Opfølgning af revisionssager vedrørende Københavns Kommunes regnskab for 2003

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 23. februar 2005

1. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har udarbejdet rammer for lokale forretningsgange for ledelsestilsyn med sagsførelse og kontrol. Forvaltningen gennemgår for tiden de lokalt udarbejdede forretningsgange og vil gennemføre kontrol af det lokale ledelsestilsyn

Forvaltningen har gennemført kontrollen med det lokale ledelsestilsyn, og forvaltningens bemærkninger er til udtalelse i de enkelte centre. På baggrund heraf vil forvaltningen afgive notat herom til Revisionsdirektoratet med henblik på omtale i de kommende revisionsprotokollater til regnskabet for 2004.

2. I to lokalcentre udføres forsøg med ændret indhold i førkontrollen

Forsøget igangsattes i 2. halvår 2004 og afsluttes i ultimo februar 2005.

Resultatet af forsøget vil blive rapporteret til Revisionsdirektoratet med henblik på omtale i de kommende revisionsprotokollater til regnskabet for 2004.

3. Der arbejdes på at fjerne uhensigtsmæssigheder i kontrollisterne fra Kommunedata.

Uhensigtsmæssighederne er vurderet i sammenhæng med indførelsen af et nyt beregning- og udbetalingssystem fra Kommunedata jf. nedenfor.

4. Der anskaffes et nyt udbetalingssystem til erstatning af det nuværende Bistandssystem (BIS), herunder elektronisk journal.

De nye systemer, der betegnes KMD - Aktiv, KMD - Udbetaling og S&A Journal- og Notatark, udrulles i de lokale centre i løbet af 2005, og planlægningen heraf foregår i et særligt etableret projekt.

5. I 1. halvår 2004 er gennemført undervisning af lokalforvaltningen i kravene til sagsførelse. Denne undervisning vil fortsætte.

I forbindelse med ibrugtagningen af S&A Journal- og Notatark gennemføres undervisning af sagsbehandlerne, herunder i brugen af elektronisk sagsførelse. Undervisningen er planlagt til at starte medio februar.

6. Forbedring af introduktionen af nye medarbejdere, herunder med vægt på kravene til god sagsbehandling.

På baggrund af en undersøgelse af den lokale introduktion af nye medarbejdere er det besluttet at etablere et permanent introduktionskursus for nyansatte om god sagsbehandling med start i april 2005.

7. Nedsættelse af arbejdsgruppe med henblik forbedring af indholdet i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i Københavns Interne Regler (FAKIR)

Med virkning fra den 1. februar 2005 har kommunen en leverandør, der leverer et lovinfor-mationssystem, herunder forvaltningens interne regler i FAKIR. I sammenhæng hermed er arbejdet med at forbedre indholdet i FAKIR igangsat og forventes at pågå i hele 2005.

Vedrørende revisionsprotokollatet på integrationsområdet

8. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil som oplyst i protokollatet snarest muligt foretage en gennemgribende tilretning/ajourføring af de interne regler på integra-tionsområdet som følge af lovændringer og organisationsændringer

Arbejdet hermed er omfattet af pkt. 7.

9. Forvaltningen vil som oplyst i protokollatet udarbejde retningslinier for opslag i Udlændingestyrelsens Informations Portal (UIP) i forbindelse med den generelle ajourføring af FAKIR.

Retningslinierne er udarbejdet.

Vedrørende revisionsprotokollatet på beskæftigelsesområdet.

10. Forvaltningen vil justere forretningsgangen samt fortsætte dialogen med det statslige niveau.

Københavns Job Center (KJC) har i løbet af 2004 deltaget i en række møder med de statslige myndigheder på arbejdsmarkedsområdet og med Kommunedata. Gennem KJC´s samarbejde med Arbejdsformidlingen og Arbejdsdirektoratet er rådighedsstatistikken nu udviklet, så 70 % af indberetningerne foregår elektronisk og i samlede datasæt, hvor statistikken ellers normalt leveres på papirlister.

Samtidig er gennem samarbejdet med de statslige myndigheder opnået en højere grad af automatik og højere kvalitet i dataoverførslerne mellem fra systemerne på Arbejdsmarkedsområdet.

