Orientering om IT-implementering af projekt Ny Struktur og udmøntning af frozen zone på IT-området

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 23. november 2005

 

 

22.      Orientering om IT-implementering af projekt Ny Struktur og udmøntning af frozen zone på IT-området

 

FAU 618/2005  J.nr. 618/2005

 

 

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

 

at Familie- og Arbejdsmarkedudvalget tager til efterretning, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens Direktion har tiltrådt nedenstående indstilling fra Kontoret for IT – Service og Udvikling.

 

 

RESUME

Københavns Kommunes nye struktur træder formelt i kraft den 1/1 2006. Da en række vigtige beslutninger endnu udestår i forhold til organisering, fordeling af opgaver og geografisk opdeling af kommunen betyder det at en fuldstændig IT-mæssig implementering ikke er mulig inden den 1/1 2006. I stedet gennemføres en minimumsløsning hvor muligheden for fortsat at udbetale ydelser, samt levere pleje og pasning til borgerne har første prioritet.

Direktionen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har i forlængelse heraf tiltrådt nedenstående indstilling fra Kontoret for IT – Service og Udvikling.

SAGSBESKRIVELSE

"IT – Service og Udvikling indstiller at direktionen tiltræder

 

at  FAF gennemfører en minimumsløsning som vedtaget den 22/9 2005 hvis primære formål er at sikre, at det nuværende niveau i borgerbetjeningen IT-mæssigt kan opretholdes (Minimumsløsningen svarer til det der i tidligere indstillinger er betegnet som nødplanen)

 

at minimumsløsningen, på baggrund af drøftelser i FAF's strukturstyregruppe, udvides således at den omfatter koordinering med omlægning til ny kontoplan i KØR samt de nødvendige autorisationer for at sikre at det eksisterende niveau i borgerbetjeningen kan opretholdes i de nye forvaltnin ger.

 

at IT – Service og Udvikling herudover udelukkende udfører IT-mæssige opgaver knyttet til projekt Ny Struktur, hvis kontoret vurderer at det er hensigtsmæssigt og forsvarligt i forhold til risici og ressourceforbrug.

 

 

IT – Service og Udvikling indstiller at Direktionen tager til efterretning

 

at minimumsløsningen ikke omfatter flytning af brugere til de nye forvaltninger i systemerne

 

at minimumsløsningen vil medføre forringede muligheder for at følge op på økonomi og aktiviteter i de nye forvaltninger særligt i første halvdel af 2006.

 

at beslutningen om at gennemføre omlægning af kontoplan pr 1/1 vil medføre en forøget risiko for fejlkonteringer, som man ikke senere vil kunne rydde fuldt ud op i.

 

at det er en forudsætning for at minimumsløsningen kan gennemføres at LOS – hierarki og kontoplansstruktur forbliver uændret på SOFs område.

 

at det er en forudsætning for at minimumsløsningen kan gennemføres, at det accepteres at forvaltningen som helhed vil opleve forringelser i kontorets løsning af almindelige driftsopgaver f.eks. i form af længere ventetider på bestilling af nye arbejdspladser og oprettelse af nye brugere

 

at frozen zone på IT-området udmøntes i en udskydelse af følgende projekter frem til april 2006

o       ESB 2

o       Kabling til døgninstituioner

o       Dagbogssystem

o       Omsorgssystemet

o       Udvikling af brugerjournalen

o       Udvikling af NIS

o       Udvikling af IT-understøttelse til boliganvisning

o       ESDH

o       Alle analyseopgaver der ikke direkte vedrører projekt Ny Struktur

o       Alle ad hoc analyse- og statistikopgaver der ikke direkte vedrører projekt Ny Struktur i ledelsesinformations­projektet

 

Direktionen vil løbende blive holdt orienteret om yderligere konsekvenser af frozen zone.

 

RESUMÉ

Københavns Kommunes nye struktur træder formelt i kraft den 1/1 2006.

 

Da en række vigtige beslutninger endnu udestår i forhold til organisering, fordeling af opgaver og geografisk opdeling af kommunen betyder det at en fuldstændig IT-mæssig implementering ikke er mulig inden den 1/1 2006. I stedet gennemføres en minimumsløsning hvor muligheden for fortsat at udbetale ydelser, samt levere pleje og pasning til borgerne har første prioritet.

 

Den meget korte tid fra beslutningerne træffes til de forventes at være implementeret medfører at der skal arbejdes intensivt med IT-implementering af ny struktur frem til 1/1 2006. Der er derfor behov for en meget skarp prioritering af IT-ressourcerne i FAF, der bl.a. udmøntes i en frozen zone for nyudvikling på IT-området.

