Indgåelse af kontrakt med WM data A/S om levering, implementering og drift af et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 23. august 2000

6. Indgåelse af kontrakt med WM data A/S om levering, implementering og drift af et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem)

FAU 491/2000 J.nr. 149/00

Økonomiforvaltningen, Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Sundhedsforvaltningen indstiller at Økonomiudvalget, Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalget anbefaler Borgerrepræsentationen:

• at godkende indgåelsen af kontrakt med WM-data A/S om levering, implementering og drift af et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler at:

• at bevillige et internt lån på 7 mill. kr. til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget på de på side 7 i sagsfremstillingen beskrevne vilkår.

Som et fælles projekt mellem Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen etableres et fælles ESDH-system. Et ESDH-system er et system til fælles elektronisk opbevaring og transport af sager/dokumenter mellem personer, der er involveret i en konkret sagsbehandling. Systemet vil kunne udbredes til hele kommunen inklusive bydelene i takt med at dette vurderes hensigtsmæssigt. Systemet vil give forvaltningerne mulighed for mere effektive og hurtige sagsgange, hvor flere vil kunne arbejde med en sag på en gang. Samtidig forbedres muligheden for at yde en hurtig og fleksibel brugerservice det sted hvor brugeren henvender sig. Systemet vil derfor understøtte en eventuel etablering af servicecentre i alle bydele og dels realiseringen af kommunens IT-strategi.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens, Sundhedsforvaltningens og Økonomiforvaltningens fælles projekt om indførelse af et IT-system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH-projektet) er en udmøntning af Kommunens fælles IT-strategi 2000-2004 (vedtaget maj 2000).

Af IT-puljen for 2000 er der ydet et tilskud på 6 mio.kr. til dækning af forvaltningernes initiale omkostninger ved projektet.

Et ESDH-system er et system til fælles elektronisk opbevaring og transport af sager/dokumenter mellem personer der er involveret i en konkret sagsbehandling. Med ESDH fås såvel et effektivt elektronisk arkiv som et elektronisk postsystem til fordeling af dokumenter. Overblik og samarbejde understøttes med et sådant system.

Med samarbejdet ønsker de 3 forvaltninger at indføre et IT-system der dels dækker forvaltningernes individuelle behov og dels kan udbredes til resten af kommunen. Herved opnås en række fordele: Der skal kun gennemføres et EU-udbud og der opnås storkøbsfordele. Samme løsning kan anvendes på tværs i kommunen og informationsudveksling og vidensdeling forenkles og automatiseres. Medarbejderne får ensartede og tidssvarende arbejdspladser, der giver bedre mulighed for at yde hurtig og effektiv borgerservice. Endvidere opnås større fleksibilitet i forbindelse med organisationsændringer.

Kommunens øvrige forvaltninger/forsøgsbydele skal ifølge kommunens IT-strategi 2000-2004 vurdere om deres sagsbehandling og serviceproduktion kan understøttes af det valgte IT-system. En række forvaltninger/forsøgsbydele har udtrykt interesse for at indgå i projektet på et senere tidspunkt.

De 3 forvaltningerne udsendte i januar 2000 en fælles EU-udbudsbekendtgørelse, hvori IT-leverandører blev opfordret til at prækvalificere sig til udbudsforretningen. 7 leverandører blev i marts opfordret til at afgive tilbud. I maj modtog forvaltningerne tilbud fra 4 IT-leverandører. Efter en række afklarende møder blev det vurderet, at WM-datas tilbud kunne levere den ønskede funktionalitet, ligesom det blev vurderet at virksomheden har den fornødne erfaring og styrke til at gennemføre projektet.

Kontrakten, der skal ingås mellem de 3 forvaltninger og WM-data, omfatter levering og implementering af hardware og software, vedligeholdelse samt drift af systemet i lokaler stillet til rådighed af Københavns Kommune og på Københavns Kommunes udstyr.

Kontrakten omfatter såvel køb af fælles produkter og ydelser som forvaltnings specifikke køb. Herudover indeholder kontrakten et antal optioner på licenser mv. som de øvrige forvaltninger vil kunne gøre brug af.

