Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. august 2005

 

 

8.      Høring af udkast til politik for aktivt ejerskab i Københavns Kommune (Bilag)

 

FAU 379/2005  J.nr. 379/2005

 

 

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder forvaltningens forslag til bemærkninger om afgrænsning og  anbefalinger for større selskaber.

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder forvaltningens forslag til bemærkninger til anbefalinger for de mindre selskaber, organisationer, institutioner mv.

 

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkender vedlagte udkast til høringssvar til Økonomiforvaltningen.

 

RESUME

Udkast til politik for aktivt ejerskab i Københavns Kommune er sendt i høring af Økonomiforvaltningen i forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning den 14. juni 2005. I høringsskrivelsen anmodes udvalgene om at forholde sig til om afgrænsningen af større selskaber er hensigtsmæssig . Fristen for høringssvar til Økonomiforvaltningen er den 1. september 2005.

 

Formålet med en politik for aktivt ejerskab er at sætte varetagelsen af kommunens interesser i diverse selskaber, bestyrelser m.v. på den politiske dagsorden.

 

Anbefalinger i udkast til politik for aktivt ejerskab er opdelt og afgrænset ved anbefalinger for de større selskaber og  anbefalinger for mindre selskaber, organisationer, institutioner.

 

Større selskaber er afgrænset således at det er selskaber , hvori Københavns Kommune har en ejerandel. Anbefalingerne er at udvalget, hvorunder ejerskabet er forankret, vurderer baggrunden for deltagelse i selskaberne, udarbejder strategier for varetagelsen af ejerskabet, at udvalget evt. vedtager mål og politik for selskabet. Endvidere er der anbefalinger til  rekruttering af bestyrelsesmedlemmer, om forvaltningens ansvar overfor de politiske udvalg og bestyrelsesmedlemmer, og anbefalinger til information, uddannelse af bestyrelsesmedlemmer. Ligeledes er der anbefalinger til opfølgning på aktivt ejerskab ved en  årlig afrapportering til Økonomiudvalget.

 

Forvaltningen foreslår, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget i høringssvar til Økonomiforvaltningen meddeler, at udvalget finder afgrænsningen og anbefalingerne for de større selskaber hensigtsmæssige og meddeler Økonomiforvaltningen, at udvalget fortrinsvis har forholdt sig til politikkens  anbefalinger for mindre selskaber, organisationer, institutioner mv., da de 42 hverv der p.t. er forankret i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen udelukkende tilhører denne kategori.

 

Anbefalingerne for de mindre selskaber, organisationer og institutioner mv.  tager fortrinsvis sigte på, at udvalget foretager nogle vurderinger af de enkelte hverv, relevansen af kommunens repræsentation og  forhold  omkring udpegning og rekruttering af medlemmer inden konstituering af den nye Borgerrepræsentation ultimo 2005

 

Forvaltningen foreslår at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget fremkommer med følgende bemærkninger til anbefalingerne for  kategorien , mindre selskaber, organisationer og institutioner mv.  Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget finder anbefalingerne hensigtsmæssige for så vidt angår, at udvalget foretager en vurdering af kommunens fortsatte repræsentation i de enkelte hverv inden nyudpegning finder sted i begyndelsen af den ny kommunale valgperiode, og at udvalget udarbejder arbejdsbeskrivelse i forhold til de sektorpolitiske interesser der skal varetages, således at de enkelte repræsentanter "klædes bedre på" til at varetage hvervet. Til forslaget om at  delegere kompetencen til at udpege bestyrelsesmedlemmer til det relevante fagudvalg ses nogle problemer, hvis medlemsskaren, der kan udpeges, derved reduceres fra 55 til 11. På enkelte institutionsområder er der truffet beslutning om, at der udpeges repræsentanter fra det politiske bagland – dette har hidtil været koordineret via de politiske gruppeformænd. I forbindelse med en evt. delegation af udpegningskompetence til udvalget,  er det derfor vigtigt at få klarhed over, om udvalget kan udpege andre end udvalgets medlemmer – eksempelvis embedsmænd, andre.

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiudvalget behandlede den 14.juni 2005 – Politik for aktivt ejerskab i Københavns Kommune – og besluttede at sende udkast til politik for aktivt ejerskab i høring i de stående udvalg. 

 

Uddrag af Økonomiudvalgets beslutningsprotokol:

"Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget

·        Drøfter udkastet til politik for aktivt ejerskab i Københavns Kommune

·        Drøfter oprettelsen af en selskabsenhed under Økonomiforvaltningen

·        Sender udkastet til en politik for aktivt ejerskab i høring i udvalgene, og

·        Anmoder udvalgene om at fremsende udvalgenes høringssvar til Økonomiforvaltningen senest torsdag den 1. september 2005.

