Høring vedrørende forslag om oprettelse af central ejendomsenhed (Bilag)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 15. november 2000

3. Høring vedrørende forslag om oprettelse af central ejendomsenhed (Bilag)

FAU 656/2000 J.nr. 210/00

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget overfor Økonomiforvaltningen anbefaler,

at der ikke på det foreliggende grundlag oprettes en central ejendomsenhed, idet der henvises til nedenstående sagsfremstilling.

Alternativt indstilles

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget anbefaler at der arbejdes videre med en faseopdelt og successiv model som beskrevet i nedenstående sagsfremstilling.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget anbefaler, at institutionsområdet ikke omfattes af den centrale ejendomsenhed

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget anbefaler, at den centrale ejendomsenhed placeres under Økonomiudvalget.

Økonomiforvaltningen har med brev af 17. oktober 2000 fremsendt indstilling af 16. oktober 2000 til Økonomiudvalget samt rapport af 17. oktober 2000 vedrørende principper for oprettelse af en ejendomsenhed med anmodning om en udtalelse i samtlige udvalg og forsøgsbydele. Høringsfristen er fastsat til 2. november 2000, men Økonomiforvaltningen har i brev af 19. oktober 2000 udsat høringsfristen til den 10. november d.å.

Efter Økonomiforvaltningens indstilling er det hensigten, at der skal træffes principbeslutning om etablering af en central kommunal ejendomsenhed, idet der i 2001 afsættes budgetmidler til konsulentbistand, ansættelse af ledelse m.v., ligesom der skal skabes klarhed om de budgetmæssige konsekvenser og den organisatoriske placering af ejendomsenheden. Det fremgår videre, at ejendomsenheden planlægges i perioden frem til 1. januar 2002, hvorefter enheden træder i funktion.

Forvaltningen indstiller, at udvalget anbefaler, at der ikke på det foreliggende grundlag oprettes en central ejendomsenhed. Alternativt foreslås, at der arbejdes videre med en successiv model med 3 faser. Dette kunne muliggøre dels en hurtigere overgang til almindelige konkurrencevilkår dels en successiv evaluering.

Fase 1:

Anlæg og administration af alle administrative bygninger og lejemål omfattes af den centrale ejendomsenhed.

Fase 2:

Anlæg og administration af bygninger og lejemål på fagområder med så begrænset omfang, at det er svært for fagforvaltningerne at opretholde en tilstrækkelig bygningsekspertise, overgår til en central ejendomsenhed.

Fase 3:

Bygninger og lejemål hvor der er et betydeligt anlægsomfang, som f.eks. institutioner og skoler bevares i fagforvaltningerne indtil det er dokumenteret, at der vil kunne opretholdes den samme effektivitet og fleksibilitet i en centraliseret ordning.

Af Økonomiforvaltningens brev af 17. oktober 2000 fremgår, at Økonomiudvalget i mødet den 16. maj 2000 anmodede Økonomiforvaltningen om at udarbejde forslag om etablering af en ejendomsenhed gennem belysning af flere modeller.

Baggrunden for forslaget har været rapporten "Bedre styring af ejendomsområdet", som er udarbejdet på baggrund af en redegørelse om kommunens samlede anlægs- og vedligeholdelsesudgifter, der viste et behov for en mere tværgående prioritering og effektivisering af vedligeholdelse af kommunens ejendomme.

Økonomiforvaltningen har i rapport af 17. oktober 2000 "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune" redegjort nærmere for forslaget, herunder forskellige modeller. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens bemærkninger og synspunkter er kun i meget begrænset omfang indarbejdet i rapporten.

Rapporten er efter Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering ikke tilstrækkeligt nuanceret i forhold til, at vurdere om centralisering og kommunalisering af bygge- og anlægsopgaver medfører effektivisering eller det modsatte på de enkelte områder.

