Orientering om pladsanvisningens budget 2003 og 2004

11. Orientering om pladsanvisningens budget 2003 og 2004

FAU 18/2004 J.nr. 18/2004

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at pladsanvisningen har et forventet merforbrug i 2003 på 0,5 mill. kr. Merforbruget finansieres af reserverede midler inden for administrationsområdet.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at pladsanvisningens budget tilføres 1,5 mill. kr. (i 2004-niveau) fra og med 2004. Tilførslen reserveres af midler fra det administrative lønbudget.

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager til efterretning, at pladsanvisningen i 2004 etablerer en indsatsstyrke som gør, at pladsanvisningen kan klare en stigning i antallet af personlig og telefoniske henvendelser på 40% i forbindelse med sæsonudsvinget uden en væsentlig nedgang i servicen.

Borgerrepræsentationen tiltrådte d. 10. oktober 2002 kommunens budget for år 2003, herunder en centralisering af pladsanvisningen. Formålet med centraliseringen var dels at realisere en besparelse på 2 mill. kr., dels at forbedre kvaliteten af den service forældre får i forbindelse med pladsanvisningen.

Implementeringen af de nye regler medførte et ekstraordinært stort antal henvendelser til pladsanvisningen. Derfor blev der sat en række foranstaltninger i værk for at imødekomme presset på pladsanvisningen. Dette har medført udgifter, som ikke var forudset ved budgetlægningen for 2003. Merforbruget finansieres inden for det administrative lønbudget i 2003 og 2004. Den planlagte besparelse slår igennem i 2004 med 0,5 mill. kr.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget fik på mødet den 12. november 2003 en status om pladsanvisningen, hvor det bl.a. fremgik, at der er sendt flere tilbud ud i 2003 end tidligere, og at der samtidig er flere der takker nej til tilbud om plads. Den 9. september 2003 blev der koblet et kø-system på pladsanvisningens telefonsystem. Inden da var der knyttet et callcenter til pladsanvisningen. Datamaterialet fra callcentret viser, at der er flest henvendelser i starten af åbningstiden, og at der er flest henvendelser i begyndelsen af ugen. I efteråret 2003 har der været ca. 50 personlige henvendelser i gennemsnit pr. dag.

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget pålagde på udvalgsmødet d 11. november 2003 Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen: "at forvaltningen skal sikre, at der er ressourcer til, at arbejdet i pladsanvisningen kan tilrettelægges således, at man kan håndtere spidsbelastningsperioder, som f.eks. sommerrykket." Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har planlagt at kunne imødegå en spidsbelastning på op til ca. 40% flere henvendelser end der modtages p.t.

I forbindelse med centraliseringen af pladsanvisningen blev der besluttet en besparelse på 2 mill. kr. Da pladsanvisningen var placeret på lokalcentrene, var der ansat 1-2 medarbejdere i hvert center til at varetage pladsanvisningsfunktionen i alt 25 fuldtidsstillinger. Dette svarede til en lønudgift på 7,6 mill. kr. i 2002. Udgiften til øvrige drift blev samlet sat til 0,8 mill. kr. Lokalcentrenes budget blev reduceret med et samlet beløb på 8,4 mill. kr. herfra blev trukket besparelsen på 2 mill. kr. Pladsanvisningens løn og drift budget blev herefter 6,4 mill. kr., svarende til 6,5 mill. kr. i 2003 priser.

I 2004 udgør udgiften til løn og drift i pladsanvisningen 8,2 mill. kr., hvilket er 1,5 mill. kr. mere end det oprindelige budget (fremskrevet). Det skyldes, at der er ansat 5 ekstra pladsanvisere for at kunne fastholde det nuværende serviceniveau. Den forventede besparelse på 2,1 mill. kr. (i 2004 priser) er derfor reduceret med 1,5 mill. kr. svarende til en samlet besparelse på 0,6 mill. kr.

Budget 2003

Pladsanvisningens budget i 2003 er på 6,5 mill. kr. i 2003 priser. Hertil kommer, at der er overført 0,6 mill. kr. fra 2002 til 2003 til pladsanvisningens budget. Pladsanvisningens samlede budget i 2003 er 7,1 mill. kr.