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 14. juni 2005

Der blev begæret afstemning om indstillingen.

For stemte 8 medlemmer: A (med undtagelse af Winnie Berndtson), B, C, O og V

Imod stemte 5 medlemmer: F, Ø og Winnie Berndtson (A)

Indstillingen blev hermed godkendt med en bemærkning om, at forvaltningen undersøger, om det er muligt at delegere udpegningskompetence til fagudvalgene."

(Økonomiudvalgets dagsordenspunkt og beslutningsprotokol er vedlagt som bilag 7)

 

Økonomiforvaltningen fremsendte den 22. juni 2005 høringsskrivelse til forvaltningerne med høringsfrist for udvalgene den 1. september 2005. Økonomiforvaltningen anmodede udvalgene om at forholde sig til den nuværende afgrænsning af større selskaber er hensigtsmæssig  jf. bilag 7. Politikkens anbefalinger er afgrænset således at den retter sig både mod større selskaber og mod mindre selskaber, organisationer, institutioner.

 

Større selskaber defineres som udgangspunkt som de selskaber, der er optaget i selskabsoversigten i kommunens beretning og regnskab  - d.v.s. selskaber, hvori Københavns Kommune har en ejerandel jf. oversigten bilag 6

Politikkens anbefalingerne for de større selskaber er formuleret således i Økonomiudvalgets dagsorden 14. juni 2005:

 

"Anbefalinger for de større selskaber er formuleret indenfor følgende områder:

a)      Baggrund for deltagelsen i selskaberne

Her anbefales det, at udvalgene sikrer:

§             at der foretages en grundig overvejelse af, om opgaven bedst løses i et selskab, herunder hvilken selskabsform, der er den optimale

§             at det undersøges eller løbende påses, at der er hjemmel hertil, herunder til den pågældende selskabsform

§             at det klargøres, hvilke konsekvenser dette har, især i forhold til kommunal indflydelse, offentlighed, m.v.

 

Formålet med disse anbefalinger er at sikre, at kommunens deltagelse i de større selskaber fortsat er hensigtsmæssigt såvel juridisk som administrativt. 

b)     Varetagelsen af kommunens rolle som ejer

Her anbefales det:

§        at der tilsigtes en adskillelse af rollen som ejer og bestyrelsens rolle, således at kommunens rolle som ejer vil være at følge op på selskabets målsætninger, mens bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af selskabet

§       at udvalgene opstiller retningslinier for den information til kommunen, som ønskes tilvejebragt i forbindelse med afrapporteringen fra selskabet og

§        at udvalgene opstiller retningslinier for udarbejdelse af en politik vedrørende åbenhed og kommunikation omkring selskabets forhold

 

Formålet med disse anbefalinger er at udvikle og sikre et godt fundament for Københavns Kommunes varetagelse af rollen som ejer i de større selskaber.

 

c)     Rekrutteringen af bestyrelsesmedlemmer

Her anbefales det, at udvalgene sikrer:

§        at der for hvert selskab udarbejdes en beskrivelse af arbejdet i bestyrelsen

§        at det overvejes at rekruttere flere eksterne bestyrelsesrepræsentanter for at imødegå de skærpede krav til bestyrelsesrepræsentationen i nogle af kommunens større selskaber .

 

Med anbefalingerne sættes der fokus på, at det arbejde der skal varetages i bestyrelsen skal beskrives som udgangspunkt for en dialog i de enkelte udvalg omkring rekruttering af bestyrelsesmedlemmer til de forskellige bestyrelsesposter.

Desuden bør udvalgene overveje om det i forhold til nogle bestyrelsesposter vil være en fordel for kommunen, hvis der rekrutteres flere eksterne bestyrelsesmedlemmer. I den forbindelse bør det i forhold til hvert enkelt selskab konkret overvejes om det er politikere eller eksterne repræsentanter, der bedst varetager kommunens interesser.

 

d)     Forvaltningens ansvar overfor de politiske ud valg og bestyrelsesmedlemmer

Her anbefales det at:

§           at Økonomiforvaltningen undersøger relevante kursustilbud for sagsbehandlere i forbindelse med bestyrelsesbetjening, at der sekundært overvejes at oprette et kursus for sagsbehandlere i bestyrelsesbetjening i Københavns kommune. Kurset bør bl.a. sætte øget fokus på forvaltningens ansvar i forhold til de respektive udvalg, etc.

§           at Økonomiforvaltningen reviderer retningslinierne i Budget- og regnskabshåndbogen. Revisionen bør foreligge ultimo 2005 med ikrafttræden for budgetåret 2006. Revisionen skal indeholde:

-         en præcisering af, hvilke selskaber der er omfattet af bestemmelserne.