Økonomiforvaltningen anbefaler en bredt defineret ejendomsenhed omfattende alle områder for at sikre en professionalisering af området og en klarhed over ansvarsfordelingen, idet man samtidig peger på fordelene ved stordrift og tværgående prioritering, når det gælder anlægsopgaver og bygningernes udvendige vedligeholdelse.

På Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens ressortområde betyder det, at samtlige institutionsbygninger m.v. – med undtagelse af selvejende institutioner som ejes af 3. part – henføres til ejendomsenheden, dvs. at køb/salg/lejemål, anlægsopgaver og udvendig vedligeholdelse varetages af ejendomsenheden.

Økonomiforvaltningen foreslår, at ejendomsenheden etableres som en indtægtsdækket kontraktstyret enhed, som gives vilkår som tilsvarende private operatører, således at enheden på længere sigt – efter en 3-årig periode – kan overvejes konkurrenceudsat.

Inden for anlægsområdet anbefales, at alle anlægsbevillinger henlægges til ejendomsenheden, som udarbejder en overordnet investeringsplan, hvorved der skabes mulighed for en tværgående prioritering. Den samlede investeringsplan og de enkelte anlægsbevillinger omhandlende konkrete projekter forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen efter forudgående forhandling og høring i fagudvalgene. Tilsvarende gælder den udvendige bygningsvedligeholdelse.

Det anbefales videre, at der udlægges huslejemidler og midler til indvendig vedligeholdelse og drifts- og seviceopgaver til fagudvalgene.

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets ressortområde indebærer den økonomiske model, at anlægsrammen til udbygning samt bevillingsramme til udvendig vedligeholdelse overføres til ejendomsenheden. En del af disse midler er i dag udlagt til daginstitutionernes selvforvaltning.

Med forslaget om etablering af en ejendomsenhed er det forudsat, at ansvaret for udarbejdelse af udviklingsplaner og sektorplaner på baggrund af demografiske fremskrivninger samt udarbejdelse af udbygningsplaner til enhver tid påhviler de respektive fagudvalg. Fagudvalgene har eneansvaret for udarbejdelse af kravspecifikationer til et byggeprojekt og bestiller projektet i ejendomsenheden.

Denne ansvarsfordeling indebærer, at fagudvalgene ikke har ansvar for planlægningen af byggeprocessen og dens forløb.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er enig i, at der er behov for at skabe et samlet overblik over kommunens ejendomme og indgåede lejemål, samt en vurdering af om disse anvendes mest hensigtsmæssigt. En mere ensartet administration herunder niveau for vedligeholdelse er også ønskeligt.

Men Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen finder det ikke godtgjort, at disse hensyn varetages bedst i en central ejendomsenhed.

En effektiv varetagelse af anlæg og vedligeholdelse forudsætter

1. Tilstedeværelse af byggefaglig ekspertise
2. Et tæt samspil mellem faglig viden på området (f.eks.) pædagogik) og bygningsekspertisen.

Begge dele er i dag til stede på f.eks. daginstitutionsområdet, men ved en centralisering af anlægsopgaven vil det tætte samspil vedrørende udformning og indhold af bygninger blive besværliggjort.

Konsekvensen vil sandsynligvis blive længere og dyrere byggeprocesser, fordi den fleksibilitet der i dag udvises i dialogen mellem fag- og byggefolk vil blive mindsket.

Konsekvensen kan blive, at det bliver sværere at realisere bl.a. pladsgarantien på daginstitutionsområdet, samt at bygningerne bliver mindre optimale, set i relation til de aktiviteter der skal foregå i dem.

I dag etableres mange daginstitutioner, p.g.a. mangel på oplagte byggemuligheder, på måder hvor der findes fleksible løsninger i forhold til de byggetekniske krav. Det kan man gøre fordi

dialogen med fagfolk sikrer løsninger, der alligevel bevarer kvaliteten i det pædagogiske tilbud.

