5 Revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2001 (Bilag)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 21. august 2002

4. 5 Revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2001 (Bilag)

FAU 343/2002 J.nr. 343/2002

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget beslutter at besvare protokollaterne ved at fremsende Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelser jf. vedlagte bilag samt denne indstilling og udvalgets beslutning til Revisionsdirektoratet.

Revisionsdirektoratet har fremsendt 5 revisionsprotokollater vedrørende Københavns Kommunes regnskab for 2001 med anmodning om Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse. Fra de vedlagte redegørelse skal fremhæves:

Revisionsdirektoratet finder det tilfredsstillende at kunne konstatere, at der i Modtageenheden er sket en markant forbedring med hensyn til sagsbehandlingstiden for udarbejdelse af handleplaner.

Revisionen gennemgang viser dog samtidig, at der fortsat er for mange mangler både i selve sagsbehandlingen og i registreringerne i Sags- og Advissystemet. På den baggrund vil Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indføre en særlig intern revision på dette sagsområde.

Gennemgangen af personsager på dette område gav ikke Revisionsdirektoratet anledning til bemærkninger. Direktoratet har dog over for et lokalcenter påtalt svigt i førkontrollen.

Revisionsdirektoratet undersøgte 30 sager om boligstøtte fordelt på 4 lokale centre og fandt, at der var fejl i 15 af sagerne.

På baggrund af de mange fejl vil Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indføre en særlig intern revision på dette område

I forbindelse med opfølgning vedrørende handleplaner på hjemløseområdet udtaler Revisionsdirektoratet, at direktoratet ser meget positivt på Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens igangsatte initiativer til sikring af, at kvalitetsmålsætning og kvalitetsmål vedrørende handleplanarbejdet opfyldes.

Ved gennemgangen af personsager fandt Revisionsdirektoratet, at der var fejl med eventuel refusionsmæssig eller udbetalingsmæssig betydning i 22 af de 107 gennemgåede sager, især på kontanthjælpsområdet.

Selvom man ikke kan sige, at sagerne er repræsentative for hele sagsmængden, er omfanget af fejl for højt, og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens egne temakontroller i de foregående år viste også et for stort antal fejl. Derfor iværksatte forvaltningen i 2000 og 2001 en række tiltag, som er udførligt omtalt i protokollatet og i redegørelsen. Revisionsdirektoratet har bedt forvaltningen om en udtalelse om resultatet af de iværksatte tiltag.

Det er ganske vist tidligt at vurdere de endelige resultater af tiltagene, men Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan oplyse, at den netop afsluttede temakontrol på kontanthjælpsområdet viser markante forbedringer med hensyn til overholdelse af 3 måndersopfølgningen, flere personlige samtaler med hjælpsmodtagerne, øget kontrol og bedre sagsførelse m.v.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens egne rapporter over kasse- og beholdningseftersyn i de 327 kommunale institutioner viste, at flere institutioner ikke havde overholdt forvaltningens arbejdsregler i FAKIR. Forvaltningen iværksatte derfor en række tiltag, som er nærmere omtalt i protokollatet.

Revisionsdirektoratet udtaler, at direktoratet finder det af stor betydning, at forvaltningen har iværksat fremadrettede tiltag for at minimere fejl og mangler.

Revisionsdirektoratet nævner, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen efter direktoratets opfattelse burde have søgt Borgerrepræsentationen om dækning af merudgifter på børneanbringelsesområdet, da forvaltningen ved budgetopfølgningen i oktober 2001 konstaterede et merbrug på godt 40 mio. kr.

I redegørelsen har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen oplyst, at forvaltningen i 2001 førte drøftelser med Økonomiforvaltningen om disse merudgifter, og forvaltningen oplyser samtidig, at det ikke hidtil har været praksis, at fagudvalgenes bevillinger er blevet ændret i forbindelse med Økonomiudvalgets behandling af kvartalskalkulernes mer- og mindreudgifter.

