5 revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2003

6. 5 revisionsprotokollater om revision af Københavns Kommunes regnskab for 2003

FAU 375/2004 J.nr. 375/2004

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget beslutter at besvare protokollaterne samt Beskæftigelsesministeriets og Socialministeriets bemærkninger til revisionsberetningen for 2002 ved at fremsende Familie - og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelser i vedlagte indstilling og udvalgets beslutning til Revisionsdirektoratet.

Revisionsdirektoratet har fremsendt 5 revisionsprotokollater vedrørende Københavns Kommunes regnskab for 2003 med anmodning om Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets besvarelse.

Endvidere har Beskæftigelsesministeriet og Socialministeriet i decisionsskrivelser af 30. juni 2004 henholdsvis af 14. juli 2004 til Borgerrepræsentationen fremsendt bemærkninger til kommunens revisionsberetning for 2002.

Af sagsfremstillingen vedrørende de enkelte protokollater fremgår Familie- og Arbejds-markedsforvaltningens igangværende eller påtænkte tiltag til at forbedre administrationen på de punkter, hvor Revisionsdirektoratet har fundet fejl og mangler. I begyndelsen af det nye år vil forvaltningen forelægge notat om opfølgning af de enkelte tiltag for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

Generelle bemærkninger til protokollaterne

I flere af protokollaterne (bilag 1, 3 og 5) er nævnt i afsnittet Gennemgang af forretningsgange m.v., at Revisionsdirektoratet i adskillige tilfælde har konstateret mangler i den interne kontrol. Revisionsdirektoratet finder det samtidig positivt, at forvaltningen tager initiativer til sikring af førkontrollen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens har, jf. sagsfremstillingen, udover at indskærpe om overholdelse retningslinierne for førkontrol iværksat følgende tiltag:

• Har udarbejdet rammer for lokale forretningsgange for ledelsestilsyn med sagsførelse og kontrol. Forvaltningen gennemgår for tiden de lokalt udarbejdede forretningsgange.
• Foretager i 2. halvår 2004 kontrol med gennemførelsen af ledelsestilsyn
• I to lokalcentre udføres forsøg med ændret indhold i førkontrollen

• Arbejder på at fjerne uhensigtsmæssigheder i kontrollisterne fra Kommunedata.

Revisionsdirektoratet har også konstateret, at der fortsat i adskillige tilfælde har været fejl og mangler i sagsbehandling, dokumentation og bogføring, dog ikke på integrationsområdet, hvor Direktoratet har konstateret en markant lavere fejlandel.

Direktoratet omtaler den interne kontrolenheds undersøgelser af sagsførelsen m.v. og finder, at konklusionerne og de initiativer, som forvaltningen har iværksat på baggrund heraf udgør et væsentligt bidrag til et godt kontrolmiljø i forvaltningen, og bifalder desuden den gennemførte undervisning af de lokale teammedarbejdere vedrørende korrekt sagsførelse og dokumentation.

Forvaltningens generelle tiltag til forbedringer i sagsførelse, dokumentation m.v. omfatter:

• Anskaffelse af nyt udbetalingssystem til erstatning af det nuværende Bistandssystem (BIS), herunder elektronisk journal.

• I 1. halvår 2004 er gennemført undervisning af lokalforvaltningen i kravene til sagsførelse. Denne undervisning vil fortsætte.

• Forbedring af introduktionen af nye medarbejdere, herunder med vægt på kravene til god sagsbehandling.

• I 2003/2004 anvendes i alt 7,5 mio. kr. til kompetenceudvikling af frontmedarbejdere, og i 2005 søges også anvendt midler til kompetenceudvikling

• Nedsættelse af arbejdsgruppe med henblik forbedring af indholdet i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i Københavns Interne Regler (FAKIR)

• Forsøg med at førkontrollen gennemføres som stikprøve i stedet for som 100 % kontrol, samtidig med, at kontrolemnerne udvides til også at omfatte journalisering og kontering.

Fra sagsfremstillingen vedrørende de enkelte protokollater skal fremhæves:

Vedr. bilag 1 Protokollatet om Børnefamilieydelser

Gennemgangen af 15 personsager i et lokalcenter gav ikke Revisionsdirektoratet anledning til bemærkninger.

Derimod konstateredes mangler i førkontrollen. Forvaltningens tiltag er omtalt ovenfor under generelle bemærkninger.

Vedr. bilag 2 Protokollatet om Integrationsområdet m.v.

Revisionsdirektoratet finder, at samlingen af integrationssagerne i UndervisningsCentret for Indvandrere (UCI) og Modtageenheden har haft en positiv virkning på sagsbehandlingen og herunder medvirket til en reduktion af fejlantallet.

Direktoratet beklager, at en tidligere bebudet forretningsgang på revisionstidspunktet endnu ikke var indlagt i FAKIR, og Direktoratet henstiller i øvrigt til forvaltningen om at a jourføre flere forretningsgange.

Vedr. bilag 3 Protokollatet på visse dele af det sociale område

Revisionsdirektoratet fandt adskillige mangler både i førkontrollen og sagsbehandlingen, herunder at der i 117 sager var 28 fejl med eventuel udbetalings- eller refusionsmæssig betydning. Forvaltningen oplyser, at efter erfaringerne viser den efterfølgende gennemgang af de pågældende sager, at det faktiske antal fejl med udbetalingsmæssig eller refusionsmæssig betydning er væsentligt lavere.

Forvaltningens forbedringstiltag er omtalt ovenfor under generelle bemærkninger.

Vedr. bilag 4 Protokollatet om årsregnskabet

På anmodning fra Revisionsdirektoratet har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i vedlagte notat af 30. juni 2004 (bilag 8) gjort rede for resultatet af forvaltningens deltagelse i benchmarkingundersøgelsen og om de deltagende enheders handlings-planer. Resultatet viser, at forvaltningens økonomistyring ikke på undersøgelsestidspunktet havde et tilfredsstillende indplaceringsniveau Dette er primært baseret på, at budgetoverskridelserne på såkaldte styrbare områder medfører en lav rangering. På andre områder ligger forvaltningen pænt, og forvaltningen har iværksat en række tiltag til at forbedre økonomistyringen, herunder opprioritering af den centrale økonomistyring gennem en organisationsomlægning.

Ved Revisionsdirektoratets undersøgelse af lønadministrationen på 4 tjenestesteder er fundet mangler i et antal ansættelsesbreve og mangler ved dokumentation og underskriftsforhold.

Forvaltningen vil medtage de omtalte forhold ved udarbejdelse af forretningsgangene for det nye lønsystem. Endvidere foretages indskærpelse af de allerede gældende regler.

Revisionsdirektoratet oplyser sammenfattende, at ud over de anførte bemærkninger har revisionen givet Direktoratet den opfattelse, at de tilre ttelagte procedurer, herunder de etablerede interne kontroller, giver en forsvarlig sikkerhed mod væsentlige fejl og mangler i lønbehandlingen. Direktoratet har herudover konstateret, at personalesagerne generelt fremstår i en ensartet og velstruktureret stand.

Vedr. bilag 5 Protokollatet på beskæftigelsesområdet

På baggrund af Beskæftigelsesministeriets generelle udmelding til de kommunale revisorer har Revisionsdirektoratet gennemført temarevision på beskæftigelsesområdet.

