Godkendelse af regnskaberne for perioden 1996-2002 vedrørende LAVUKs Fritids- og Ungdomsklub, Lavuk Dagklub og Lavuk Dagtilbud

8. Godkendelse af regnskaberne for perioden 1996-2002 vedrørende LAVUKs Fritids- og Ungdomsklub, Lavuk Dagklub og Lavuk Dagtilbud

FAU 265/2004 J.nr. 265/2004

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at en del af det akkumulerede merforbrug, kr. 2.479.752, på Lavuk Fritids- og Ungdomsklub for perioden 1996-2002 eftergives

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at det akkumulerede merforbrug, kr. 399.055, på Lavuk Dagtilbud for perioden 1998-2002 eftergives

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at en del af det akkumulerede merforbrug, kr. 457.846, på Lavuk Dagklub for perioden 1998-2002 eftergives

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen opsiger alle nuværende overenskomster med Lavuk med henblik på

1. Overgang til kontrakt relation, baseret på betaling pr. visiteret plads.
2. At Lavuk Fritids- og Ungdomsklub overføres til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen i overensstemmelse med den beskrevne arbejdsdeling i styrelsesvedtægten for Københavns kommune.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har i forbindelse med udarbejdelse af en ny budgetmodel for Lavuk søgt at etablere grundlaget for en endelig godkendelse af regnskaberne for 1996-2002. Lavuk består af 3 tilbud, der har driftsoverenskomst med Københavns Kommune: Fritids- og Ungdomsklubben, Dagklubben Lavuk og Dagtilbuddet Lavuk. For Fritids- og Ungdomsklubben gælder, at senest godkendte regnskab er 1995. For Dagklubben og Dagtilbuddet gælder, at senest godkendte regnskab er 1997.

Regnskaberne viser generelt merforbrug i alle årene, ligesom der er konstateret en række mellemværender med eksterne parter, og endelig har Lavuks revisor påpeget nogen usikkerhed i de administrative rutiner.

Forvaltningen indstiller, at ovenstående beløb eftergives. Baggrunden herfor er, at forvaltningen de senere år har strammet op omkring den økonomiske styring af tilbuddene fra centralt hold, udskiftning i tilbuddenes ledelse, samt at Lavuk ikke har realistisk mulighed for at tilbagebetale beløbene.

Vedrørende Fritids- og Ungdomsklubben viser det endelige resultat et samlet akkumuleret merforbrug på kr. 5.768.077, hvoraf kr. 3.298.325 kan godkendes uden bemærkninger. Kr. 2.479.752 kan ikke godkendes. Såfremt regnskaberne var blevet godkendt løbende gennem årene, ville de ikke være godkendt. Merforbruget relaterer sig væsentligst til løn, fordi institutionen ikke har lønsumsstyret, men i stedet normeringsstyret, institutionens forbrug. Det indstilles at merforbruget kr. 2.479.752 eftergives.

Vedr. Dagklubben viser det endelige resultat et samlet akkumuleret merforbrug på kr. 618.820 hvoraf kr. 160.974 kan godkendes uden bemærkninger. Kr. 457.846 kan ikke godkendes, men det indstilles at merforbruget eftergives.

Vedr. Dagtilbuddet viser det endelige resultat et samlet akkumuleret merforbrug på kr. 399.055 som ikke kan godkendes. Det indstilles at merforbruget eftergives.

Årsagen til overskridelserne er bl.a. mangelfuld styring af udgifterne, primært vedr. løn.

Revisionsdirektoratet har været inddraget som konsultativ bistand i regnskabs- gennemgangen.

For at forebygge en gentagelse af de økonomiske problemer og manglende regnskabsgodkendelser har forvaltningen strammet op omkring de administrative procedurer vedrørende Lavuk. Tilbuddene indsender kvartalsvise regnskabsprognoser og forvaltningen vil fremover gennemgå regnskaberne rettidigt og tilbageholde midler ved merforbrug. Samtidig er Fritids- og Ungdomsklubben, der tidligere hørte under Lokalcenter Ryvang, nu trukket ind centralt og styres på lige fod med de øvrige handicaptilbud.

Der er i løbet af 2002 og 2003 udarbejdet budgetmodeller for Lavuk i lighed med det øvrige handicapområde. I forlængelse af budgetmodelarbejdet vedr. Lavuk må den fremtidige aftaleform mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Lavuk overvejes. Med henblik på en ændring af aftaleformen stilles der forslag om, at der sker opsigelse af samtlige overenskomster, som Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har indgået med Lavuk. Det drejer sig om Lavuk Dagklub og Dagtilbud samt Fritids- og Ungdomsklubben.