-         en vurdering af, om kommunens tilsyn bør omfatte en løbende vurdering af afvigelser og risici i forhold til de kommunale selskabers budgettering.

-      en præcisering af ansvarsdelingen mellem forvaltning og bestyrelsesmedlem.

-         retningslinier for Københavns Kommunes betjening af bestyrelsesmedlemmer i kommunens selskaber, således at der sikres ensartethed i betjeningen.

·        at de enkelte fagudvalg i forbindelse med fastsættelsen og vedtagelsen af en strategi for aktivt ejerskab beslutter omfanget af forvaltningens betjening af bestyrelsesmedlemmerne, og krav til dialog og tilbagemeldinger fra bestyrelsesmedlemmerne.

 

Anbefalinger følger op på Økonomiudvalgets beslutning (ØU 159/2005) om, at indarbejde synspunkter fra KPMG rapporten omkring varetagelsen af København Kommunes ejerskab i Ørestadsselskabet vedrørende risikostyring af selskaberne i udkast til aktivt ejerskabspolitik i København Kommune. Risikostyringen vil være et central element i den opdatering af de retningslinierne i budget- og regnskabshåndbogen som anbefales.

Desuden sættes der fokus på at få klargjort retningslinierne for betjeningen af bestyrelsesmedlemmerne udpeget af kommunen, så de enkelte udvalg på den baggrund kan beslutte omfanget af forvaltningens betjening af bestyrelsesmedlemmerne. Dette kan ske sammen med en styrkelse af uddannelsen af forvaltningens medarbejdere.

e)     Information, uddannelse og opfølgning

Her anbefales det:

§         at Økonomiforvaltningen udstyrer nyudpegede bestyrelsesmedlemmer med en basis informationspakke og at denne information gøres tilgængelig på KK-net.

§        at Økonomiforvaltningen er ansvarlig for, at nyudpegede bestyrelsesmedlemmer modtager en introduktion i bestyrelsesarbejde. Introduktionen foretages første gang i 2006.

Anbefalingerne sigter mod at styrke medlemmerne af Borgerrepræsentationens udgangspunkt for deltagelse i bestyrelsesarbejdet."

 

Forslag til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger til politikken for de større selskaber.  

Da ingen af de større selskaber er forankret i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget skal det foreslås, at  Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget i høringssvaret meddeler Økonomiforvaltningen, at udvalget finder  både afgrænsningen og anbefalingen for de større selskaber hensigtsmæssig, at udvalget mere indgående har forholdt sig til anbefalingerne vedrørende de mindre selskaber, organisationer, institutioner mv., da det er sådanne, der er forankret under Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

 

Mindre selskaber, organisationer, institutioner m.v., defineres som de selskaber, organisationer og institutioner, hvortil Borgerrepræsentationen eller andre fagudvalg udpeger bestyrelsesmedlemmer, men som ikke er omfattet i selskabsoversigten.

 

Politikkens anbefalinger  vedrørende de mindre selskaber, organisationer, institutioner

er formuleret således at den opstiller en række anbefalinger for udvalgenes opfølgning særligt i forhold til udpegningen og rekrutteringen af medlemmer til disse typer bestyrelser. Disse anbefalinger tager særligt sigte på forhold, der skal kortlægges inden konstitueringen af den nye Borgerrepræsentation og inden nyudpegningerne finder sted.

 

Anbefalingerne for de mindre selskaber, organisationer, institutioner mv. som bl.a. har betydning for de hverv, der er forankret i  Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er formuleret således i Økonomiudvalgets dagsorden den 14. juni 2005:

 

"a)      Baggrund for kommunal udpegning af bestyrelsesmedlemmer

Her anbefales det, at de berørte udvalg sikrer:

§        at der inden konstitueringen af den nye Borgerrepræsentation i december 2005 foretages en grundig overvejelse af

-         om opgaven bedst løses i et mindre selskab mv.

-         om kommunen (fortsat) har den fornødne interesse i at deltage/være repræsenteret i det mindre selskab mv. og/eller dets ledelse

-         hvilke alternativer, der måtte være til deltagelsen/repræsentationen i det mindre selskab mv. (udtræden, kontraktsforhold, insourcing etc.) 

Formålet t med disse anbefalinger er ligesom for de større selskaber at sikre, at kommunens deltagelse i de forskellige bestyrelser fortsat er hensigtsmæssigt såvel juridisk og såvel som administrativt. Det bliver udvalgene der efter indstilling fra forvaltningerne, der kommer til at afgive indstilling til Borgerrepræsentationen herom.