Fællesudgifterne opdeles fra starten efter det antal brugere forvaltningerne ønsker at få på systemet. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen starter med 2.500 brugere, Sundhedsforvaltningen med 200 brugere og Økonomiforvaltningen med 273 brugere.

Implementering af systemet i de enkelte forvaltninger er forvaltningsspecifikke projekter. Dog ansættes en fælles projektkoordinator, der har ansvaret for kontakten til leverandøren, bl.a. i forbindelse med driftsafviklingen, og formidling af rettelser, ændringer m.m.

Systemet forventes at være indført i de 3 forvaltninger i april år 2002.

Økonomiforvaltningen

Udover kommunens overordnede mål for indførelse af ESDH, som har været en væsentlig drivkraft for Økonomiforvaltningen i ønsket om anskaffelse af et ESDH-system, er det interne mål, at ESDH skal medvirke til at understøtte forvaltningens organisatoriske mål, herunder i særlig grad videreudviklingen af forvaltningens projektorganisering.

ESDH skal således benyttes i samtlige funktioner i forvaltningens Rådhusdel og sammen med andre tiltag sikre åbenhed om og tilgængelighed til data (sagsakter), og dermed medvirke til størst mulig kvalitet i arbejdet og produkterne. ESDH skal tillige understøtte den udadrettede åbenhed, eksempelvis ved offentliggørelse af lister over ind- og udgående post, som er omfattet af offentlighedslovens bestemmelser.

Forvaltningen lægger samtidig vægt på, at ESDH letter sagsgangen i og med, at sagsflowet fremover primært sker ad elektronisk vej. Hurtigere adgang til information, bedre overblik og styring af opgaver samt optimering af ledelsesinformation er eksempler på gevinster. Papirmængder skal begrænses mest muligt gennem elektronisk scanning. Dette vil fremme målet om "det papir-arkiv-løse kontor".

Forvaltningen havde, som tidligere oplyst overfor Økonomiudvalget, oprindeligt sat som mål, at systemet kunne indføres ultimo 2000. I konsekvens af fællesprojektets omfang er dette mål ændret til primo februar 2001.

Sundhedsforvaltningen

Sundhedsforvaltningen er i gang med en proces hvor organisatoriske ændringer, flytning af opgaver og indarbejdelse af værdibaseret ledelse stiller store krav til at alle interne styringssystemer tilpasses til den nye situation. Indførelsen af BUM (Bestiller, udfører, modtager modellen), kundevalg samt øget brug af projektorganisering medfører at styringssystemerne skal kunne håndtere sags- og økonomistyring på helt nye betingelser. I Sundhedsforvaltningen fokuseres der på IT-området på tre store systemkomplekser. Omsorgssystemet skal sikre en optimal styring af omsorgsområdet, ESDH-systemet skal styrke sagsbehandlingen samt projektorganiseringen og KØR skal optimere økonomistyringen. Indenfor de næste 3-4 år forventes disse systemer at være udbredt i Sundhedsforvaltningen og dermed give forvaltningen en IT-platform, der understøtter vores nuværende og evt. kommende organisering.< /P>

ESDH-systemet skal i første omgang tages i drift i centralforvaltningen. Dette sker for at styrke sagsstyringen og den øgede brug af projektorganisering. At alle sager er tilgængelig elektronisk for alle relevante medarbejdere uafhængig af tid og sted sikrer, at tværgående projekter kan styres optimalt uden at der skal bruges unødig meget tid på administration af dokumenter og opgaver. Styringsmekanismerne i ESDH-systemet vil sikre, at alle sager vil være synlige og at ejerskabet altid er entydigt. Advisfunktionerne vil sikre, at der følges op på sagerne i tide og giver medarbejderne mulighed for at planlægge sagsbehandlingen bedre. Den elektroniske tilgængelighed sikrer at alle har adgang, og at der altid arbejdes med samme version af et dokument.