Som følge af en intern omstrukturering i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i 2001 blev en del af opgavevaretagelsen vedrørende økonomistyring af det decentrale niveau, herunder døgn- og dagtilbud for Handicappede, overflyttet fra lokalforvaltningen til centralforvaltningen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har successivt siden den interne omstrukturering dels sikret, at der er indført en række ensartede administrative rutiner, herunder fremrykning af udsendelse af budgetter, løbende indberetning af regnskabsprognoser, hyppigere kontakt med det enkelte tilbud samt en hurtigere tilbagemelding på årsregnskaberne. Desuden er der gennem udarbejdelse af budgetmodeller sikret en ensartet ressourcetildeling og større frihedsgrader i relation til overførsel af mindre- og merforbrug mellem de enkelte år.

I forbindelse med udarbejdelse af budgetmodellerne på handicapområdet, har Forvaltningen bl.a. inddraget en analyse af data baseret på regnskabstal fra de foregående år. Imidlertid har datagrundlaget vedrørende Lavuks tilbud været mangelfuldt, bl.a. fordi der ikke er foretaget en ensartet og gennemgående godkendelse af regnskaberne i perioden 1996-2002 vedr. Fritids- og Ungdomsklubben og 1997-2002 vedr. Dagklubben og Dagtilbuddet.

Vedrørende Fritids- og Ungdomsklubben har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i arbejdet med en generel godkendelse af regnskaberne for perioden 1996-2002 konstateret merforbrug i alle årene. Merforbrug vedrører både løn og øvrig drift. Vedrørende Dagklubben og Dagtilbuddet er merforbrugene generelt mindre og der er ikke merforbrug i samtlige år. Regnskaberne har dog ikke kunnet afsluttes tidligere, da en godkendelse har afventet den samlede undersøgelse af Lavuk.

For alle 3 tilbud gælder, at der i regnskaberne er opført en række uspecificerede mellemværender, der har skullet klarlæ ;gges. Endelig har Lavuks egen revisor i revisionsprotokollaterne fremsat en række kommentarer til de administrative rutiner som Forvaltningen har måttet undersøgt nærmere.

Under arbejdet med godkendelse af regnskaberne har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen konstateret, at den daglige leder af Fritids- og Ungdomsklubben er blevet bortvist. Endvidere har Lavuks Fritids- og Ungdomsklub valgt en ny bestyrelse. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er derfor i nogen grad blevet forsinket i processen vedrørende udredning af diverse problemstillinger.

I erkendelse af, at godkendelsen af regnskaberne for Lavuk ikke er sket med rettidig omhu, at regnskabsresultaterne for Fritids- og Ungdomsklubben har udvist store merforbrug, at den daglige leder er blevet bortvist og endelig, at der er valgt en ny bestyrelse, har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen valgt at inddrage Revisionsdirektoratet i arbejdet med godkendelse af regnskaberne.

Revisionsdirektoratet har i den forbindelse været indbudt til en række møder, hvorunder Forvaltningen har fremlagt og fået drøftet konkrete spørgsmål og emner i relation til godkendelsen. Revisionsdirektoratets arbejde i relation til regnskabsgodkendelsen har været begrænset til konsultativ bistand.

I forbindelse med regnskabsgennemgangen har forvaltningen stillet en række spørgsmål til såvel Lavuks bestyrelse som Lavuks egen revisor.

Efter gennemgang af regnskaberne kan følgende oversigt opstilles for hvert tilbud:

Generelt gælder, at merforbrug vedr. løn ikke kan godkendes da årsagen til merforbruget er, at institutionen har normeringsstyret og ikke lønsumsstyret. En del af merforbruget skyldes hensættelser, hvilket ikke kan godkendes. Vedr. øvrig drift kan merforbrug vedr. vedligeholdelse, koloni mv. ikke godkendes, da disse udgifter skal afholdes inden for de udmeldte budgetrammer.

For alle årene gælder, at Revisionsdirektoratet ikke har efterprøvet de viste talopgørelser.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen erkender at, problemerne i relation til mellemværender og administrative rutiner kunne havde været begrænset, såfremt der var sket en rettidig gennemgang af Lavuks regnskaber. Vedr. merforbrugene har forvaltninge n gennem årene afholdt flere møder med Lavuks ledelse, hvor det er blevet understreget, at budgettet skulle overholdes.