I forbindelse med de mindre bestyrelser kan man overordnet skelne mellem skal deltage, og kan deltage. Overvejelserne i de enkelte udvalg omkring hvorvidt Borgerrepræsentationen fortsat skal udpege bestyrelsesmedlemmer, vil kunne ske i de tilfælde, hvor det ikke er et lovgivningsmæssigt eller andre juridiske krav om at kommunen udpeger bestyrelsesmedlemmer.

 

b)     Rekruttering af bestyrelsesmedlemmer

Her anbefales det, at udvalgene sikrer:

§        at der udarbejdes en arbejdsbeskrivelse i forhold til de sektorpolitiske interesser, der skal varetages i bestyrelsen, og at dette arbejde sker i samarbejde mellem det mindre selskab mv. og den pågældende forvaltning, hvor ejerskabet er forankret.

§        at kompetencen til at udpege bestyrelsesmedlemmer til mindre selskaber, mv., hvor dette er muligt i henhold til den kommunale styrelseslovs § 17, stk. 2, delegeres til det relevante fagudvalg, og at kommunens fagforvaltninger på baggrund af arbejdsbeskrivelsen indstiller en eller flere personer til at varetage det pågældende bestyrelseshverv.

 

Med anbefalingerne sættes der fokus på at det arbejde, der skal varetages i bestyrelsen skal beskrives som udgangspunkt for en dialog i de enkelte udvalg omkring rekruttering af bestyrelsesmedlemmer til de forskellige bestyrelsesposter.

For at lette den politiske proces omkring udpegningen af bestyrelsesmedlemmer foreslås det endvidere at kompetencen til at udpege bestyrelsesmedlemmer delegeres til udvalgene, hvor det er muligt i forhold til styrelsesloven. Det forudsættes selvfølgelig, at delegeringen af kompetencen tiltrædes af Borgerrepræsentationen."

 

Forslag til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger til politikken for de mindre selskaber, organisationer, institutioner mv.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget  har følgende bemærkninger til anbefalingerne under a):

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget finder det hensigtsmæssigt med en gennemgang af eksisterende hverv, der er forankret under Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, med henblik på om der kan ske en begrænsning af antallet af hverv, endvidere at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget  indstiller til Borgerrepræsentationen om hvilke hverv det er hensigtsmæssigt at deltage i – hvilke det evt. ikke er hensigtsmæssigt at deltage i.

Kun et fåtal af de 42 hvervsposter, der er forankret i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har hjemmel i lov, hovedparten af udpegningerne sker med baggrund i vedtægtsbestemmelse om at Københavns Kommune udpeger.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har følgende bemærkninger til anbefalingerne under b):

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget finder anbefalingen om at udarbejde arbejdsbeskrivelse for det enkelte hverv hensigtsmæssigt, da man herved får klædt den enkelte bestyrelsesmedlem bedre på.

Hvis det er muligt at delegere udpegnings-kompetencen til de stående udvalg ser forvaltningen følgende problemstilling. Hvis delegationen har den konsekvens, at der kun kan udpeges bestyrelsesmedlemmer blandt udvalgets 11 medlemmer synes dette at være en begrænsning i forhold til blandt Borgerrepæsentationens 55 medlemmer. Det er i dag kun få af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets medlemmer, der er udpeget i de bestyrelser, der er forankret i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. På enkelte institutionsområder er der truffet beslutning om, at der udpeges repræsentanter fra det politiske bagland – dette har hidtil været koordineret via de politiske gruppeformænd. I forbindelse med en evt. delegation er det derfor vigtigt at få klarhed over, om udvalget kan udpege andre end udvalgets medlemmer – eksempelvis andre BR-medlemmer, embedsmænd, andre.   

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af forvaltningens positivliste over sager, der skal miljøgodkendes.

 

ØKONOMI

-

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

 

BILAG

1.      Udkast til politik for aktivt ejerskab

2.      Rambøll Management, Analysebidrag vedr. Aktivt Ejerskab, (2005)

3.      Uddrag af Budget- og regnskabshåndbogen, afsnit 7.5., (2003)

4.      Rapport fra arbejdsgruppe om Københavns Kommunes deltagelse i selskaber (2000)

5.      Udpeget af kommunen, KL & Københavns Kommune (Fremlægges på mødebordet)

6.        Selskabsoversigt (Regnskab 2004)

7.        Høringsskrivelse fra Økonomiforvaltningen af 22. juni 2005 og
Økonomiudvalgets dagsordenspunkt og beslutning af 14. juni 2005
(J. nr. ØU 271/2005)

8.        Udkast til høringssvar fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

 

                      Grethe Munk

                                                                                       /

                                                 Torben Brøgger