Definition af budgetansvar, herunder opgave- og initiativpligt (Bilag)

7. Definition af budgetansvar, herunder opgave- og initiativpligt (Bilag)

FAU 84/2005 J.nr. 84/2005

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager vedlagte definition af budgetansvar, herunder opgave- og initiativpligt, til efterretning.

Vedlagte notat er udarbejdet med baggrund i forvaltningens strukturændring pr. 1. juli 2004, hvor formålet var at styrke den interne økonomistyring. Tydeliggørelse af ansvar, opgaver og initiativ som beskrevet i notatet, skal således ses i direkte sammenhæng hermed. I notatet defineres budgetansvaret i forhold til de enkelte organisatoriske niveauer. Desuden redegøres der for de overordnede, generelle opgaver og initiativpligter, der skal løftes i forhold til de respektive budgetansvarsniveauer. I definitionen redegøres der for den nærmere betydning af at varetage budgetansvar i forhold til organisatorisk placering, herunder hvordan det rent lovmæssigt (og ved regler, cirkulærer og tillagte kompetencer) er forankret.

I hovedtræk beskriver notatet budgetansvar, opgaver og pligter i forhold til forvaltningens tre organisatoriske niveauer; udvalgsniveauet, direktionsniveauet og forvaltningsniveauet. Desuden sker der en præcisering af budgetansvarsbegreberne overordnet budgetansvar, dagligt budgetansvar, samt delegeret budgetansvar på forvaltningsniveauet. Ligeledes præciseres det, at de tidligere anvendte begreber centralt budgetansvar og lokalt budgetansvar bortfalder.

Sammenfattende kan der siges følgende om definitionen af de enkelte budgetansvarsniveauer:

Budgetansvar på udvalgsniveau er opdelt på henholdsvis borgmester og udvalg, og er pålagt disse jfr. Lov om kommunernes styrelse og Styrelsesvedtægt for Københavns Kommune. Borgmesteren er overordnet ansvarlig for den daglige ledelse. Udvalget er overordnet politisk ansvarlig og varetager to budgetansvarstyper; bevillingsansvar og budgetansvar. Som følge heraf er udvalget ansvarlig for den enkelte bevillingsramme og for den samlede ramme, samt at disse er fastsat på baggrund af realistiske budgetforudsætninger. Udvalget er forpligtet til at sikre, at bevillinger ikke overskrides, og er således ultimativ ansvarlig for forvaltningens samlede økonomi, uanset omfanget af decentralisering og uddelegering af kompetencer. Udvalgets ansvar udmøntes primært gennem processen med prioritering af politiske målsætninger og indsatsområder. Den præcise økonomiske konsekvens af de enkelte prioriteringer reflekteres efterfølgende i forvaltningens budget- og regnskabsmæssige sammenhænge.

Direktionen varetager som følge af bestemmelser i Styrelsesvedtægt for Københavns Kommune et budgetansvar for det forvaltningsmæssige indhold og er således direkte ansvarlig i forhold til udvalget. Dette betyder, at direktionen skal sikre den nødvendige økonomistyring, herunder korrekt og rettidig information til udvalget. I forbindelse med økonomistyringen er det direktionens ansvar at fastlægge forvaltningens overordnede arbejdsmetode med henblik på at tilvejebringe et redskab, der opfylder lovkrav med videre samt egne styringsbehov, både i forhold til forvaltningen og i forhold til kommunen bredt set (Økonomiforvaltningen). Med hensyn til konkret ansvar i forhold til det enkelte direktionsmedlem, så er der udarbejdet en komplet oversigt over samtlige forvaltningens anvendte funktioner, hvor der ud for hver enkelt post er angivet direktionsansvarlig (underbilag 1).

Det overordnede budgetansvar er tillagt de centrale kontorchefer fra direktionen, og indebærer ansvar for alt budget-, regnskabs- og analysearbejde, herunder korrekt registrering. Det daglige budgetansvar forefindes på anvisningsniveauet, det vil sige både centralt og lokalt, og er placeret ved kontorchefen og institutionslederen ved direkte tillagte kompetencer fra direktionen. Delegeret budgetansvar forefindes ved teamchefen, hvortil kompetencer er delegeret af centerchefen.

Notatet understøttes af tre bilag. Af bilag 1 fremgår forvaltningens nye ansvarsplacering på funktionsniveau, sorteret efter direktionsansvar og med angivelse af placering af overordnet og dagligt budgetansvar. Bilag 2 leverer i skematisk form en generel oversigt over budgetansvarsniveauer i forhold til forvaltningens bevillingsområder. Bilag 3 illustrerer budgetansvarsniveauer i form af konkret sagsflow fra institution til udvalg og med angivelse budgetansvarstype og budgetansvarlig.

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige miljømæssige konsekvenser.

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige økonomiske konsekvenser. Der burde dog imidlertid i forvaltningen, som følge af tydeliggørelsen af budgetansvar opnås større klarhed over den enkeltes ansvar, opgaver og initiativpligt. Dette bør således implicit lede til en yderligere effektivitet i økonomisstyringen.

Indstillingen vurderes ikke at have andre konsekvenser af væsentlig karakter.

Der er ikke høringspligt. Notatet er imidlertid blevet gennemlæst af Revisionsdirektoratet, hvis bemærkninger er indarbejdet.

• Bilag 1 – Notat: Definition af budgetansvar, herunder opgave- og initiativpligt

• Underbilag 1 – Direktionens ansvarsskema
• Underbilag 2 – Budgetansvarsniveauer
• Underbilag 3 – Budgetansvarsniveauer, konkret sagsflow

Grethe Munk

/