For at undgå problemer fremadrettet følges Lavuks økonomi nu tæt i løbet af året. Tilbuddene indsender kvartalsvise regnskabsprognoser, og forvaltningen vil fremover bestræbe sig på at godkende regnskaberne inden for den afsatte tidsfrist. Desuden er Fritids- og Ungdomsklubben nu taget ind centralt og styres på lige fod med de øvrige handicaptilbud.

Fra 2004 tildeles Lavuk desuden et nyt budget baseret på den udarbejdede budgetmodel. Modellen tager som nævnt udgangspunkt i en analyse af de foregående åres regnskaber men bl.a. også i aktivitetstal. Endvidere indføres overførsel af regnskabsresultaterne fra og med budget 2004.

Som nævnt er såvel den daglige ledelse som bestyrelsen for Lavuks Fritids- og Ungdomsklub udskiftet.

Forvaltningen har på denne baggrund vurderet, at de konstaterede merforbrug ikke bør kræves tilbagebetalt. Imidlertid sker eftergivelsen med bemærkninger ligesom godkendelse ikke har præjudice for efterfølgende regnskaber.

Fremtidig aftaleform mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Lavuk.

I forlængelse af budgetmodelarbejdet vedr. Lavuk må den fremtidige aftaleform mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Lavuk overvejes. Aftalegrundlaget mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Lavuk er i øjeblikket en driftsoverenskomst, som regulerer samarbejdet mellem de to parter på et meget overordnet niveau. Budgetmodelarbejdet har vist et behov for en tættere styring blandt andet hvad angår økonomi og visitation.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er p.t. ved at analysere alternativer til det nuværende aftalegrundlag for Lavuk. Hvis der ikke er mulighed for at nå til enighed med bestyrelsen om en kontraktform, så bør en kommunalisering overvejes.

Med henblik på at muliggøre en ændring af aftaleformen foreslår Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at der sker opsigelse af alle driftsoverenskomster med Lavuk. Der er tale om overenskomster med Lavuk Dagklub og Dagtilbud samt Fritids- og Ungdomsklubben.

Samtidig ønsker Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, efter aftale med Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, at overføre Fritids- og Ungdomsklubben til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

For så vidt angår Fritids- og Ungdomsklubben fremgår det af Styrelsesvedtægt for Københavns Kommune af 12. juni 1997, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen (UUF) jf. § 16, stk. 2 varetager forvaltningen af ungdomsklubber for aldersgruppen 14- 17 år. Mere eksplicit fremgår det af bemærkningerne til bestemmelsen " Ungdomsklubber for de 14 – 17 årige, der i Københavns Kommune drives efter bistandsloven – nu serviceloven – henlægges til UUF.

Som udgangspunkt er forpligtelsen således henvist til UUF, idet forpligtelsen til at sørge for klubtilbud til handicappede unge fra 14 til 17 år også er indeholdt i bestemmelserne i styrelsesvedtægten. Den 30. marts 2004 var 218 personer indskrevet i Lavuks fritids- og ungdomsklub. Af disse var 84 personer under 18 år. Det skal i denne forbindelse nævnes, at her både er tale om københavnere samt udenamtslige brugere.

På denne baggrund er det Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens opfattelse, at det er mest hensigtsmæssigt at pladserne til 14-17 årige på Lavuk Fritids- og Ungdomsklub overføres til Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

Der vil blive fremsat en selvstændig fælles indstilling fra de to forvaltninger til UUU og FAU, når det nye aftalegrundlag er på plads.

MILJØVURDERING

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige miljømæssige konsekvenser.

Forvaltningens indstilling medfører eftergivelse af merforbrug i perioden 1996-2002 på i alt kr. 2.479.752 vedr. Fritids- og Ungdomsklubben, kr.457.846. Vedr. dagklubben og kr. 399.055 vedr. Dagtilbuddet.

Da regnskaberne likviditetsmæssigt er afregnet i samtlige år, vil eftergivelsen ikke medføre yderligere udgifter for Københavns Kommune. Afregningen fremgår af tilbuddenes regnskaber. Regnskabsresultaterne har indgået i Københavns Kommunes samlede regnskab i de enkelte år.

Når forslag til ny aftaleform foreligger vil denne blive forelagt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

HØRING

Ingen

Ingen

Grethe Munk

/