Budgetanalyse på rengøringsområdet (Bilag)

9. Budgetanalyse på rengøringsområdet (Bilag)

FAU 170/2004 J.nr. 170/2004

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at en effektivisering af rengøring på institutionerne tager udgangspunkt i en kombination af uddannelse, udstyr, organisering samt mere udpræget brug af fleks- og skånejobs.

at effektivisering af rengøring på daginstitutionerne sker ved at fastholde af den præmis, at rengøringsfunktionen integreres i daginstitutionens daglige arbejde og eventuelt kombineres med en køkkenfunktion eller vikararbejde (jfr. Socialistisk Folkeparti's ændringsforslag).

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget i tilknytning til budgetanalysen på rengøringsområdet tilkendegiver overfor Økonomiudvalget, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vurderer, at effektiviseringspotentialet udgør maksimalt 19,3 procent på daginstitutionsområdet.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltræder, at brug af kombinationsstillinger vil reducere besparelsespotentialet til 13,3 pct. på daginstitutionsområdet.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil vurdere hvorvidt en effektivisering af rengøringsområdet bør indgå i budgetforslaget for 2005.

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 3. december 2003 blev sagen
udsat med henblik på, at forvaltningen på baggrund af udvalgets ændringsforslag kom med en ny indstilling.

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 22. oktober 2003 blev sagen drøftet.

I forbindelse med behandlingen blev følgende ændringsforslag fremsat:

1. at den nedsatte projektgruppe undersøger, hvad der vil kunne spares med den præmis, at man fastholder, at rengøringsfunktionen skal integreres i daginstitutionernes daglige arbejde og eventuelt kombineres med en køkkenfunktion eller vikararbejde. (Ændringsforslag stillet af Socialdemokratiet og Socialistisk Folkeparti).
2. at den nedsatte projektgruppe forholder sig til de muligheder, der ligger i at rengøringsjob i institutioner er skåne- eller flexjob og i øvrigt har en integreret funktion i omsorgen for børnene. (Ændringsforslag stillet af Enhedslisten).
3. at de effektiviseringer, som umiddelbart kan sættes i værk uden politisk godkendelse, f.eks. bedre udstyr, sættes i værk snarest muligt af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. (Ændringsforslag stillet af Socialdemokratiet).

Sagen blev ikke endeligt behandlet men udsat.

I Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens forslag er der i videst muligt omfang taget højde for de fremsatte bemærkninger.

Ad 1. Forvaltningen vurderer, at:

Et besparelsespotentiale på 19,3 pct. vil ramme ca. 170 små institutioner, der er afhængige af brugen af kombinationsstillinger, der er en kombination af rengø-rings-, køkken- og pædagogarbejde. Korrigeres for dette vil besparelses-potentialet maksimalt udgøre 13,3 pct. svarende til maksimalt 12,8 mill. kr.

Ad. 2. Forvaltningen vurderer, at:

En række lettere rengøringsopgaver kunne udføres af personer i fleks- eller skånejobs, men ikke de mere tunge rengøringsopgaver som gulvvask.

Ad. 3. Forvaltningen vurderer, at:

Et effektiviseringspotentialet opnås ved anbefalinger om investeringer i uddannelse og nyt udstyr samt ændrede arbejdsgange for tilrettelægning og metoder. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vurderer, at investeringsbehovet til nye vogne m.m. for de 500 daginstitutioner udgør ca. 3,2 mill. kr.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens foreløbige beregninger giver et effektivitetspotentiale på maksimalt 19,3 pct. set i forhold til Servicemæglerens 32,8 pct. Denne beregning er foretaget med udgangspunkt i de vejledende rengøringstimer udmeldt til institutionerne. Det er ikke de faktiske rengøringstimer, der er afhængige af institutionens individuelle prioritering, der er Servicemæglerens udgangspunkt.

Denne beregning giver et maksimalt besparelsespotentiale på 18,6 mill. kr. på daginstitutionerne, når besparelsen når fuld effekt. Et besparelsespotentiale på 10 pct. vil udgøre 9,6 mill. kr.

Der har under Økonomiforvaltningen været nedsat en følgegruppe med repræsen- tanter fra samtlige forvaltninger.

På Økonomiudvalgets møde den 5. august 2003 behandlede Økonomiudvalget ind-
stilling om budgetanalysen af rengøring i Københavns Kommune.