Pladsanvisningen blev efter centraliseringen og indførelsen af de nye anvisningsregler mødt med et henvendelsesmønster fra forældrene, som var større end kapaciteten kunne klare. Forvaltningen har ikke data over, hvor mange henvendelser de tidligere lokalcentre modtog, og heller ikke data som viser, hvor mange telefonopkald som blev opgivet/ikke besvaret. Der blev i foråret 2003 sat forskellige foranstaltninger i værk for at løfte denne opgave. Dette har resulteret i en række uforudsete udgifter: løn til vikarer fra lokalcentrene, løn til vikarer fra et vikarbureau, udgifter til et callcenter og til udbetaling af overarbejde til pladsanviserne. Hertil kommer ansættelsen af yderligere 5 pladsanvisere. En del af udgifterne kan afholdes inden for pladsanvisningens budget, og det overførte mindreforbrug fra 2002. Der har i alt været udgifter på 0,5 mill. kr., som ikke kan afholdes indenfor budgettet. Merforbruget finansieres via det administrative lønbudget.

En del af udgifterne kan afholdes inden for pladsanvisningens budget og det overførte mindreforbrug fra 2002 på 600.000 kr. Der har i alt været udgifter for 463.881 kr. som ikke kan afholdes indenfor budgettet. Merforbruget finansieres via administrationsområdet.

I januar og februar lånte kontoret for service til børnefamilier forhenværende pladsanvisere fra lokalcentre. Disse medarbejdere havde til opgave at besvare telefoner og taste ansøgningsskemaer.

Aflønningen af disse vikarer kostede i alt 135.680 kr.

Da disse vikarer skulle tilbage til deres arbejde på lokalcentret, blev der i en periode fra d. 24. februar 2003 til d. 4.april 2003 ansat vikarer fra et vikarbureau til besvarelse af telefoner og tastning af skemaer.

Udgiften til vikarbistand fra bureau var på 216.847 kr.

Pladsanviserne samt de medarbejdere, der var lånt ud fra lokalcentrene, fik hver et tillæg for deres indsats i januar og februar måned. Dette er aftalt mellem forvaltningen og de faglige organisationer.

Udgiften til tillæg til engangsvederlag var 81.501 kr.

Udover dette har pladsanviserne fået udbetalt løn for overarbejde, som blev optjent i forårsmånederne svarende til 865 timer. Årsagen, til at der blev optjent så mange timer, var presset på anvisningen. Inden for den normale arbejdstid blev tiden først og fremmest brugt på at vejlede forældrene i forhold til nyopskrivningerne. Arbejdet med at anvise pladser var i et vist omfang henvist til at foregå om aftenen og weekenden. Der har kun været begrænset mulighed for efterfølgende at afspadsere, da der fortsat var så mange henvendelser i pladsanvisningen, at arbejdet kun kunne afvikles, hvis alle medarbejdere var på arbejde.

Der er udbetalt godtgørelse for overarbejde på 143.441 kr.

De telefoniske henvendelse har været flere, end pladsanvisningen har kunnet honorere. For at sikre at forældrene altid kunne få en personlig betjening, blev det valgt at tilknytte et callcenter.

Udgiften til callcentret var på 299.760 kr.

På grund af det konstaterede merbehov for rådgivning blev der ansat fem ekstra pladsanvisere. Den første blev ansat 1. marts og de øvrige frem til 1. maj 2003 og året ud.

Lønudgiften til de fem ekstra pladsanvisere andrager 1.075.597 kr. i 2003.

Udgifter i 2003 i forbindelse med etableringen af pladsanvisningen

Status for pladsanvisningen

På Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgsmødet den 12. november 2003 blev status for pladsanvisningen fremlagt. Af statusnotatet fremgår det bl.a. at:

• Børn i Københavns Kommune får tilbudt plads i dagtilbud i overensstemmelse med intentionerne i de nye regler.

• Pladsanvisningen har i 2003 udsendt markant flere tilbud om plads sammenlignet med 2002. Dette tyder på at pladsanvisningen løser deres kerneopgaver tilfredsstillende.

• Andelen af familier, der takker nej til tilbudt plads, er steget i 2003.