Samtidig med indførelsen af systemet i centralforvaltningen startes et pilotforsøg på pensions- og omsorgskontoret på Ydre Nørrebro. Pilotforsøget skal afdække hvilken effekt, der er ved at bruge systemet i den borgerrettede sagsbehandling og hvorledes samspillet med Omsorgssystemet kan optimeres.

På baggrund af pilotforsøget forventes det, at der i forbindelse med budgetbehandlingen for 2002 skal tages stilling til om ESDH-systemet skal udbredes til samtlige decentrale enheder. Herunder en opgørelse af fordele/ulemper, effektiviseringsgevinster samt finansiering.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har et ønske om at opnå en mere effektiv og en mere brugervenlig betjening af borgerne, en mere effektiv håndtering af organisatoriske sager samt en bedre styring af sagsforløb og sagsbehandlingstider. Et af de elementer, der indgår i realiseringen af dette ønske, er anskaffelsen og implementering af et elektronisk sagsbehandlings- og dokumenthåndteringssystem.

Elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering vil medvirke til en kvalitetsforbedring i sagsbehandlingen og understøtte den brugerrettede teamorganisering, bl.a. fordi arbejdet med en sag kan ske uafhængigt af sagens fysiske placering og flere kan arbejde med sagen samtidigt. Samtidig forbedres muligheden for at yde en hurtig og fleksibel brugerservice det sted hvor brugeren henvender sig.

Systemet vil understøtte forvaltningens bestræbelse på at gennemføre en mere projektorienteret organisering. Desuden vil ledelsesinformation og styringsdata hurtigere og lettere kunne tilvejebringes. På sigt skal systemet integreres med øvrige systemer, så som de sociale ydelsessystemer og elektroniske blanketter.

Systemet vil blive implementeret i de lokale centre, rådgivnings- og handicapcentre, center for aktivering og beskæftigelse, centralforvaltningen samt i de større døgninstitutioner. Implementeringen i disse enheder vil foregå over en periode på ca. 1½ år, udfra den betragtning at den fulde udnyttelse af den elektroniske sag først vil kunne gennemføres når så mange som muligt har adgang til systemet. På længere sigt tænkes det implementeret i alle forvaltningsenheder, der har behov for det.

Der skal lokalt i alle enheder etableres superbrugerordning, hvor kontorets superbruger yder "førstehjælp" omkring systemanvendelse. Superbrugeren skal desuden inddrages i arbejdet med tilrettelæggelse af arbejdsgange, etablering af rutiner i forbindelse med nytilgang af medarbejdere og lignende. Det er vigtigt, at der bliver tale om en reel og velfungerende superbrugerordning, hvor superbrugeren bibringes den fornødne ekspertise i forhold til kravene.

Projektet har været forberedt gennem længere tid, bl.a. ved gennemførelsen af et pilotprojekt i et antal af forvaltningens organisatoriske enheder i efteråret 1998 og foråret 1999. Der er efterfølgende gennemført analyser af pilotprojektets resultater og af eksisterende arbejdsgange

Samlede udgifter

De samlede udgifter til kontrakten udgør ca. 25,3 mill. kr. Udgifterne fordeler sig på forvaltningerne på følgende måde (jf. tabel 1):

Tabel 1: Fordelingen af kontraktudgifter:

Af de aftalte anskaffelser under kontrakten udgør fællesudgifterne for de 3 forvaltninger 16.657.029 kr., de resterende udgifter kan henføres til de enkelte forvaltninger, dækkende over bl.a. program- og databaselicenser, uddannelse og skannerudstyr.

Fællesudgifterne opdeles fra starten efter det antal brugere forvaltningerne ønsker at starte op med. Fordelingen af fællesudgifter fremgår af nedenstående tabel 2:

Tabel 2: Fordeling af fællesudgifterne.

Efterhånden som de øvrige forvaltninger og bydele slutter flere brugere på justeres fordelingen af fællesudgifterne, således, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forholdsmæssigt kompenseres for en del af de allerede afholdte fællesudgifter. Systemet er dimensioneret til, at der med meget få ekstraudgifter til de centrale servere og programmer kan udbygges til 5000 brugere.