Tilsvarende vil politiske beslutninger om at tilføre et begrænset beløb til anlæg af få pladser på et område forudsætte, at eksisterende institutioner ombygges, omdefineres eller udbygges og en løsning kan kun findes via et tæt samspil mellem faglighed og byggeekspertise. Det er ikke tilstrækkeligt, at udarbejde en kravspecifikation (som eksempel kan nævnes beslutningen om at afsætte 3 mio.kr. til etablering af pladser for parallelanbringelse af forældre og barn).

En kommunalisering af byggestyringen er ligeledes tvivlsom i et effektiviseringsperspektiv, da denne i dag i vidt omfang varetages af private entreprenører efter licitation.

Samlet er det Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering, at der på nuværende tidspunkt ikke er noget der tyder på at en centralisering vil være lig med en effektivisering på områder, hvor den enkelte fagforvaltning har så omfattende byggeaktiviteter, at stordriftsfordele allerede er etableret og den fornødne byggeekspertise allerede er tilstede. Tværtimod vil det medføre dårligere betingelser for dialog med den faglige viden på området og dermed også mindre fleksibilitet i løsningerne.

På det administrative område, hvor kravene til indhold af bygninger er mere almene, og på områder hvor den enkelte fagforvaltning ikke har et byggeomfang der muliggør realisering af stordriftsfordele og tilstedeværelse af den nødvendige byggetekniske ekspertise, vil Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ikke afvise, at en central ejendomsenhed vil kunne medføre en effektivisering.

Man skal dog være opmærksom på, at de hidtidige erfaringer med centraliserede ejendomsenheder i København og i Staten ikke er entydigt positive.

En byggeproces er en kompleks opgave, hvor ønsker og økonomi ofte trækker i hver sin retning, og hvor mange parter – interne som eksterne – skal arbejde sammen for at opnå et godt resultat.

Det politiske ansvar for ejendomsområdet og bevillinger til anlæg og udvendig vedligeholdelse samles i det udvalg, hvorunder det besluttes at lægge ejendomsenheden. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil fortsat være ansvarlig for tilvejebringelse af det nødvendige antal pladser samt driften heraf.

Ansvaret for den udvendige vedligeholdelse, køb af ejendomme og byggegrunde, indgåelse af aftaler om leje samt udførelse af byggeopgaver overføres til ejendomsenheden. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vil således ikke længere have direkte indflydelse på de enkelte projekters udformning, tid og økonomi eller den samlede prioritering af anvendelse af budgetmidlerne på området.

Udvalget har fortsat ansvaret for udarbejdelse af udbygningsplaner blandt andet på baggrund af demografiske fremskrivninger. Disse planer skal forelægges Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen og danne baggrund for det følgende års anlægsbudget. Som det er nu, danner den demografiske fremskrivning i sig selv grundlag for det efterfølgende års anlægsbudget.

Denne ansvarsdeling medfører efter Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering, at der ikke er et entydigt politisk og administrativt ansvar for realisering af pladsgaranti, udbygningsplan m.v.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har formelt ansvaret, men muligheden for at realisere det, ligger i det udvalg der får ansvaret for ejendomsenheden.

Hvis denne ansvarsdeling vælges anbefaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen at ejendomsenheden placeres under Økonomiudvalget.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vurderer endvidere, at det vil forsinke processen betydeligt, at vedtagne udbygningsplaner skal danne grundlag for vedtagelsen af anlægsbudgettet. Dette vil gøre det meget vanskeligt at tilvejebringe det nødvendige antal pladser til at opfylde pladsgarantien. Der kommer flere aktører i processen og der skal ske flere politiske forelæggelser. Dette forventes at forlænge processen.

Anlægsbudgettet vil blive givet til ejendomsenheden. Det betyder at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, der har ansvaret for at skaffe pladserne ikke har rådighed over midlerne til at betale dem med. Byggeriet udføres i ejendomsenheden efter en tværgående prioritering efter bestilling fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, der ikke har indflydelse på økonomi eller tid.