Revisionsdirektoratet konkluderer, at Københavns Job Center (KJC) har udarbejdet et omfattende materiale, herunder forretningsgange, til støtte for sagsbehandlere og ledige og

Direktoratet konstaterer endvidere, at der er foretaget en rådighedsvurdering i alle sagerne ved første henvendelse.

Direktoratet finder det positivt, at der er så udførligt beskrevne procedurer og forretningsgange på området og med en tæt opfølgning på de aktiveredes deltagelse i aktiveringsprojekterne.

Revisionsdirektoratet nævner samtidig, at for så vidt angår rådighedsvurderinger og indberetninger som følge af meddelelser om de såkaldt negative hændelser fra Arbejdsformidlingen (AF), administrerer kommunen ikke i alle tilfælde området i overensstemmelse med reglerne.

Direktoratet nævner, at dette er en følge af kommunens forretningsgang herfor.

Forvaltningen skal tilføje, at de modtagne meddelelser om negative hændelser typisk vedrører forhold, som er uden betydning for hjælpsberettigelsen, ligesom de i en række tilfælde beror på systemfejl, som Arbejdsmarkedsstyrelsen arbejder på at løse.

Forvaltningen gør jf. protokollatet rede for, at den organisering af visitation og aktivering med integration af tilbuds- og ydelsesansvaret, som Københavns Kommune har iværksat, netop sikrer den løbende rådighedsvurdering, der er kommunens primære forpligtelse, og som i realiteten er langt det væsentligste fundament for anvendelsen af rådigheds- og sanktionsbestemmelserne. Der er således ikke tale om, at forvaltningen ikke overholder aktiverings- og kontanthjælpsreglerne. Forvaltningen er dog enig i det uholdbare i forskellen mellem fortolkninger af de formelle krav og praksis, og vil – blandt andet med afsæt i revisionens anbefalinger – justere forretningsgangen samt fortsætte dialogen med det statslige niveau.

Revisionsdirektoratet finder, at det er uklart, om kommunen i alle tilfælde konterer driftsudgifter ved aktiveringsindsatsen korrekt i henseende til refusionsindsatsen. Forvaltningen har imidlertid i 2003 udarbejdet notat til KJC om korrekt kontering og vil påse, at praksis bringes i overensstemmelse hermed.

Direktoratet er under gennemgangen af beskæftigelsesområdets administration ikke blevet bekendt med forhold, der indikerer, at kommunens udgifter er på et urimeligt niveau set i forhold til udnyttelsesgraden.

Revisionsdirektoratet omtaler, at forvaltningens temakontrol vedrørende sygedagpengesager og forvaltningens måling af sagsbehandlingsfrister i begge tilfælde viser en positiv udvikling.

Vedr. bilag 6 Beskæftigelsesministeriets bemærkninger til revisionsberetningen for 2002

Beskæftigelsesministeriet bemærker særligt, at der ifølge revisionsberetningen var fejl i 10 af 14 undersøgte kontanthjælpssager, og ministeriet finder derfor, at der skal foretages refusionsmæssig berigtigelse af sagerne på dette område ved en skønsmæssig beregning.

Den efterfølgende gennemgang af de omhandlede sager viste imidlertid, at hjælpen i alle sager var udbetalt med rette, hvilket også fremgik af beretningen. Dette har ministeriet øjensynligt ikke været opmærksom på, og grundlaget for det fremsatte berigtigelseskrav er derfor ikke tilstede.

Vedr. bilag 7 Socialministeriets bemærkninger til revisionsberetningen for 2002

Socialministeriet noterer sig de tiltag, som forvaltningen ifølge revisionsberetningen har iværksat på baggrund af konstaterede fejl og mangler, og at det herunder sikres, at forretningsgange og konteringsregler overholdes. Endvidere forventes, at statsrefusionen berigtiges i fornødent omfang.

Bemærkninger til bilag 1: Revisionsprotokollat nr. 4/2003 om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2003 på børnefamilieydelsesområdet

Revisionsdirektoratets har gennemgået forvaltningens forretningsgange og 15 personsager i et lokalcenter.

Til førkontrollen bemærkede Direktoratet, at centret havde gennemgået uddatalister for Børnefamilieydelsessystemet men ikke den i forretningsgangen foreskrevne liste for standsede sager, og at der i lokalcentret var tvivl om, hvilke kontrolelementer, der lå i førkontrollen.

Gennemgangen de 15 personsager gav ikke Direktoratet anledning til bemærkninger.

Vedrørende førkontrollen kan oplyses, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen som omtalt i protokollatet i dialog med Revisionsdirektoratet har iværksat tiltag til forbedringer af førkontrollen.

Herunder gennemføres forsøg i to lokalcentre med førkontrol, hvor 100 % kontrollen erstattes af stikprøver, samtidig med at der indgår flere elementer i kontrollen. Endvidere foretager centralforvaltningen ved besøg i lokalcentrene tilsyn med, at centrene gennemfører de foreskrevne lokale ledelsestilsyn og har forretningsgange herfor.

Bemærkninger til bilag 2: Revisionsprotokollat nr. 5/2003 om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2003 på integrations- og repatrieringsområdet

Revisionsdirektoratets sammenfattende bemærkninger

Revisionsdirektoratet bemærker sammenfattende i pkt. 22, at set i lyset af tidligere års store fejlomfang på integrationsområdet har Direktoratet konstateret, at fejlandelen i de gennemgåede sager for 2003 var markant lavere. (1 beløbsfejl i 25 tilskudssager og 3 beløbsfejl i 25 refusionssager jf. protokollatets pkt. 23).

De forholdsvis få fejl er i flere tilfælde tillige sket på de tidligere sagssteder og ikke i UCI.

Direktoratet nævner, at forvaltningens omlægning af integrationsindsatsen til en specialisering af integrationssager på enten UCI eller i Modtageenheden har således umiddelbart haft en positiv virkning på sagsbehandlingen. Herudover har forvaltningen taget handling på tidligere års problemer med at omlægge forretningsgangene for indhentelse af tilskud, omlægge sagsgangen for indhentelse af gyldige opholdstilladelser osv. Disse tiltag er også med til at reducere fejlomfanget betydeligt.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan tilføje til Revisionsdirektoratets bemærkninger, at forvaltningen generelt har udført et omfattende arbejde med at omlægge og sikre organisation og metoder i integrationsindsatsen, herunder kontroller og forretningsgange.

A Opfølgning af revisionen af 2002

Pkt. 3-7

Revisionen anmoder forvaltningen om at oplyse omfanget af refusionsberigtigelser som følge af revisionen for 2002.

Forvaltningen kan oplyse at beløbet udgør en nedsættelse af refusionen med 32.208 kr.

Revisionsdirektorat ets havde ved revisionen for 2002 henstillet til forvaltningen om at bringe den skriftlige forretningsgang for opgørelse af statsrefusion og tilskud i overensstemmelse med den faktiske opgørelsesmetode. Direktoratet finder det beklageligt, at den ændrede forretningsgang endnu i maj 2004 ikke var indlagt i FAKIR.

Som det fremgår af protokollatet er den ændrede forretningsgang først den 22. april 2004 sendt til Schultz og findes nu i FAKIR. Forvaltningen beklager, at dette ikke er sket på et tidligere tidspunkt, men bemærker samtidig, at det ikke har haft betydning for sagsførelsen og for forvaltningens hjemtagelse af tilskud og refusion.

Revisionsdirektoratet henstiller dernæst, at forvaltningen ajourfører forretningsgangen for opslag i Udlændinge Informations Portalen (UIP), så det sikres, at der i sagerne findes dokumentation for udlændinges gyldige ophold.

