Høring af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. etablering af Borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune (Bilag)

3. Høring af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. etablering af Borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune (Bilag)

FAU 547/2003 J.nr. 547/2003

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens bemærkninger om etableringen af borgerrådgiverfunktionen til efterretning

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder vedlagte høringssvar til Udvalget for demokrati- og serviceudvikling.

I sit møde den 15. september 2003 besluttede Udvalget for demokrati- og serviceudvikling at sende etablering af en Borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune i høring i de stående udvalg, Det rådgivende Integrationsudvalg, Integrationsrådet, ældrerådene og Københavns og Frederiksbergs Fællesrepræsentation inden der afgives endelig indstilling til Økonomiudvalget, idet høringsfristen blev fastsat til fredag den 31. oktober 2003

Forud for beslutningen om etableringen af borgerrådgiverfunktionen har været nedsat en embedsmandsgruppe, og på disse møder har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen fremført en række opmærksomhedspunkter, som er refereret i sagsfremstillingen, men Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, at udvalget kommer med et kortere og mere imødekommende høringssvar.

Der henvises til vedlagte bilag i form af beslutningsprotokol af 15. september 2003 for Udvalget for demokrati- og serviceudvikling med bilag.

Det fremgår bl.a. heraf, at der forud for beslutningen om etableringen af borgerrådgiverfunktionen har været nedsat en embedsmandsgruppe med deltagelse fra alle Københavns Kommunes forvaltninger, som har udarbejdet vedlagte bilag; "Etablering af en uafhængig klagefunktion – muligheder og modeller". På disse møder har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen bl.a. fremført, at

Borgerrådgiverfunktionen kan medvirke til at

• der skabes overblik over klagesager
• der sættes fokus på god forvaltningsskik, bedre sprogbrug og kommunens generelle serviceniveau.
• udbrede god og ensartet forvaltningsskik i kommunen
• varetage konsulentfunktioner med hensyn til at omlægge uhensigtsmæssige sagsgange.
• skabe opmærksomhed på, hvorvidt de politisk vedtagne mål for Københavns kommunes virksomhed realiseres.
• hjælpe borgere, der er "kommet i klemme i systemet" ved at gå i dialog med den pågældende forvaltning med henblik på, at der findes en rimelig løsning.
• skabe opmærksomhed på, hvorvidt de politisk vedtagne mål for Københavns kommunes virksomhed realiseres.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har imidlertid også på møderne i embedsmandsgruppen peget på de uhensigtsmæssigheder og problemstillinger, der vil kunne være ved en etablering af borgerrådgiverfunktionen:

Det vil kunne være vanskeligt for en funktion med den foreslåede organisatoriske placering at opnå et tilstrækkeligt kendskab til de forskellige forvaltningers organisation, sagsområder og praksis.

At borgere vil kunne klage over evt. diskriminerende adfærd fra kommunalt ansatte i deres kontakt med borgerne betyder, at det er vigtigt, at de medarbejdere der ansættes i borgerrådgivningsfunktionen besidder den nødvendige faglige og personlige kompetence til at behandle diskriminationssager.

Det må forventes, at de opgaver som en borgerrådgiverfunktion vil blive inddraget i, hovedsagelig vil omfatte de københavnske forvaltningers myndighedsudøvelse, dvs. forvaltningernes afgørelser inden for de forskellige lovområder. Det er afgørelser, som er truffet af sagsbehandlere med et godt kendskab til det pågældende lovområde, og med kendskab til forvaltningsloven og god forvaltningsskik. Hvis borgeren er utilfreds med afgørelsen er der på de fleste lovområder på Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens område mulighed for at indbringe sagen for en formel klageinstans, ligesom der også i de fleste tilfælde er interne klageveje til rådighed, idet der fra det lokale niveau fortsat kan klages over sagsbehandlingen til det centrale forvaltningsniveau til direktøren og også til borgmesteren.