Dele af vedligeholdelsesbudgettet er i dag udlagt til selvforvaltning i daginstitutionerne.(Midlerne skal anvendes til vedligeholdelse). En tilbagetrækning af disse midler til en central ejendomsenhed er et brud på den nyligt indførte selvforvaltning og der er en risiko for, at det vil blive opfattet som en besparelse.

Centraliseringen vil endvidere sandsynligvis reducere det ansvar de enkelte enheder i dag oplever for at forebygge større vedligeholdelsesarbejder, og kan blive oplevet som en bureaukratisering og besværliggørelse af vedligeholdelsesarbejdet, der på længere sigt kan medføre større vedligeholdelsesudgifter.

Det fremgår ikke klart hvorledes muligheden for, at henlægge midler fra huslejebetalingen opstår.

På baggrund af ovenstående kan Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen ikke anbefale, at der etableres en central ejendomsenhed på det foreliggende grundlag, idet det nuværende forslag omfatter områder med behov for stor specialviden og der endvidere ikke er tilstrækkeligt entydige ansvarsforhold . Samtidig savnes en tilstrækkelig beskrivelse af mulighederne for et fleksibelt og effektivt samarbejde om opgaveløsningerne på tværs af forvaltningsgrænser.

Hvis der skal arbejdes videre med en central ejendomsenhed anbefaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at det sker i faser, hvor der evalueres på erfaringer i forhold til effektivisering og opgaveløsning inden alle områder omfattes.

Herved sikres, at man undgår utilsigtede konsekvenser på fx daginstitutionsområdet, samt at man løbende kan sikre grundlaget for en reel konkurrenceudsætning, og undgå at opbygge en unødvendig stor central kommunal driftsenhed.

Det vil endvidere reducere behovet for personaleoverflytninger på kort sigt og sikre bedre mulighed for at forberede de nødvendige overflytninger i samarbejde med personaleorganisationerne.

Der kunne fx arbejdes med nedenstående 3 faser :

Fase 1:

Anlæg og administration af alle administrative bygninger og lejemål omfattes af den centrale ejendomsenhed.

Fase 2:

Anlæg og administration af bygninger og lejemål på fagområder med så begrænset omfang, at det er svært for fagforvaltningerne at opretholde en tilstrækkelig bygningsekspertise, overgår til en central ejendomsenhed.

Fase 3:

Bygninger og lejemål hvor der er et betydeligt anlægsomfang, som f.eks. institutioner og skoler bevares i fagforvaltningerne indtil det er dokumenteret, at der vil kunne opretholdes den samme effektivitet og fleksibilitet i en centraliseret ejendomsenhed.

Endelig anbefaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at en evt. central ejendomsenhed placeres under Økonomiudvalget, da der herved sikres den sammenhæng mellem ansvaret for den konkrete realisering af udbygningsplaner og ansvaret for de økonomiske rammer for samme udbygning, som i dag findes i fagudvalgene.

HØRING

Rapporten og høringssvaret har været drøftet på et ekstraordinært HSU-møde den 9.11.2000.

HSU finder forslaget lidt vanskeligt at gennemskue, men har ikke en fastlåst holdning til strukturen på området.

Uanset strukturen ønsker man dog at lægge vægt på at vedligeholdelsesstandarden forbedres.

HSU vil dog påpege, at man finder det væsentligt at de miljø- og arbejdsmiljømæssige konsekvenser vurderes på lige fod med økonomiske konsekvenser.

HSU lægger vægt på at medarbejdernes arbejdsvilkår sikres.

Ingen

• Brev af 17. oktober 2000 fra Overborgmesteren med anmodning om bemærkninger til:
• Indstilling til Økonomiudvalget
• Rapport om grundprincipper for oprettelse af en central ejendomsenhed i Københavns Kommune
• Brev af 19. oktober 2000 fra Økonomiforvaltningen om fristforlængelse