Økonomiudvalget besluttede at anmode udvalgene om at redegøre for initiativer og overvejelser med henblik på at forbedre og effektivisere rengøringen i Københavns Kommune.

Analysen af rengøring omfatter rengøring i administrationslokaler, folkeskoler, fritidshjem, klubber og daginstitutioner. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har haft 30 daginstitutioner med i analysen. Undersøgelsen omfatter interview/- spørgeskema og gennemgang af rengøringslokaler.

Formålet med analysen har været at skabe et overblik over ressourceforbruget og organiseringen af rengøringen på de udvalgte områder samt at identificere et even-tuelt effektiviseringspotentiale.

Servicemæglerens analyse tager udgangspunkt i 30 daginstitutioner svarende til 6 pct. af institutionsmassen på daginstitutionsområdet. Analysen konkluderer, at der generelt er et effektiviseringspotentiale ved løsning af rengøringsopgaven. Analysen anslår et effektiviseringspotentiale ved fortsat drift i eget regi på 32,8 pct. af udgifterne til daglig rengøring. Alt efter servicemæglerens beregningsmetode svarer det til et effektiviseringspotentiale på mellem 27-37 mill. kr.

For at nå dette effektiviseringspotentiale vurderer servicemægleren, at det er nød-vendigt med investering i tidssvarende rengøringsudstyr og at afsætte ressourcer til uddannelse af rengøringsassistenter i nye rengøringsmetoder, brugen af rengøringsmidler og så videre.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig i, at der ved nye rengørings-metoder, uddannelse, anskaffelse af tidssvarende rengøringsudstyr m.v. kan opnås et effektiviseringspotentiale. Det vurderes, at investeringsbehovet til de 500 dag-institutioner udgør 3,2 mill. kr.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er ikke enig i servicemæglernes vurdering af effektiviseringspotentialet, da

• Servicemægleren har beregnet sit effektiviseringspotentialet med udgangspunkt i institutionernes faktiske timer til rengøring og ikke i udmeldte vejledende rengøringstimetal til institutionen. De vejledende timetal er uafhængige af en institutions individuelle prioritering i henhold til selvforvaltningsprincippet.

• Service mæglerne har konstateret differencer fra 0 pct. til 60 pct. i forhold til deres opgørelsesmetode blandt de institutioner, de har undersøgt. Derefter fastsætter de en gennemsnitlig difference på 30 pct., når de vurderer den samlede institutionsmasse.
  
• De ugentlige rengøringstimer (931 timer), som er opgivet af institutionerne,
  overstiger forvaltningens beregninger til rengøring (765 timer)

• Servicemæglerne har ikke taget højde for, at de selvejende institutioner har udgifter til hovedrengøring udlagt i deres budgetter.

• Servicemæglerne oplyser, at vinduespolering ikke indgår i analysen, men tager ikke højde for, at det indgår i institutionens budget
  
• Servicemæglerne har ikke taget højde for kombinationsstillinger (stillinger, hvor arbejdet kun delvist består af rengøring). Dette fremgår ellers tydeligt af institutionernes oplysninger.

• Der ses ikke at være taget hensyn til, at 10 pct. af institutionerne i stikprøven er udflytterinstitutioner med såvel opsamlingssted som udflytterinstitution.

• Der er ikke taget højde for særlige forhold, som udløser ekstra rengøringstimer, f.eks. lang åbningstid

Servicemæglernes analyse af rengøring af udvalgte områder i Københavns Kommune har ifølge Økonomiforvaltningen kostet i alt 327.750 kr. excl. moms.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens daginstitutioner har selvforvaltning.

Det betyder, at langt de fleste beslutninger om hverdagen i institutionerne træffes af institutionens ledelse og forældrebestyrelse. Institutionerne kan prioritere fordelingen af ressourcer mellem løn og den øvrige drift, så budgettet tilpasses de lokale forhold i institutionen.

Gældende for samtlige daginstitutioner er, at ansvaret for den daglige rengøring er decentraliseret til den enkelte institution. Herunder den daglige ledelse og det økonomiske ansvar. Det er institutionslederen-/bestyrelsen, der har ansvaret for kvaliteten i rengøringen og ansvaret for at ansætte rengøringspersonale. Mange institutioner vælger at ansætte rengøringsassistenter eller pædagogmedhjælpere, som også forestår andre opgaver. Disse kombinationsstillinger kan indeholde køkkenopgaver, pædagogiske opgaver eller gårdmandsarbejde.