Forvaltningen vil som oplyst i protokollatet udarbejde retningslinier for opslag i UIP i forbindelse med den generelle ajourføring af FAKIR.

Revisionsdirektoratet konstaterer, at forvaltningen endnu ikke har udarbejdet en tidligere bebudet forretningsgang for særlige kontroller til sikring af korrekte registreringer af grundtilskud og registreringer.

Som det fremgår af protokollatet finder Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at behovet for disse kontroller nu bortfaldet, dels fordi integrationssagerne nu er samlet på 2 enheder, hvilket forventes at give en korrekt registrering, dels fordi Modtageenheden i forbindelse med implementering af Kommunedatas (KMD´s) integrationssystem gennemgår registreringerne i samtlige integrationssager, og dels fordi der også gennemføres kontrol i forbindelse med den endelige refusionsopgørelse.

Revisionsdirektoratet anmoder om en orientering om status for forvaltningens generelle tiltag til kvalitetsforbedring af sagsførelsen og de konstaterede resultater heraf.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan herom oplyse:

• Forvaltningens omlægning af integrationsindsatsen til en specialisering af integrationssager på enten UCI eller i Modtageenheden giver i sig selv en kvalitetsforbedring, og har som nævnt af Direktoratet således haft en positiv virkning på sagsbehandlingen, herunder nedbringelse af fejlantallet.

• Implementering af KMD-integrationssystemet, som sker i løbet af 2004, forventes at bidrage yderligere til kvalitetsforbedring af sagsførelsen.

• I 1. halvår 2004 er gennemført undervisning af lokalforvaltningen i kravene til sagsførelse. Denne undervisning vil fortsætte.

• I juni 2004 er iværksat en undersøgelse af, om introduktionen af nye medarbejdere i tilstrækkeligt grad lægger vægt kravene til sagsførelse m.v.

• I 2003/2004 anvendes i alt 7,5 mio. kr. til kompetenceudvikling af frontmedarbejdere.

B Gennemgang af forretningsgange m.v.

Revisionsdirektoratet finder, at der bør ske en ajourføring af forretningsgangene på integrationsområdet som følge af den nye organisationsform m.v.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil som oplyst i protokollatet snarest mulig foretage en gennemgribende tilretning/ajourføring af FAKIR som følge af lovændringer, organisationsændringer, herunder visitationsprocedurer.

Revisionsdirektoratet omtaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens undersøgelse af tilflyttede udlændinge siden 1999, som gav anledning til en berigtigelse af tilskud på 34 mio. kr. Direktoratet har ikke bemærkninger til fremgangsmåden for opgørelsen af berigtigelsen. Direktoratet bifalder i øvrigt de nye muligheder for elektronisk at undersøge, om alle tilflyttere registreres korrekt.

Revisionsdirektoratet omtaler forvaltningens ibrugtagning af et nyt integrationssystem og af Pacer Data, og omtaler de undersøgelser og andre initiativer, som er gennemført af Den interne kontrolenhed. Omtalen giver ikke Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anledning til supplerende bemærkninger.

C. Gennemgang af personsager

Revisionsdirektoratet har gennemgået 25 personsager. Hver af disse sager optræder både som tilskudssag og som ydelsessag og tæller derfor i alt 50 sager. I 4 tilfælde var der fejl med beløbsmæssig betydning, mens der var 7 formelle fejl. Revisionsdirektoratet bemærker, at der er sket et markant fald i andelen af fejl jf. de sammenfattende bemærkninger.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har noteret sig, at UCI har berigtiget fejlene og har ikke yderligere bemærkninger.

Bemærkninger til bilag 3: Revisionsprotokollat nr. 10/2003 om revision af regnskab 2003 på visse dele af det sociale område.

A: Opfølgning af revisionen for tidligere år

Pkt. 4 -8

Revisionsdirektoratet konstaterer, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har foretaget opfølgning på alle socialministeriets bemærkninger vedrørende socialberetningen for 2001 ved Københavns Kommune og vedrørende de tidligere forsøgsbydeles regnskaber for 2001. Endvidere omtales status for enkelte ikke afsluttede enkeltsager. Revisionsdirektoratet anmoder om at få oplyst refusionsberigtigelser som følge af revisionen for 2002.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke bemærkninger til Direktoratets opfølgning og kan oplyse, at berigtigelsen af statsrefusion udgår en forøgelse af statsrefusionen på boligstøtteområdet med 57.821 kr. og en nedsættelse af refusionen på det øvrige sociale område med 55.300 kr. , netto en forøgelse af statsrefusionen med 2.521 kr.

B Gennemgang af forretningsgange m.v.

Pkt. 9-15

Revisionsdirektoratet omtaler den interne kontrolenheds undersøgelser, der blandt andet er gennemført til erstatning af de tidligere temakontroller. Direktoratet finder, at konklusionerne på undersøgelserne og de iværksatte initiativer udgør et væsentligt bidrag til et godt internt kontrolmiljø i forvaltningen, og bifalder desuden den gennemførte undervisning af de lokale teammedarbejdere vedrørende korrekt sagsførelse og dokumentation.

Revisionsdirektoratets gennemgang af 6 lokalcentres førkontroller gav anledning til en række bemærkninger om konstaterede mangler. Revisionsdirektoratet finder det samtidig positivt, at forvaltningen tager initiativer til sikring af førkontrollen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan hertil supplerende oplyse, at udover indskærpelse om overholdelse retningslinierne for førkontrol har forvaltningen iværksat følgende tiltag:

• Har udarbejdet rammer for lokale forretningsgange for ledelsestilsyn med sagsførelse og kontrol. Forvaltningen gennemgår for tiden de lokalt udarbejdede forretningsgange.
• Foretager i 2. halvår 2004 kontrol med gennemførelsen af ledelsestilsyn
• I to lokalcentre udføres forsøg med ændret indhold i førkontrollen

• Arbejder på at fjerne uhensigtsmæssigheder i kontrollisterne fra Kommunedata.

Revisionsdirektoratets omtale af målingen af sagsbehandlingsfrister, herunder den positive udvikling, samt omtalen revisorerklæringer for IT-systemer giver ikke Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anledning til bemærkninger.

Revisionsdirektoratets gennemgang af interne kontroller i personsager omfattede 200 sa ger i 9 lokalcentre. Der fandtes mangler i kontrollen 13 sager (manglende ansøgningsskema eller mangler ved ansøgningsskemaet), som skulle være kontrolleret af centret. Herudover manglede der i enkelte tilfælde kompetenceskemaer for medarbejderen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan oplyse, at tilstedeværelsen af kompetence-skemaer indgår i den nye centralt tilrettelagte kontrol af det lokale ledelsestilsyn.

C-D Gennemgang af personsager, antal reviderede sager og fejlrubricering

Pkt. 16-28

Ved revisionens gennemgang af 117 personsager fandtes fejl med eventuel udbetalings-/refusionsmæssig betydning i 28 sager. Herudover var der mere formelle fejl i 23 tilfælde.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen skal indledningsvis gøre opmærksom på, at de angivne 28 fejl er med eventuel udbetalings-/refusionsmæssig betydning. Den efterfølgende gennemgang af sådanne omhandlede sager viser ifølge erfaringerne, at det faktiske antal fejl med udbetalings-/refusionsmæssig betydning er væsentligt lavere.