Revisionsdirektoratet har fremsendt 5 revisionsprotokollater vedrørende Københavns Kommunes regnskab for 2001 med anmodning om Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse:

• nr. 4/2001 Integrations- og repatrieringsydelser på Indenrigsministeriets område
• nr. 6/2001 Børnefamilieydelser på Skatteministeriets område
• nr. 7/2001 Boligstøtteydelser på By- og Boligministeriets område
• nr. 13/2001 Visse dele af det sociale område (kontanthjælp, syge- og barselsdagpenge, førtidspension og udgifter til hjemløse) på Socialministeriets område
• nr. 14/ 2001 Det samlede årsregnskab og udgifter uden statsrefusion.

Ved revisionen er efterprøvet, om forvaltningens regnskabstal er rigtige, og om de dispositioner, der er omfattet heraf, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, Borgerrepræsentationens beslutninger, love og andre forskrifter, samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis (finansiel revision). Endvidere er efterprøvet, om udførelsen af Borgerrepræsentationens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde (forvaltningsrevision).

Temakontroller foretages efter, at udbetalingen har fundet sted, og har til formål at sikre, at beslutninger om udbetaling af kontante ydelser er i overensstemmelse med love og regler m.v. og at sagsførelsen er i overensstemmelse med bekendtgørelserne om kommunernes regnskabsaflæggelse og statsrefusion m.v.

Temakontrollerne udvælges hvert år i et samarbejde med Revisionsdirektoratet. Kontrollerne tilrettelægges centralt men udføres i de lokale centre. Det vil ikke være ressourcemæssigt rimeligt, at gennemføre temakontroller på alle områder hvert år. Derfor nævnes i nogle protokollater, at forvaltningen ikke har valgt at gennemføre temakontrol på området i 2001.

Revisionsdirektoratet omtaler i protokollaterne desuden Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens oplysninger om, at forvaltningen lægger vægt på at undersøge forhold, hvor der forlods er indikationer om fejl. Denne fremgangsmåde medfører i sagens natur, at der findes en højere andel af fejl end ved tilfældige stikprøver. Ved at sætte fokus på områder med problemer opnås imidlertid et bedre grundlag for at iværksætte forbedringer.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen skal afslutningsvis bemærke, at de fejl og mangler som beskrives i revisionsprotokollatet, er fundet dels gennem forvaltningens egen interne kontrol og dels gennem Revisionsdirektoratets gennemgang af personsager og af forretningsgange. På baggrund af de fejl der findes, handler forvaltningen på følgende måder:

• På områder med mange fejl indfører forvaltningen en intern revision
• De lokale centres chefer modtager revisionprotokollatet og Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse, herunder denne redegørelse, med henblik på iagttagelse og drøftelse både med forvaltningens direktion og internt i det enkelte lokalcenter.
• De afdækkede problemområder drøftes i de faste dialogmøder på de enkelte fagområder mellem de lokale centre og den centrale forvaltning og i forvaltningens tværgående kvalitetssikringsprojekt.
• Protokollat og besvarelse anvendes i forbindelse med valg af kommende temakontroller.
• Der foretages fornødne ændringer i forretningsgangene i forvaltningens elektroniske informationssystem FAKIR
• Der foretages indskærpelse om overholdelse af gældende bestemmelser og forretningsgange
• Berigtigelse af fejl med refusionsmæssig betydning bliver dokumenteret i forbindelse med restrefusionsopgørelsen

Ingen konsekvenser

1. Revisionsprotokollat nr. 4/2001 om regnskabet på integrations- og repatrieringsområdet og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.
2. Revisionsprotokollat nr. 6/2001 på Børnefamilieydelsesområdet og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.
3. Revisionsprotokollat nr. 7/2001 om regnskabet på boligstøtteområdet og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.
4. Revisionsprotokollat nr. 13/2001 om regnskabet på visse dele af det sociale område og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.

4.a Rigrevisionens brev af 14. januar 2002 om besøget i Indre By ultimo 2001

5. Revisionsprotokollat nr. 14/2001 om årsregnskabet for 2001 og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelse hertil.