Det vurderes, at ca. 170 små institutioner er afhængige af muligheden for kombinationsstillinger. Disse institutioner vil ikke kunne ansætte personale uden denne mulighed og en rengøringsbesparelse vil påvirke hele institutionen og det pædagogiske niveau. Med en korrektion for disse institutioner udgør det maksimale besparelsespotentiale på daginstitutionsområdet 13,3 pct. (12,8 mill. kr.).

En udbredelse af kombinationsstillinger medfører således ikke i sig selv effektiviseringer, men vil kunne gavne institutionsdriften i mere bred forstand.

Det må ses som en fordel, at det generelle kompetenceniveau højnes såvel på institutionsniveau, i kommunen og i samfundet som helhed. Elementet af jobrotation gør at personalet kan supplere hinanden og minimere ekstern vikarbrug, der både er omkostningsfuld og uhensigtsmæssig i forhold til at sikre kontinuiteten.

Grundet selvforvaltning findes der ikke et budget til rengøring på daginstitutions- området. De midler, der oprindeligt var anvendt til rengøring, indgår i den budgetsum der udmeldes til hver institution, der dog kan ses som en vejledende budgetramme. Midlerne til rengøring indgår i institutionens fleksible budget. Institutionen bestemmer selv, hvordan midlerne bruges.

De kommunale daginstitutioner blev i 1988 rengøringsomlagte i forhold til Kommunernes Landsforenings standard 19 med væsentlige besparelser til følge, jfr. bilag 2.

De selvejende daginstitutioner eller andre af forvaltningens institutioner er ikke blevet rengøringsomlagte i forhold til Kommunernes Landsforenings rengøringsstandard 19.

For at kunne imødekomme besparelsespotentialet er man derfor nødsaget til at opmåle de institutioner, der ikke er opmålt, samt de opmålte kommunale, da Kommunernes Landsforenings rengøringsstandard 19 er forældet, og der d.d. bruges et mere markedsorienteret opmålingssystem.
Den centrale rengøringssektion har ikke kapacitet til at opmåle Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens institutioner inden for en kort tidshorisont.
Et privat firma anslår et udgiftsbeløb på ca. 1,6 mill. kr., hvis institutionerne skal opmåles i løbet af et år.

Fleks- og skånejob
Fleks- og skånejob er rettet mod personer, som har en varig begrænsning i arbejdsevnen. Der er således tale om job på særlige vilkår, der tager hensyn til, hvad medarbejderen kan klare. En lang række af arbejdsgangene i rengøringen, f. eks. lettere aftørring af inventar, tømning af skraldespande mv. vil kunne varetages af en medarbejder har nedsat arbejdsevne. Dog vil der være få undtagelser, hoved-sageligt i forbindelse med manuelt gulvvask og tunge løft, hvor rengøringsarbejdet har en så belastende karakter, at en stilling på normale vilkår er påkrævet.

Brug af fleks- og skånejob vil udløse et tilskud fra staten, hvilket kan minimere lønudgiften til rengøring.

For at understøtte, at skåne-/fleksjobbere kan løfte rengøringsopgaver i forvaltningen, kunne det være hensigtsmæssigt, at der oprettes en slags "fleksjob-teams", der samarbejder om rengøringsarbejdet på institutionsniveau.

ØKONOMI
Der forventes at kunne opnås et besparelsespotentiale på rengøring, der vurderes at kunne indgå i budget 2005. Dette besparelsespotentiale vurderes i 2005 på daginstitutionsområdet at udgøre minimum 1,6 mill. kr. og maksimalt 9,6 mill. kr.

I tabel 1 ses, hvordan det maksimale besparelsespotentiale på 9,6 mill. kr. er beregnet.

Kilde: Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen >

MILJØVURDERING
Ændrede rengøringsmetoder herunder vandforbrug og anvendelse af miljøvenlige rengøringsmidler vil gavne miljøet.

ANDRE KONSEKVENSER
Initiativer på området kan få personalemæssige konsekvenser. I den forbindelse bør der i analysen indgå vurderinger om rengøringsassistenternes arbejdsvilkår og graden af nedslidning ved valgt arbejdstakst.

HØRING
Ingen.

Bilag 1: Budgetanalyse fra Økonomiforvaltningen
Bilag 2: Notat vedrørende Kommuneinformation 19

Grethe Munk

/

Carsten Stæhr Nielsen