De fleste af fejlene består i, at der er mangler i sagsnotering eller anden dokumentation. Derudover er der i et antal tilfælde anvendt fejlbehæftede oplysninger ved ydelsens beregning.

Det gælder navnlig i boligstøttesagerne, selvom forvaltningen i foråret 2003 udsendte supplerende instruktion til de lokale centre om behandlingen af ansøgningsskemaets oplysninger. Som det tidligere er oplyst arbejdes der i forvaltningen og på landsplan for en forbedret teknisk løsning til automatisk overførsel af oplysninger fra Bygnings- og Bolig-registret og fra et nyt lejeregister, der søges indført i forbindelse med gennemførelsen af fase 2 i projektet om elektronisk selvbetjening.

Herudover har Revisionsdirektoratet nævnt, at i et lokalcenter var det ikke lykkedes at få de berørte teams til at behandle alle bemærkningerne til sagsførelsen, og Direktoratet anmoder om, at der bliver foretaget gennemgang og eventuel berigtigelse i de omtalte sager.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan oplyse, at lokalcentret nu har behandlet alle bemærkninger.

Forvaltningens generelle tiltag til forbedringer i sagsførelse, dokumentation m.v. omfatter:

• Anskaffelse af nyt udbetalingssystem til erstatning af det nuværende BIS-system, herunder elektronisk journal.

• I 1. halvår 2004 er gennemført undervisning af lokalforvaltningen i kravene til sagsførelse. Denne undervisning vil fortsætte.

• Forbedring af introduktionen af nye medarbejdere, herunder med vægt på kravene til god sagsbehandling.

• I 2003/2004 anvendes i alt 7,5 mio. kr. til kompetenceudvikling af frontmedarbejdere, og i 2005 søges også anvendt midler til kompetenceudvikling

• Nedsættelse af arbejdsgruppe med henblik forbedring af indholdet i FAKIR

• Forsøg med at førkontrollen gennemføres som stikprøve i stedet for som 100 % kontrol, samtidig med, at kontrolemnerne udvides til også at omfatte journalisering og kontering.

3. Særlige kontrolarbejder

Pkt. 29-31

Revisionsdirektoratet konkluderer vedrørende kontrollen med udbetalingen af offentlige ydelser, at Direktoratet ikke har konstateret tilfælde, hvor forvaltningen har undladt at foretage den foreskrevne økonomiske kontrol bl.a. for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Endvidere omtales, at forvaltningens indsats mod uberettiget brug af sociale ydelser har haft betydelig effekt, hvilket ses både af et fald i både antal og beløb for uretmæssigt modtagne ydelser.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke bemærkninger hertil.

Revisionsdirektoratet omtaler endvidere, at Direktoratets har afgivet revisorerklæring til i alt 57 regnskaber, hvor kommunen har modtaget tilskud fra Socialministeriet eller andre tilskudsydere.

I ingen af tilfældene er afgivet erklæring med forbehold.

Bemærkninger til bilag 4: Revisionsprotokollat nr. 12/2003 Revisionen af årsregnskabet for 2003

De øvrige årsprotokollater om regnskabet for 2003 vedrører udgifter med statsrefusion på det lovbundne område (kontantydelser og udgifter til integration og repatriering) samt udgifter til botilbud for hjemløse, hvor der også er statsrefusion.

Protokollatet om årsregnskabet omhandler regnskabsførelsen og den økonomiske styring generelt for forvaltningens rammebelagte øvrige driftsvirksomhed, som er uden statsrefusion.

2.1 Økonomistyringssystemer

2.1.2 Forretningsgangsbeskrivelser

Revisionsdirektoratet oplyser, at det er fundet nødvendigt for alle forvaltninger at udbede sig lister over forvaltningernes forretningsgangsbeskrivelser:

• Ajourført liste over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser i henhold til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Listen bedes udarbejdet pr. 1. juli 2004 og med angivelse af ikrafttrædelsesdato for den enkelte forretningsgangsbeskrivelse.

• Ajourført liste over øvrige forretningsgangsbeskrivelser. Denne liste bedes også udarbejdet pr. 1. juli 2004 og med angivelse af ikrafttrædelsesdato for den enkelte forretningsgangsbeskrivelse.

• Liste pr. nævnte dato over manglende forretningsgangsbeskrivelser fordelt på de to nævnte grupper. Forventet ikrafttrædelsesdato bedes oplyst.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er ikke bekendt med baggrunden herfor. I forvaltningens redegørelse til protokollatet om årsregnskabet for 2002 oplyste forvaltningen, at med hensyn til forretningsgange i henhold til kasse- og regnskabsregulativet manglede forvaltningen kun at udarbejde forretningsgange vedrørende anlægsregnskaber og vedrørende forsikrings- og sikringsforhold. Disse to forretningsgange er siden udarbejdet og afgivet til Revisionsdirektoratet.

På dette område mangler forvaltningen således ikke at udarbejde forretningsgange. En liste over forretningsgangene er vedlagt. Forretningsgangene vurderes og ændres i øvrigt løbende, når der sker ændringer i processer og organisation. Eksempelvis vil flere af forretningsgangene blive ændret som følge af omorganiseringen af den centrale forvaltning og som følge af de tiltag, som forvaltningen har oplyst om i redegørelserne til de øvrige protokollater.

Med hensyn til øvrige forretningsgangsbeskrivelser skal forvaltningen oplyse, at disse fremgår af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens interne regler FAKIR, der findes elektronisk som en del af Schultz Info, og forvaltningen henviser hertil.

Forvaltningen har derfor ikke udarbejdet en særlig liste på dette område, hvilket heller ikke ville være muligt på grund protokollatets meget sene fremkomst op til sommerferien. Af samme grund har forvaltningen heller ikke endnu haft mulighed for at udarbejde en liste over eventuelt manglende øvrige forretningsgange. Forvaltningen udarbejder løbende nye forretningsgange eller ændrer bestående forretningsgange i forbindelse med de omlægninger i indsatsen og organisatoriske ændringer, som løbende foregår. Som omtalt i rede gørelserne til de øvrige protokollater har forvaltningen herudover besluttet at en arbejdsgruppe skal gennemgå indholdet i FAKIR.

2.1.3 Udviklingen af økonomistyringen i Københavns Kommune

Revisionsdirektoratet omtaler rapporten "Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune – Resultater af 2. runde", som Økonomiforvaltningen har udarbejdet i foråret 2004.

5 lokale centre og centralforvaltningen deltog i 2. runde. Direktoratet anser benchmarkingen for at være et godt værktøj til brug for den fortsatte og nødvendige udvikling af institutionernes økonomistyring og udbeder sig derfor oplysning om indplaceringsniveauet for hver deltagende enhed i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og handlingsplaner for de enkelte enheder om, hvordan enhederne vil arbejde videre med at forbedre og udvikle økonomistyringen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vedlægger notat af 30. juni 2004 (Bilag 8) om resultatet af forvaltningens deltagelse i benchmarkingundersøgelsen og om handlings-planer. Resultatet viser, at forvaltningens økonomistyring ikke på undersøgelsestidspunktet havde et tilfredsstillende indplaceringsniveau., og forvaltningen har iværksat en række tiltag til at forbedre økonomistyringen, herunder opprioritering af den centrale økonomistyring gennem en organisationsomlægning.

Forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at benchmarking er et godt værktøj til udvikling af økonomistyringen. Der er dog fortsat behov for at tilpasse værktøjet til forskellige organisatoriske udgangspunkter i de enkelte forvaltninger. Forvaltningen har en række forslag herom, som vil indgå i den arbejdsgruppe, som Økonomiforvaltningen nedsætter med henblik på at tilpasse værktøjet, så det bliver anvendeligt på et mere decentralt niveau.

2.2 Løn

Revisionsdirektoratet har i forlængelse af sidste års undersøgelse af forretningsgange m.v. på lønområdet undersøgt 50 personalesager i Københavns Kommunes Beskæftigelsesindsats, 13 sager i centralforvaltningen og 33 sager i de 4 handicapcentre. Endvidere er efterprøvet, om gældende regelsæt for åremålsansættelse er efterlevet.

Revisionsdirektoratet oplyser sammenfattende, at ud over de anførte bemærkninger har revisionen givet Direktoratet den opfattelse, at de tilrettelagte procedurer, herunder de etablerede interne kontroller, giver en forsvarlig sikkerhed mod væsentlige fejl og mangler i lønbehandlingen. Direktoratet har herudover konstateret, at personalesagerne generelt fremstår i en ensartet og velstruktureret stand.

Revisionsdirektoratet oplyser i et generelt afsnit, at man på alle tre tjenestesteder har fundet mangler i et antal ansættelsesbreve, og mangler ved dokumentation og underskriftsforhold. Revisionsdirektoratet finder, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (FAF) i forbindelse med implementeringen af det nye lønsystem bør foretage en revurdering af de krav til ansættelsesbrevets indhold, som fremgår af FAKIR, og at det ved opfølgning bør sikres, at det foreskrevne oplysningsskema til brug for oprettelse i lønsystemet foreligger i personalesagen med fornødne underskrifter.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig heri. De omtalte forhold vil blive medtaget ved udarbejdelse af forretningsgangene for det nye lønsystem. Endvidere foretages indskærpelse af de allerede gældende regler, og forholdene vil indgå i ledelsestilsynet, der som forudsat af Revisionsdirektoratet også vil omfatte Københavns Kommunes Beskæftigelsesindsats (KKB)

I tilknytning til undersøgelsen i KKB kan forvaltningen oplyse, at KKB er i gang med at udarbejde den bebudede personalehåndbog. Udarbejdelsen skal dog tilpasses den kommende nye forretningsgang for det nye lønsystem.

Det fremgår, at KKB ikke har kendskab til Generelle Regler eller Lønhåndbogen. Det skal oplyses, at KKB ikke har været tilsluttet det fælles løncenter, men har haft eget løncenter. Det er derfor, at KKB har en selvstændig forretningsgang med et indhold tilsvarende Lønhåndbogen.

KKB er også i færd med at udarbejde den manglende liste over bemyndigelser til at anvise og attestere og vil som anbefalet af revisionen ændre proceduren ved behandling af oplysningsskemaer.

Forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at lønaftaler altid bør være skriftlige og vil foretage indskærpelse herom.

Revisionsdirektoratet har i 8 personalesager i centralforvaltningen, hvor der var tale om åremålsansættelse, kontrolleret, om stillingsopslag, indgåede aftaler, ansættelse, aflønning, evalueringer samt udløb/afsked er sket i overensstemmelse med gældende regler m.v.

I 7 af de 8 gennemgåede sager forelå de foreskrevne evalueringer ikke og Direktoratet henstiller til forvaltningen at efterleve reglerne.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil sikre, at dette sker fremover.

2.3 Anlæg

Revisionsdirektoratet havde returneret 4 anlægsregnskaber, da disse var fejlbehæftede. Da nye regnskaber endnu ikke er modtaget, beder Revisionsdirektoratet forvaltningen om at oplyse årsagen hertil.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan oplyse, at de pågældende regnskaber snarest vil blive fremsendt.

2.4 Status og eventualforpligtelser mv.

Revisionsdirektoratet omtaler forvaltningens projekt til kvalitetssikring af kontoplanen for Københavns Økonomi- og Ressourcesystem (KØR) på statusområdet og vedrørende posteringsgange mellem KØR og de sociale systemer og finder det af stor betydning, at dette projekt er iværksat.

Revisionsdirektoratets gennemgang af statusposter under funktion 9.16 og 9.25 gav anledning til bemærkninger om konti vedrørende en række institutioner m.v. Forvaltningens bemærkninger hertil fremgår nedenfor:

Limfjordshøj (Organisation 63726)

Konto 3792688550 – Saldo 10.962 kr.

Regnskabsføreren på institutionen har oplyst at saldoen på kr. –10.962 vedrører indskud modtaget fra beboere i Hyblerne. Saldoen blev flyttet til 9.56 – Anden kortfristet gæld kto. 3992688003. Saldoen er blevet specificeret og er efterfølgende udposteret og bogført på driftsregnskabet.

Ringbo (Organisation 64713)

Konto 64887 – Saldo 492.571 kr.

Herberget, Forchhammersvej 18 (Organisation 68191)

Konto 3719189503 – Saldo -182.228 kr.

Saldoen er nu flyttet til en konto på funktion 9.56 og herfra vil udbetalinger i forbindelse med projektet blive foretaget.

Decentral 6050200 (Organisation 60000)

Konto 3127817102 – Saldo -68.008 kr.

Forvaltningens 2. kontor har gennemgået samtlige sager på kontoen og saldoen er afstemt.

Konto 3127818303 – Saldo -222.953 kr.

Forvaltningens 2. kontor oplyser, at beløbet vedrører sygedagpenge, og at samtlige sager er gennemgået og saldoen afstemt.

Konto 3401816509 – Saldo 800.779 kr.

Saldoen vedrører Ungbo's konkurs i 1991. Behandlingen af konkursboet blev endeligt afsluttet i 1996, og der burde tidligere have været foretaget de fornødne posteringer/afskrivninger. Saldoen vedrører – så vidt det er muligt at opgøre – udgifter ved tilbagekøb af inventaret fra konkursboet.

Beløbet vil blive afskrevet i 2004.

Uddannelsescentret (Organisation 68140)

Konto 302081808009 – Saldo -143.911 kr.

Kontoen omhandler mellemværender for dagpengerefusion.

Det kan oplyses, at kontoen skal ses i sammenhæng med konto 3127817102 og konto 3127818303.

Specifikation af saldoen er under udarbejdelse og vil blive fremsendt til den stedlige revisor

Funktion 9.25 Andre langfristede udlån og tilgodehavender

Ringbo (Organisation 64713)

Konto 64886 – Saldo -2.511 kr.

Ved et kasseeftersyn den 25.3.2004 blev institutionen bedt om at ompostere beløbet til drift. Dette er nu sket.

Vinklen (Organisation 64132)

Konto 64886 – Saldo 39.726 kr.

Saldoen er nu nedskrevet med det i protokollatet omtalte beløb på 10.560 kr. som er udposteret over driften.

Sundby Nord (Organisation 62013)

Konto 3013840309 Saldo -11.110 kr.

Det af Revisionsdirektoratet omtalte delbeløb på 70.000 kr. er nu omposteret til en passivkonto – funktion 9.56, idet der er tale om et skyldigt beløb

Tilgodehavender vedrørende de tidligere forsøgsbydele og Sundhedsforvaltningen

Revisionsdirektoratet udbeder sig oplysning om resultatet af et udredningsarbejde mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Sundhedsforvaltningen om placeringen af en række tilgodehavender vedrørende de tidligere forsøgsbydele.