Kilde: SAS-udtræk fra IS-systemet

Der er generelt udsendt flere tilbud i 2003 end i 2002, bortset fra januar og april, hvor niveauet var noget lavere i 2003. Det var også de to måneder, hvor pladsanvisningen var mest presset. Det lave niveau i april opvejes til gengæld af at pladsanvisningen i månederne før og efter udsendte betydeligt flere tilbud end normalt.

Andelen af familier, der takker nej til tilbudt plads, er steget i 2003.

Kilde: SAS-udtræk fra IS-systemet

I 2002 sagde 31,2 % af forældrene nej til en tilbudt plads. I 2003 er denne andel steget til 35,4 %

Før etableringen af en køfunktion i pladsanvisningens telefonsystem d. 9. september 2003, blev de forældre, der ikke er kommet igennem til pladsanvisningen, viderestillet til et call-center.

Belastningen er meget høj i løbet af den første ½-¾ time efter pladsanvisningen åbner, hvorefter antallet af opkald falder til omkring det halve.

Der er også store udsving i belastningen i løbet af ugen:

Kilde: Eurocoms telefonstatistik

Antallet af registrerede opkald til call-centeret pr. time om mandagen er dobbelt så højt som sidst på ugen. I alle uger i perioden var 1. hverdag i ugen den dag, hvor der var størst pres på linjerne.

Kilde: Eurocoms telefonstatistik

Antallet af opkald udviser en svagt faldende tendens over perioden. Det skyldes dog til dels en sæsonbestemt afmatning i juli måned. Trods dette forbehold er det sandsynligt, at forældrene i øget omfang er ved at vænne sig til de nye anvisningsregler og i øget omfang er begyndt at bruge Internettet til at følge ventelisten.

I budget 2003 er der kalkuleret med, at der er ansat 15 medarbejdere i pladsanvisningen. Antallet af medarbejdere blev i marts og april måned i 2003 opnormeret med 5 pladsanvisere, så der nu er ansat i alt 20 medarbejdere. Hvis det nuværende serviceniveau i pladsanvisningen skal fastholdes, er der behov for, at disse medarbejdere fortsætter. Det indstilles at budgettet for 2004 øges med 1,5 mill. kr. (2003 niveau) svarende til løn til de 5 medarbejdere.

I 2004 oprettes desuden en indsatsstyrke, som skal sikre, at serviceniveauet overfor borgerne kan opretholdes, hvis der opstår spidsbelastningssituationer. Indsatsstyrken aflønnes indenfor pladsanvisningens budget.

Pladsanvisningen har i efteråret 2003 haft gennemsnitligt 50 personlige henvendelser pr. dag. Det forventes, at der i foråret 2004 i forbindelse med sæsonudsvinget vil være gennemsnitlig 70 personlige henvendelser pr. dag svarende til et øget antal henvendelser på ca. 40%, og at dette vil stå på i cirka 16 til 18 uger. Pladsanvisningen vil sammen med indsatsstyrken kunne klare dette henvendelsesmønster uden en væsentlig serviceforringelse. Det vil desuden være muligt i op til 10 enkeltdage, at klare et personligt fremmøde på op til 100 personer. Samtidig vil pladsanvisningen kunne klare et tilsvarende henvendelsesmønster på telefonen svarende til en stigning på ca. 40% i forhold til antallet af kald i efterårsmånederne.

Udover indsatsstyrken er der i spidsbelastningsperioder yderligere mulighed for at trække på medarbejderne i info-teamet og endelig er der mulighed for at trække på medarbejderne i 6. kontor i Bernstorffsgade

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige miljømæssige konsekvenser.

I alt har der været udforudsete udgifter svarende til 1.653.066 kr. En del af dette kan dækkes af pladsanvisningens budget. Herefter er der et merforbrug på 463.881 kr. hvilket er sikret finansi eret via administrationsområdets lønbudget.

For at fastholde det nuværende serviceniveau i 2004 med de 5 ekstra pladsanvisere skal pladsanvisningens budget tilføres 1.450.000 kr. (2003-priser). Denne tilførsel er reserveret inden for det administrative lønbudget.

Ingen

Ingen

Ingen

Grethe Munk

/