Finansiering

Udgiften i Økonomiforvaltningen og Sundhedsforvaltningen til kontrakten samt implementering afholdes inden for rammen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen finansierer sin udgift ved optagelse af et internt lån på 7 mill. kr. De resterende udgifter afholdes inden for rammen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen optager jf. ovenstående et internt lån på 7 mill.kr., der afdrages over fem år til den af Økonomiudvalgets fastsatte interne lånerente på 7 pct. p.a. Der forventes en årlig ydelse på 1,6 mill.kr. De samlede ydelser udgør i alt 7,98 mill.kr. De samlede udgifter til renter udgør 0, 98 mill. kr.

Lånet gives til bevillingen "Administration m.v., drift og anlæg", funktion 6.51.1. Der anvises kassemæssig dækning for udgiften i 2001 på Økonomiforvaltningens konto 8.05.5 (kassen). Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets ramme sænkes med 1,6 mill. kr. fremskrevet til 2002 pl. i 2002 og hæves igen med 1,6 mill. fremskrevet til 2007 pl. i 2007

Økonomiforvaltningen

Hovedparten af Økonomiforvaltningens udgifter ved anskaffelsen af ESDH-systemet er omfattet af kontrakten med WM-data. Herudover initierer systemindførelsen udgifter i forbindelse med intern teknisk tilrettelæggelse, uddannelse af forvaltningens medarbejdere, de afholdte udgifter i forbindelse med projektets øvrige fællesudgifter (primært konsulentbistand) og intern konsulentbistand. De samlede udgifter ved projektet afholdes indenfor en udgiftsramme på 5 mill. kr., hvoraf 2,378 mill. kr. er anskaffelsesomkostninger under kontrakten. Udgifterne, der er fordelt over årene 1999 – 2002 er afholdt henholdsvis vil blive afholdt indenfor forvaltningens driftsbudget.

De løbende driftsudgifter efter systemets implementering afholdes indenfor forvaltningens driftsbudget. Udgifterne vil kun i mindre grad blive modsvaret af besparelse ved bortfaldet af det hidtidige journalsystem.

Det har ikke været forvaltningens mål, at der skal opnås direkte økonomiske besparelser. En stor del af de direkte gevinster, som fremkommer ved systemindførelsen, vil ikke umiddelbart kunne omsættes til personalebesparelser eller andre former for direkte driftsbesparelser. Systemet vil dog på sigt indebære en omlægning af forvaltningens ressourceanvendelse – fra centrale interne servicefunktioner til kunde- og produktorienterede funktioner.

Sundhedsforvaltningen

Den samlede udgift til for Sundhedsforvaltningen i fase 1 udgør 2,7 mio. kr. fordelt over 3 budgetår til anskaffelse og drift. Udgiften finansieres ved et bevilget tilskud fra Økonomiforvaltningens IT-udviklingspulje på 815.000 kr. og den resterende udgift dækkes af forvaltningens IT-budget.

Driftsudgifterne vil til dels blive modsvaret af besparelse ved bortfaldet af det hidtidige journalsystem (Cirius 2000).

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

De samlede omkostninger for projektet i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er kalkuleret til 35.982.887 kr. over en 3 årig periode fra juli år 2000 til og med år 2002. Udgifterne fordeler sig som følger:

Fællesudgifter under kontrakten: 14.023.699 kr.

Forvaltningsspecifikke udgifter under kontrakten: 7.024.548 kr.

Anskaffelse af optioner under kontraktens betingelser: 2.386.600 kr.

Omkostninger til implementering i FAF: 6.308.717 kr.

FAF's andel af driften i en 3 årig periode: 6.239.323 kr.

Implementering omfatter bl.a. projektkoordinering, konsulentassistance, uddannelse af den enkelte bruger, opgradering af kommunikationslinier og en pulje til uforudsete udgifter.

• "Økonomisk oversigt for ESDH-projektet i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen."

Bjarne Winge Grethe Munk Ib Haurum