Det kan oplyses, at det drejer sig om en række forkert placerede statusposter vedrørende statsrefusion især på pensionsområdet. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har på et møde med Sundhedsforvaltningen i februar 2004 fremsat forslag om, hvordan en række udligningsposteringer kunne foretages. Da Sundhedsforvaltningen ikke har meldt tilbage med en stillingtagen, vil Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen igen kontakte Sundhedsforvaltningen vedrørende det fremsatte forslag.

Konkluderende finder Revisionsdirektoratet generelt, at forvaltningen bør afklare hvorfor adskillige konti på funktion 9.16 og 9.25 fremstår med et negativt udvisende.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig heri og gennemfører derfor det projekt til kvalitetssikring af kontoplanen, som Revisionsdirektoratet har omtalt udførligt i de indledende afsnit af protokollatets pkt. 2.4. I projektets gennemgang vurderes også om saldi på aktiv og i forbindelse med eftersynsbesøg på institutionerne vil der fortsat ske en kontrol af institutionernes statuskonti.

Revisionsdirektoratet har gennemgået forvaltningens rapporter om gennemførte kasse- og beholdningseftersyn i institutionerne. Direktoratet omtaler forvaltningens generelle bemærkninger og konklusioner, som sammenfattende er, at der fortsat er mangler i institutionernes overholdelse af arbejdsreglerne.

Det drejer sig om mangler vedrørende attestation og anvisning, forfaldsdatoer, stempling af kassebilag, kontrol af inventarliste, afstemning af statuskonti og efterlevelse af tidligere afgivne løfter om overholdelse af forretningsgangen. Som oplyst i protokollatet har forvaltningen derfor har iværksat en række tiltag for at forbedre overholdelsen, som er omtalt nærmere i protokollatet.

Revisionsdirektoratet nævner afsluttende, at Direktoratet finder det af stor betydning, at forvaltningen kvalitetssikrer opgavevaretagelsen med de iværksatte tiltag også under hensyn til den påpegede fortsat manglende overholdelse af arbejdsreglerne.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke supplerende bemærkninger hertil.

Gennemgangen af forvaltningens specielle bemærkninger til regnskab 2003 og af regnskaber for selvejende institutioner m.v. gav ikke Revisionsdirektoratet anledning til bemærkninger. Dog har Direktoratet gjort forvaltningen opmærksom på behovet for på visse bemærkninger at ajourføre driftsoverenskomsterne.

Revisionsdirektoratet har i 2 større institutioner (Københavns Kommunes Beskæftigelsesindsats og Blindeinstituttet) undersøgt brugen af kørselsbemyndigelser i egen bil og brugen af tjenestekøretøjer og i flere tilfælde fundet mangler.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil som henstillet af Revisionsdirektoratet drage omsorg for, at reglerne for tjenestekørsel i egen bil præciseres, og at de autoriserede kørebøger bliver i benyttet i alle tilfælde ved benyttelse af tjenestekøretøjer, og at der jævnligt foretages kontrol med kørebøgerne.

Revisionsdirektoratet omtaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens indstilling til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens møde den 10. december 2003 om iværksættelsen af en række initiativer med henblik på at forbedre styringen på døgnanbringelsesområdet og nævner, at Direktoratet vil følge implementeringen af initiativerne.

Direktoratets omtale giver ikke Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anledning til bemærkninger.

Revisionsdirektoratet omtaler de redegørelser vedrørende opfølgning af sagen om Københavns Kommunes administration af loven om undervisning i dansk som andetsprog for voksne udlændinge m.fl. og sprogcentre, som blev forelagt henholdsvis ved mødet den 21. januar 2004 i Uddannelses- og Ungdomsudvalget og mødet den 4. februar 2004 i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

Til brug for orienteringen til Revisionsudvalget beder Revisionsdirektoratet om at få oplyst, i hvilket omfang de bebudede initiativer inden for forvaltningen er gennemført.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan oplyse om status for kortlægningen af informationsflowet, at Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen har påtaget sig sekretariatsfunktionen for opgaven. Kortlægningen har været drøftet på et møde mellem de to forvaltninger, og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen afventer herefter udspil fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen.

Vedrørende samlingen af alle introduktionsydelsessager i UCI kan oplyses, at overførslen af sager til UCI forventes at være afsluttet i løbet af 3. kvartal 2004.

Med hensyn til flytningen af sager vedrørende kontanthjælpsmodtagere i danskundervisning til den nyoprettede Etnisk Enhed kan oplyses, at Etnisk Enhed siden 1. januar 2003 løbende har indhentet sager fra de lokale centre. Denne praksis er fortløbende og afsluttes derfor ikke.

Herudover skal forvaltningen nævne, at udkast til en revideret aftale om forvaltningens køb af danskundervisning hos Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen for tiden er til behandling i de to forvaltninger. Endvidere skal nævnes, at forvaltningens adgang til Pacerdata er godkendt af Økonomiforvaltningen og anmeldt til Datatilsynet. P.t. afventes tilbagemelding fra Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens Center for Informatik med henblik på en endelig afklaring af den tekniske løsning.

Bemærkninger til bilag 5 : Revisionsprotokollat nr. 10/2003 om revision af regnskab 2003 på beskæftigelsesområdet.

A Gennemgang af forretningsgange m.v.

Pkt. 4- 10

Revisionsdirektoratet omtaler den interne kontrolenheds undersøgelser, der blandt andet er gennemført til erstatning af de tidligere temakontroller. I en pilotundersøgelse vedrørende støtte til høje boligudgifter konkluderedes, at der i de undersøgte sager ikke var udbetalt hjælp efter aktivlovens § 34, der strider mod 6 – måneders reglen, og at der ikke var anledning til at foretage yderligere kontroltiltag i forhold til overholdelse af denne regel. I en opfølgningsundersøgelse vedrørende fleksjob konkluderedes, at etableringen af Center for Job på Særlige Vilkår (KJC) havde betydet en klar forbedring af sagsbehandlingen og journaliseringen set i forhold til en temakontrol foretaget i 2001.

Revisionsdirektoratet oplyser, at Direktoratet finder, at konklusionerne på undersøgelserne og de iværksatte initiativer udgør et væsentligt bidrag til et godt internt kontrolmiljø i forvaltningen, og bifalder desuden den gennemførte undervisning af de lokale teammedarbejdere vedrørende korrekt sagsførelse og dokumentation.

Revisionsdirektoratet gennemgang af 3 lokalcentres førkontroller gav anledning til en række bemærkninger om konstaterede mangler. Revisionsdirektoratet finder det samtidig positivt, at forvaltningen har taget initiativer til sikring af førkontrollen.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan hertil oplyse, at udover indskærpelse om overholdelse retningslinierne for førkontrol har forvaltningen iværksat følgende tiltag:

• Der er udarbejdet rammer for lokale forretningsgange for ledelsestilsyn med sagsførelse og kontrol. Forvaltningen gennemgår for tiden de lokalt udarbejdede forretningsgange.
• Der foretages i 2. halvår 2004 kontrol med gennemførelsen af ledelsestilsyn
• Der udføres i to lokalcentre forsøg med ændret indhold i førkontrollen

• Der arbejdes på at fjerne konstaterede uhensigtsmæssigheder i kontrollisterne fra Kommunedata.