11. Revisionsdirektoratet henstiller, at kommunen – for at sikre korrekt hjemtagelse af refusion – konkret tager stilling til de af revisionen fremdragne problemstillinger og angiver, hvorledes dette konkret vil give sig udslag i berigtigelser.

De af Revisionsdirektoratet fremdragne problemstillinger drejer som om afgrænsningen mellem administrationsudgifter uden refusion og driftsudgifter i forbindelse med aktiveringstilbud med refusion.

Københavns Job Center arbejder p.t. intensivt med et ABC-projekt (aktivitetsbaserede omkostninger), der blandt andet har til formål at afdække ressourcetrækket i forhold til administration, myndigheds-opgaver og egentlig beskæftigelsesindsats. Dette projekt forventes at give resultater i løbet af foråret 2005, hvorefter man vil vurdere behovet for berigtigelser af refusionen.

12. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at udgifter til indhentelse af lægeerklæringer afholdes endeligt af kommunen og vil sø ;rge for berig-tigelse af forkert hjemtaget refusion.

Københavns Job Center har berigtiget den fejlagtigt hjemtagne refusion.

Vedrørende revisionsprotokollatet om årsregnskabet

13. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at der i forbindelse med implementeringen af det nye lønsystem bør ske en revurdering kravene til ansættelsesbrevenes indhold, og at det ved opfølgning bør sikres, at oplysningsskemaet til brug for oprettelse i lønsystemet foreligger i personalesagen med de fornødne underskrifter. Endvidere foretages indskærpelse af de allerede gældende regler, herunder kravet om skriftlige lønaftaler.

Forvaltningen har lagt nye paradigmer for ansættelsesbreve ud på forvaltningens fællesdrev, og personalehåndbogens afsnit om ansættelsesbreve er under opdatering. Endvidere er foretaget indskærpelse af kravet om skriftlige lønaftaler. Det bemærkes, at der ikke længere findes et særligt oplysningsskema ved oprettelse i lønsystemet, men arbejdsstederne er anmodet om at der i sagen lægges en udskrift af skærmbilledet ved oprettelse af den enkelte sag.

14. I tilknytning til undersøgelsen af lønadministrationen i blandt andet Københavns Kommunes Beskæftigelsesindsats (KKB) kan oplyses, at KKB er i gang med at udarbejde den bebudede personalhåndbog. Udarbejdelsen skal dog tilpasses den kommende nye forretningsgang for det nye lønsystem.

Arbejdet pågår men færdiggørelsen afventer forretningsgangen for det nye lønsystem fra Accenture, som endnu ikke er udarbejdet.

15. Københavns Kommunes Beskæftigelsesindsats er i færd med at udarbejde den manglende liste over bemyndigelser til at anvise og attestere.

Arbejdet er udført.

16. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil sikre, at kravet om evaluering af åremålsansatte fremover efterleves.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har udfærdiget retningslinier herom, og der er p.t. foretaget evaluering af én åremålsansat efter de nye retningslinier.

17. Korrektion af enkelte statuskonti

Konto 3401816509 – Saldo 800.779 kr.

Som nævnt i revisionsbesvarelsen vedrører saldoen Ungbo's konkurs i 1991 og er som bebudet nu afskrevet.

18. Tilgodehavender vedrørende de tidligere forsøgsbydele og Sundhedsforvaltningen

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har som nævnt i revisionsbesvarelsen igen kontaktet Sund-hedsforvaltningen med henblik på udligning af en række forkert placerede statusposter. På den baggrund er der i regnskabsår 2004 foretaget udligningsposteringer af hovedparten af posterne. Arbejdet med udredning af de resterende poster forventes afsluttet i foråret 2005.

19. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil som henstillet af Revisionsdirektoratet drage omsorg for, at reglerne for tjenestekørsel i egen bil præciseres, og at de autoriserede kørebøger bliver i benyttet i alle tilfælde ved benyttelse af tjenestekøretøjer, og at der jævnligt foretages kontrol med kørebøgerne.

Forvaltningen har indskærpet reglerne for tjenestekørsel i egen bil og om kontrol af kørebøgerne for kommunens biler.