 

Den fulde IT-mæssige implementering af Projekt Ny Struktur er estimeret til 96,5 årsværk og 11-15 millioner kr. fordelt på 29 måneder fra den 1/10 2005.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

 

1.      Baggrund

I forbindelse med den kommende omstrukturering står Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen overfor en række meget alvorlige udfordringer på IT-området. Planlægningen og gennemførelsen af omstruktureringen på IT-området er i høj grad afhængig af at der foreligger beslutninger om organiseringen i forvaltningerne, flytning af medarbejdere, afhængigheder mellem systemer og fordelingen af lokaler. Da en række af disse beslutninger endnu udestår, har det kun i meget ringe grad været muligt, at planlægge og påbegynde løsning af de mange opgaver der følger i kølvandet på strukturændringerne, og det vil ikke være muligt at gennemføre en fuld implementering af omstruktureringen på IT-området inden den 1/1 2006.

 

Processen vanskeliggøres yderligere af, at der, samtidig med, omstruktureringen gennemføres tre større implementerings­projekter som ikke kan fryses: KMD Aktiv, OPUS-løn og NemKonto.

 

Særligt for KMD Aktiv er det meget problematisk at omstrukturere samtidig med at systemet implementeres.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens direktion tiltrådte den 22/9 2005 en indstilling vedrørende FAFs IT-implementeringsplan for Projekt Ny Struktur i Københavns Kommune.

 

Af indstillingen fremgår det bl.a. at FAF ikke kan nå at gennemføre en fuld implementering af IT-understøttelse i den nye forvaltnings­struktur til den 1/1 2006, samt at den IT-mæssige omstrukturering vil kræve betydelige ekstra ressourcer for FAFs vedkommende.

 

Det blev derfor besluttet at gennemføre en midlertidig minimumsløsning, der skal sikre, at forvaltningens kerneopgaver kan IT-understøttes pr. 1/1 2006. Herefter skal et egentligt IT-omstruktureringsprojekt iværksættes, for at sikre at det nuværende niveau i understøttelse af kerneydelser og styring etableres i den ny struktur.

 

Det primære formål med minimumsløsningen er at sikre at forvaltningens brugere også efter den 1/1 2006 kan få de ydelser de har krav på – det drejer sig primært om forsørgelsesydelser, pleje og pasning.

 

Derfor vil der kun blive autoriseret til nyt forvaltnings­tilhørsforhold, hvis det vurderes, at der ikke er nogen risiko for at omautoriseringen vil forringe medarbejderes mulighed for at udføre deres arbejde.

 

I praksis vil dette formentlig betyde at en væsentlig andel af medarbejderne fortsat vil være autoriseret i den gamle struktur evt. med en bredere profil, således at de er autoriseret til både deres gamle og deres nye opgaver.

 

2.      Udmøntning af Frozen zone

Det er en forudsætning for at IT – Service og Udvikling kan gennemføre minimumsløsningen at følgende aktiviteter udsættes indtil april 2006:

o       ESB 2

o       Kabling til døgninstituioner

o       Dagbogssystem

o       Omsorgssystemet

o       Udvikling af brugerjournalen

o       Udvikling af NIS

o       Udvikling af IT-understøttelse til boliganvisning

o       ESDH

o       Alle analyseopgaver der ikke direkte vedrører projekt Ny Struktur

 

I forhold til ESB2 vil der muligvis være konsekvenser i form af betaling af bod til leverandøren.

 

I forhold til de øvrige projekter vil det betyde at meget tiltrængte løft i IT-understøttelsen af opgaverne, vil blive udskudt og at forventninger hos projektejere og brugere dermed bliver skuffet.

 

Det vil sandsynligvis blive nødvendigt med udsættelse af flere aktiviteter end de ovenstående. Direktionen vil blive holdt løbende orienteret om konsekvenserne af frozen zone.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Minimumsløsningen forventes at generere merudgifter i 2005 til ekstern konsulent- og leverandørbistand samt frikøb af interne ressourcer fra lokalforvaltningen.

 

De samlede udgifter i 2005 til omstrukturering på IT-området estimeres til Kr. 3.925.000, der søges finansieret ved en tillægsbevilling. Denne behandles i en anden sag.

 

Den fulde IT- implementering af Projekt Ny Struktur i Københavns Kommune inkl. minimumsløsning er estimeret til 96,5 årsværk og 11-15 millioner kr.

 

ANDRE KONSEKVENSER

·        Forringelse af arbejdsvilkår lokalt og centralt

·        Langsommere sagsbehandling

·        Forringelse af styringsgrundlaget

·        Der skal bruges flere ressourcer lokalt til oprydning og manuelle processer."

 

 

 

 

 

Grethe Munk  /                     Sven Bjerre