Revisionsdirektoratet omtaler, at en ny temakontrol om forlængelse af sygedagpengesager viser, at der er sket en klar forbedring set i forhold til temakontrollen i 2000. Tilsvarende viser en ny måling af sagsbehandlingsfrister en positiv udvikling.

Revisionsdirektoratets gennemgang af interne kontroller i personsager omfattede 104 sager i 6 lokalcentre. I de 3 af centrene fandtes mangler i kontrollen 5 sager (manglende ansøgningsskema eller mangler ved ansøgningsskemaet), som skulle være kontrolleret af centret. Herudover manglede der i et enkelt tilfælde kompetenceskema for medarbejderen .På et fjerde lokalcenter manglede ansættelseskontrakter i flere sager om løntilskud.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan oplyse, at tilstedeværelsen af kompetence-skemaer indgår den nye centralt tilrettelagte kontrol af det lokale ledelsestilsyn. Med hensyn til manglerne i sager om løntilskud henvises til bemærkningerne i afsnit C om gennemgang af personsager.

B Temarevision på beskæftigelsesområdet

Pkt. 11 - 14

Beskæftigelsesministeriet har udmeldt temarevision på beskæftigelsesområdet i 2003, omfattende to hovedemner: 1: Administration af rådighedsreglerne for kontanthjælps-modtagere og 2. Administration vedrørende driftsudgifter i forbindelse med aktiveringstilskud med 50 % refusion.

Administration af rådighedsregler m.v.

Revisionsdirektoratet konkluderer og anbefaler for dette område :

• KJC har udarbejdet et omfattende materiale til støtte for sagsbehandlere og ledige, som består af forretningsgange, brevskabeloner, vejledninger, pjecer og lign. Vi finder det positivt, at der er så udførligt beskrevne procedurer og forretningsgange på området med en tæt opfølgning på de aktiveredes deltagelse i aktiveringsprojekterne.

• Gennemgangen viser, at kommunen ikke i alle tilfælde administrerer området i overensstemmelse med reglerne, for så vidt angår rådighedsvurderinger som følge af meddelelser om negative hændelser fra Arbejdsformidlingen (AF). Dette er en følge af kommunens forretningsgang herfor. Det anbefales, at fortsætte dialogen med de centrale myndigheder bl.a. omkring hvilket omdrejningspunkt, der er mest hensigtsmæssigt i forhold til de arbejdssøgende; om det er borgerens aktiveringsforpligtelse eller AF, der skal være fokus på?
• Der er foretaget en rådighedsvurdering i alle sagerne ved første henvendelse.
• Kommunen bør tilrettelægge en bedre praksis mht. afmelding af personer fra AF, som fx er kommet i ordinær beskæftigelse, så de også kan gøre noget for, at fejl på listerne fra AF mindskes.
• Der er visse uhensigtsmæssigheder i administrationen af området særligt i forhold til samarbejdet med AF og udnyttelsen af de informationer, som kommunen og AF hver for sig besidder. Et bedre samarbejde kunne evt. sikre en større validitet såvel i meddelelserne fra AF som i forhold til indberetningen til de sociale myndig heder. Herudover er der tilsyneladende visse uafklarede problemer omkring validiteten i AF underretningerne i tilfælde, hvor borgeren har henvendt sig til AF før tidspunktet for kontaktdato.

I tilknytning hertil har Københavns Job Center (KJC) i protokollatet afgivet en række supplerende bemærkninger, der begrunder den praksis som kommunen anvender, selv om den ikke i alle tilfælde er i overensstemmelse med reglerne.

Som nævnt i protokollatet er det omkring rådighedsvurdering og opfølgning forvaltningens opfattelse, at den organisering af visitation og aktivering med integration af tilbuds- og ydelsesansvaret, som Københavns Kommune har iværksat, netop sikrer den løbende rådighedsvurdering, der er kommunens primære forpligtelse, og som i realiteten er langt det væsentligste fundament for anvendelsen af rådigheds- og sanktionsbestemmelserne. Forvaltningen er imidlertid enig i det uholdbare i forskellen mellem fortolkninger af de formelle krav og praksis, og vil – blandt andet med afsæt i revisionens anbefalinger – justere forretningsgangen samt fortsætte dialogen med det statslige niveau.

Revisionsdirektoratets konklusioner og anbefalinger for område 2 – driftsudgifter i forbindelse med aktiveringstilbud

Revisionsdirektoratet konkluderer følgende :

• KJC har ikke udarbejdet forretningsgang for indhentelse af refusion på aktiveringstilbuddene, men forvaltningens 11. kontor har udarbejdet notat om refusion af aktiveringsudgifter.

• I henhold til konteringsreglerne kan der ikke hjemtages refusion for administrationsudgifter i forbindelse med aktiveringsprojekterne. KJC medtager nogle administrationsomkostninger i de anmeldte refusionsbeløb (for beskæftigelsescentrene og aktiveringsprojekterne samt nogle udgifter til sagsbehandling). Revisionsdirektoratet henstiller, at kommunen – for at sikre korrekt hjemtagelse af refusion – konkret tager stilling til de af revisionen fremdragne problemstillinger og angiver, hvorledes dette konkret vil give sig udslag i berigtigelser.
• For så vidt angår udgifter til indhentelse af lægeerklæringer finder Revisionsdirektoratet ikke, at kommunens praksis stemmer overens med revisionsbekendtgørelsens § 5, hvoraf det fremgår, at udgifter til indhentelse af lægeerklæringer afholdes endeligt af kommunen. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig heri og vil sørge for berigtigelse af forkert hjemtaget refusion.
• Gennemgangen af øvrige udgifter gav ikke anledning til bemærkninger.
• Revisionsdirektoratet kan konstatere, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen styrer beskæftigelsesområdet ved kontraktstyring og har fokus på belægningsprocenter og effektivitet i relation til de iværksatte aktiveringsprojekter. Revisionsdirektoratet er under gennemgangen ikke blevet bekendt med forhold, der indikerer, at kommunens udgifter er på et urimeligt niveau set i forhold til udnyttelsesgraden.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kan vedrørende "bullit" 1,2 3 oplyse, at forvaltningen er enig med Revisionsdirektoratet i, at der i nogle tilfælde kan være tvivl om, hvorvidt en udgift er refusionsberettigende aktiveringsudgift eller en ikke – refusionsberettigende administrationsudgift i forbindelse med aktivering.

Som nævnt i protokollatet har forvaltningens 11. kontor derfor i et notat af 29. september 2003 til KKB beskrevet regelgrundlag og konteringspraksis for refusionsbærende aktiviteter i beskæftigelsesindsatsen m.v, og vil som oplyst sikre, at praksis bliver afstemt med disse retningslinier. Forvaltningen vil i den forbindelse påse, at der foretages fornødne refusionsberigtigelser og oplyse Revisionsdirektoratet herom.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke supplerende bemærkninger til "bullit" 4 og 5.

C-D Gennemgang af personsager, antal reviderede sager og fejlrubricering

Pkt. 15-22

Ved revisionens gennemgang af 52 personsager fandtes fejl med eventuel udbetalings-/refusionsmæssig betydning i 10 sager. Herudover var der mere formelle fejl i 22 tilfælde.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen skal indledningsvis gøre opmærksom på, at de angivne 10 fejl er med eventuel udbetalings-/refusionsmæssig betydning. Den efterfølgende gennemgang af de omhandlede sager viser ifølge erfaringerne, at det faktiske antal fejl med udbetalings-/refusionsmæssig betydning er væsentligt lavere.

