vedkommende vurderes det, at indlægning af stamdata samt tilstandsvuderingen af alle forvaltningens ejendomme vil koste ca. 2,7 mio. kr. Forvaltningen vurdere, at det ikke vil være muligt at afholde denne udgift over vedligeholdelsesmidlerne.

Det anbefales, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i første omgang indhenter stamdata og tilstandsvurderinger for de 35 amtskommunale institutioner, da det vurderes, at disse ejendomme har det største vedligeholdelsesefterslæb.

Overslagspriser fra RIA (Rådgivende Ingeniører og Arkitekter) viser, at indhentning og indlæggelse af stamdata samt tilstandsvurdering af de amtskommunale institutioner vil koste ca. 646.000 kr. og at det kan udføres på 1 år.

Når de amtskommunale institutioner er gennemgået, vil Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen gennemgå og tilstandsvurdere de øvrige institutionsejendomme i takt med at finansieringen til dette findes.

For det amtskommunale er der i 2002 afsat 29,2 mio. kr. til både ordinær og ekstraordinær udvendig og indvendig vedligeholdelse. Vedligeholdelsesmidlerne er fordelt mellem institutionerne og Byggekontoret.

Fordelingen af vedligeholdelsesmidlerne fremgår af indstillingens bilag 2.

Udgifter for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ved implementering af Caretaker.

Styregruppen har indkøbt fire licenser til Caretaker til brug for Byggekontoret, og har tilbudt bistand i implementeringsfasen. Bistanden kan omfatte frikøb af medarbejdere, midlertidig ansættelse af nye medarbejdere, brug af private rådgiverfirmaer, indkøb og eventuel installation af Caretaker i de 15 lokalcentre eller aflønning af nye medarbejdere.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens udgifter til drift og vedligeholdelse af Caretaker og den fælles IT server vil udgøre ca. 25.000 kr. årligt.

Nedenstående ses RIA´s (Rådgivende Ingeniører og Arkitekter) prisoverslag over de udgifter, der er forbundet med indhentning og indlægning af data og tilstandsvurderinger i Caretaker. RIA oplyser, at opgaven kan løses i løbet af 1 år.

Såfremt det besluttes at overføre den resterende bevillingsdel, vil disse midler kunne anvendes til igangsætning af gennemgang og tilstandsvurdering af den resterende del af institutionsejendommene. Det forventes dog, at midlerne fra Kultur- og Fritidsforvaltningen kun kan dække en mindre del af udgifterne i forbindelse med gennemgangen og tilstandsvurderingen af de øvrige institutionsejendomme.

• Rapport : "Beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse".
• Oversigt over vedligeholdelsesmidlerne, dagområdet og det amtskommunale område.
• Indstilling fra Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFU 195/2002).
• Udkast til høringssvar fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

Grethe Munk

/

Torben Brøgger