Det må derfor forventes, at der i de fleste tilfælde vil være gået et længere forløb forud, inden borgeren kontakter borgerrådgiverfunktionen. På dette tidspunkt vil borgeren formentlig være grundigt informeret både skriftligt og mundtligt om lovgivning, klageveje m.v. Den beskrevne opgave "vejvisning" vil der i sådanne tilfælde derfor ikke være det store behov for. Det samme kan siges om de andre opgaver, som er nævnt, såsom klagesagsbehandling og interne konsulentfunktioner, idet sagen formentlig på dette sene tidspunkt har været gennem så mange hænder, at den formodentlig vil være velbelyst og grundigt overvejet. Det forekommer derfor usikkert, om den vision, der ligger til grund for etableringen af en borgerrådgiverfunktion, vil blive tilgodeset med den funktion, som planlægges etableret.

Der bliver ikke tale om et mere enstrenget klagesystem; det kan forventes at en stor del af de henvendelser som kommer til borgerrådgiveren vil skulle behandles inden for eksisterende klagemuligheder, hvorved borgeren blot sendes videre – klagesystemet kan komme til at fremstå mere indviklet end nu.

I forhold til kvalitet i sagsbehandlingen kan problemet være, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan komme til at mangle den direkte tilbagemelding, der ligger i klagesagerne. Det vil derfor være af væsentlig betydning for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen at etablere et samarbejde med Borgerrådgiverfunktionen som sikrer forvaltningens adgang til umiddelbart at korrigere den praksis man finder uhensigtsmæssig og samtidig sikre, at Borgerrådgiverfunktionen ikke i sine tilbagemeldinger kommer til at fastholde en sagsbehandling i modstrid med principperne for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens brugerinddragelse.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen havde desuden nogle mere generelle bemærkninger i relation til nogle af de mere overordnede forhold ved etableringen af borgerrådgiverfunktionen:

Når Borgerrådgiveren modtager en klage fra en borger, vil der være en forpligtelse til at høre vedkommende borgmester/forvaltning over klagen. I forbindelse med de konkrete sager vil der således skulle ske "partshøring". Samme "partshøring" synes imidlertid ikke at skulle ske i forbindelse med rådgiverens årlige redegørelse, hvor der vil kunne forekomme både kritik af forvaltningerne samt forbedringsforslag i forbindelse med forretningsgange m.v.

Det er Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering, at såfremt rådgiveren i sin årsberetning ønsker at omtale forhold i en bestemt forvaltning, bør den pågældende forvaltning "partshøres" forinden forelæggelse for Borgerrepræsentationen. Man kunne evt. skele til den fremgangsmåde Revisionsdirektoratet anvender i forhold til revisionsberetningerne.

Etableringen borgerrådgiverfunktionen bør inddrage et omfattende informations- og oplysningsarbejde, således at borgerne rent faktisk bliver bekendt med dens eksistens og med hvornår der kan rettes henvendelse til denne.

Når der skal udformes en kommunikationsstrategi, vurderes det at være vigtigt, at det klart og tydelig oplyses, hvad borgerrådgiverens kompetence er, det vil sige den interne og eksterne afgrænsning. Herunder vurderes det at være særligt vigtigt, at gøre borgerne opmærksom på, at klager, der behandles i de eksisterende klagerorganer, udelukker borgerrådgiveren fra at gå ind i sagen. Det er ligeledes væsentligt at oplyse borgerne i, at borgerrådgiverfunktionen kun har ret til at udtale sig og give henstillinger, herunder at borgerrådgiverfunktionen ingen sanktionsmuligheder har over for forvaltningerne.

Der synes ikke at være taget stilling til, hvorvidt rådgiveren kan rejse en sag af egen drift (f.eks. fordi der har været omtale af en konkret sag i dagspressen), lige som der mangler nærmere retningslinier for, hvilken vejledningsforpligtelse de enkelte forvaltninger får i forhold til borgerrådgiverfunktionen, samt hvornår en forvaltning kan være forpligtet til at underrette borgerrådgiveren om eller ligefrem fremsende klager af egen drift. Der bør efter Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens opfattelse foreligge klare retningslinier herom.

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige miljømæssige konsekvenser.

Ingen.

Ingen.

Ingen.

• Udkast til Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets høringssvar.
• Beslutningsprotokol af 15. september 2003 for Udvalget for demokrati- og serviceudvikling med bilag i form af

Grethe Munk