De fleste af fejlene består i, at der har været mangler i opfølgning eller i dokumentation.

Som det fremgår er der blandt andet beløbsmæssige i 4 sager om løntilskud. Det kan i den forbindelse oplyses, at der er tale om sager med fleksjob i et lokalcenter. Sådanne sager administreres nu i JSV (Center for formidling af Job på Særlige Vilkår), og som omtalt i redegørelsens første afsnit har denne omlægning bevirket en klar forbedring af sagsbehandling og journalisering. Grunden til at der i 2003 fortsat indgår fleksjobsager ved sagsrevisionen af lokalcentrene er, at sagsoverdragelsen til JSV er sket successivt i løbet af 2003.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil påse, at der sker fornøden berigtigelse af statsrefusionen.

Forvaltningens har iværksat nedenstående tiltag til forbedringer i sagsførelse og dokumentation:

• Anskaffelse af nyt udbetalingssystem til erstatning af det nuværende BIS-system, herunder elektronisk journal.

• I 1. halvår 2004 er gennemført undervisning af lokalforvaltningen i kravene til sagsførelse. Denne undervisning vil fortsætte.

• Forbedring af introduktionen af nye medarbejdere, herunder med vægt på kravene til god sagsbehandling.

• Iværksættelse af en række projekter til kompetenceudvikling af frontmedarbejdere. I 2003/2004 anvendes i alt 7,5 mio. kr., og i 2005 søges også anvendt midler til kompetenceudvikling

• Nedsættelse af arbejdsgruppe med henblik forbedring af indholdet i FAKIR

• Forsøg med at førkontrollen gennemføres som stikprøve i stedet for som 100 % kontrol, samtidig med at kontrolemner udvides til også at omfatte journalisering og kontering.

3. Særlige kontrolarbejder

Pkt. 23-24

Revisionsdirektoratet konkluderer vedrørende kontrollen med udbetalingen af offentlige ydelser, at Direktoratet ikke har konstateret tilfælde, hvor forvaltningen har undladt at foretage den foreskrevne økonomiske kontrol bl.a. for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Endvidere omtales, at forvaltningens indsats mod uberettiget brug af sociale ydelser har haft betydelig effekt, hvilket ses både af et fald i både antal og beløb for uretmæssigt modtagne ydelser.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke bemærkninger hertil.

Bemærkninger til bilag 6: Beskæftigelsesministeriets bemærkninger til revisionsberetningen for 2002.

Beskæftigelsesministeriet har i decisionsskrivelse af 30. juni 2004 til Københavns B orger-repræsentation fremsendt bemærkninger til kommunens revisionsberetning for 2002.

Ministeriet har sendt kopi af skrivelsen til Revisionsdirektoratet.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen skal indledningsvis oplyse, at det er ikke forudsat, at kommunen besvarer ministeriernes decisionsskrivelser, men ministerierne forudsætter, at forvaltningens behandling af decisionsskrivelsen og Revisionsdirektoratets opfølgning bliver omtalt i det følgende års revisionsberetning.

Til indholdet i ministeriets bemærkninger kan generelt oplyses, at forvaltningens opfølgning på de konstaterede mangler er omtalt i revisionsprotokollatet om revision af regnskab 2003 på visse dele af det sociale område (bilag 3).

Beskæftigelsesministeriet bemærker særligt, at der ifølge revisionsberetningen var fejl i 10 af 14 undersøgte kontanthjælpssager, og ministeriet finder derfor, at der skal foretages refusionsmæssig berigtigelse af sagerne på dette område ved en skønsmæssig beregning.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen skal hertil oplyse, at på dette område blev der i 2002 alene foretaget revision i lokalcenter Vesterbro. Dette forhold kan ministeriet ikke vide noget om, da det ikke fremgår beretningen. Men alene på grund af dette forhold ville det ikke være relevant at foretage skønsmæssig berigtigelse for hele kommunens sagsmængde.

Dertil kommer imidlertid, at ministeriet ved gennemgangen af beretningen øjensynligt har overset flere af forvaltningens bemærkninger.

Det er ganske vist korrekt, at det i beretningens tabel over antal sager med fejl er angivet, at der var det angivne antal fejl med eventuel udbetalings-/refusionsmæssig betydning. Imidlertid er i afsnittet under tabellen samtidig oplyst af forvaltningen, at efter erfaringerne er det faktiske antal fejl væsentligt lavere end Revisionsdirektoratets opgørelse over eventuelle fejl. Det oplyses, at det ofte ved forvaltningens efterfølgende indhentelse af supplerende oplysninger og fornyede vurderinger i de enkelte sager kan fastslås, at uanset de formelle mangler i sagsbehandlingen er hjælpen udbetalt med rette.

Det fremgår endvidere af beretningens pkt. 16, at "Forvaltningen oplyser, at lokalcentret efter en umiddelbar gennemgang af de pågældende sager skønner, at der ikke er udbetalt hjælp med urette. Revisionsdirektoratet vil efterfølgende modtage en redegørelse om de enkelte sager".

Ministeriet har øjensynligt ikke været opmærksom på disse to afsnit i beretningen, og grundlaget for det fremsatte berigtigelseskrav er derfor ikke tilstede.

Den efterfølgende redegørelse viser i øvrigt, at i alle de omhandlede sager var hjælpen udbetalt med rette.

Bemærkninger til bilag 7: Socialministeriets bemærkninger til revisionsberetningen for 2002.

Socialministeriet har i decisionsskrivelse af 14. juli 2004 til Københavns Borgerrepræsentation fremsendt bemærkninger til Københavns Kommunes sociale regnskaber 2002 på områder med statsrefusion og boligstøtteregnskaber 2002. Bemærkningernes side 1 – 7 vedrører Sundhed- og Omsorgsudvalgets område og side 7- 13 vedrører Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område.

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets område har socialministeriet noterer sig de tiltag, som forvaltningen ifølge revisionsberetningen har iværksat på baggrund af konstaterede fejl og mangler, og ministeriet forventer, at det herunder sikres, at forretningsgange og konteringsregler overholdes. Endvidere forventes, at statsrefusionen berigtiges i fornødent omfang.

Ministeriet finder det kritisabelt, at der var konteringsfejl i alle 12 udtagne sager vedrørende konti for kontanthjælp til flygtninge.

Forvaltningen skal hertil bemærke, at der som nævnt i revisionsberetningen ikke længere forekommer konteringer på de omhandlede konti.

Ingen konsekvenser

Ingen

Ingen

1. Revisionsprotokollat nr. 4/2003 på Børnefamilieydelsesområdet
2. Revisionsprotokollat nr. 5/2003 om regnskabet på integrations- og repatrierings-området
3. Revisionsprotokollat nr. 10/2003 om regnskabet på visse dele af det sociale område
4. Revisionsprotokollat nr. 12/2003 om årsregnskabet for 2003
5. Revisionsprotokollat nr. 14/2003 om beskæftigelsesområdet for 2003
6. Beskæftigelsesministeriets skrivelse af 30. juni 2004 om bemærkninger til revisionsberetningen om regnskabet for 2002
7. Socialministeriets skrivelse af 14. juli 2004 om bemærkninger til revisionsberetningen om regnskabet for 2002
8. Notat af 30. juni 2004 om resultatet af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens deltagelse i kommunens Benchmarkingundersøgelse af økonomistyringen i 2 003.

Grethe Munk

/

Sven Bjerre