Indstilling om overførselsadgang for institutioner med stor opsparing (Bilag)

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 12. oktober 2005

 

 

20.      Indstilling om overførselsadgang for institutioner med stor opsparing (Bilag)

 

FAU 517/2005  J.nr. 517/2005

 

 

INDSTILLING

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

 

at Familie- og Arbejdsudvalget godkender, at 13 institutioner får reduceret deres overførsler med samlet 1,95 mill. kr.

 

at Familie- og Arbejdsudvalget godkender, at der fremadrettet arbejdes ud fra en vejledende regel for budgetoverførsler på maksimum 10 pct. dog med mulighed for individuel vurdering.

 

 

RESUME

I forlængelse af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets behandling af sagen om institutioner med økonomiske problemer har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen gennemgået 54 institutioner med en mindreforbrug på mere end 10 pct. af budgettet i 2004. Forvaltningen finder overførselsomfanget umiddelbart er for stort og har derfor iværksat en nærmere undersøgelse af baggrunden for overførselsomfanget. Institutioner med stor opsparing har derfor endnu ikke fået udmeldt deres budgetoverførsel mellem 2004 og 2005.

 

For 2 nye institutioner kan opsparingen tilskrives indskrivningsmønstret i opstarten af institutionerne. Institutionerne har fået reduceret deres overførsler til 10 pct. af budgettet i 2004.

 

En enkelt ny institution er blevet forsinket, således der ikke har været indskrevet børn i 2004. Institutionen har fået nulstillet overførslen.

 

2 weekendåbne institutioner med lav kapacitetsudnyttelse i weekenderne har fået reduceret opsparingen svarende til kompensationen for weekendåbent i 2004.

 

8 institutioner har sparet op som følge af reglen om korrektion for 2 pct. tomme pladser og har derfor fået reduceret overførslerne svarende til den fulde korrektion for tomme pladser.

 

Et generel overførselsadgang på over 10 pct. af budgettet opfattes af forvaltningen som værende ud over, hvad der er nødvendigt for at give institutionerne en hensigtsmæssig fleksibilitet mellem årene og mulighed for en vis opsparing.

SAGSBESKRIVELSE

Jesper Schou Hansen bad på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 2. maj 2005 om, at få sat fokus på institutioner med stor opsparing.

 

I forlængelse af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets behandling af sagen har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen gennemgået opsparingen på 56 institutioner med en opsparing svarende til mere end 10 pct. af budgettet i 2004. Gennemgangen har fokus på, hvilke omstændigheder der har gjort det muligt for institutionerne at opbygge så stor opsparing.

 

Hovedparten af institutionerne har sparet op til større investeringer gennem bevidst prioritering af/bevidst besparelse på budgettet. I redegørelserne peges på forskellige forklaringer på institutionernes store opsparinger:

 

Forklaringer relateret til pladssituation

·        Generel merindskrivning

·        Merindskrivning af en type pladser og samtidig tomme pladser i en anden aldersgruppe

 

Forklaringer relateret til personale / lønudgifter

·        Lavere gennemsnitsløn

·        Ubesatte stillinger

·        Forsigtighed omkring lønforbrug bl.a. pga. Accenture

 

Forklaringer relateret til øvrige udgifter

·        Opsparing på vedligeholdelseskontoen

·        Forsinkede renoveringsprojekter

 

En detaljeret gennemgang af institutionerne har vist, at der for to institutioner skulle foretages reguleringer af overførslerne, som har nedbragt opsparingerne til et niveau væsentligt under 10 pct. af budgettet. Derfor er overførslerne til disse institutioner blevet udmeldt. Oversigt over de resterende 54 institutioner findes i bilag 1.

 

1. Merindskrivning

For i alt 17 institutioner vurderer forvaltningen merindskrivning som en væsentlig årsag til opsparingen.

 

1.1 Generel merindskrivning

Institutionerne har skabt en stor opsparing gennem merindskrivning af børn i 0 til 6 års alderen. Flere institutioner er børnehaver, der ligger i bydele med stort behov for vuggestuepladser, og som efter aftale med pladsanvisningen har indskrevet børn under 3 år. Små børn tæller dobbelt sammenlignet med børnehavebørn og udløser derfor positiv belægningskorrektion.

 

Syv institutioner har merindskrevet uden samtidig at øge ressourceforbruget. Institutionerne har i udvist fleksibilitet i forbindelse med afhjælpning af pladsbehovet i flere bydele i Københavns Kommune. Samtlige institutioner beretter, at de fri midler er reserveret til vedligeholdelsesprojekter og nyanskaffelser i 2005.

 

En institution er en basisinstitution, som endnu ikke er omfattet af den ny økonomifordelingsmodel og derfor får et fast budget. Institutionen har en opsparing på godt 1,3 mill. kr., som primært skyldes merbelægning på basisdelen. Institutionen har iværksat et renoveringsprojekt til forbedring af de fysiske rammer og har allerede i 2004 nedsparet betydeligt som følge af udgifter til ordinær vedligeholdelse.

 

Som følge af Børneplanen har der i flere bydele været behov for ombygning og omstrukturering af institutioner, samt merindskrivning eller tidlig indskrivning i børnehaver.

 

Tre institutioner angiver direkte Børneplanen som årsag til opsparingen. Merindskrivninger og tidlig indskrivning i børnehaver har været årsag til betydelige belægningskorrektioner. Derudover har institutionerne været nødsaget til at indstille planlagte vedligeholdelsesprojekter som følge af ombygning og udvidelser af fysiske forhold som en del af Børneplanen. Institutionerne påpeger dog, at hvor vedligeholdelsesprojekterne ikke allerede er påbegyndt, vil de blive gennemført så snart ombygningerne er afsluttet.

 

Med pasning ved behov vil behovet for ombygning af daginstitutioner mindskes, hvorfor det forventes, at mange institutioners egne projekter kan iværksættes i 2005, hvilket vil kunne afspejle sig i budgetoverførslen til 2006.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anbefaler, at 11 institutioner hvor merindskrivning er en væsentlig årsag til opsparingen, kan overføre hele opsparingen.

 

1.2 Tomme pladser

Otte institutioner har mere end 2 pct. tomme pladser.

 

I budgetvejledningen står, at lokalcentret kan "fastsætte en konkret besparelse efter individuel vurdering af institutionens forbrug, hvis institutionen har en belægningsprocent på under 98". Institutionerne er blevet reguleret for 2 pct. tomme pladser, men Familie- og Arbejdsmarked sforvaltningen vurderer, at institutioner med stor opsparing som følge af reduceret korrektion for tomme pladser, bør vurderes individuelt.

 

Forvaltningen vurderer, at institutionerne bør korrigeres for de tomme pladser, således budgettet svarer til forbruget. En korrektion for det fulde antal tomme pladser vil dog give to institutioner et betydeligt merforbrug i 2004. Samtidig er andre institutioner ramt af mange tomme pladser, hvor en korrektion for samtlige tomme pladser vil reducere opsparingen væsentligt. Institutionerne har dog så lille en opsparing, at de er faldet udenfor gruppen af institutioner med stor opsparing. Institutionerne har således allerede fået udmeldt deres overførsler.

 

Derfor anbefaler forvaltningen, at seks institutioner kan overføre hele mindreforbruget korrigeret for samtlige tomme pladser, og at to institutioner hvor en regulering for samtlige tomme pladser vil medføre et betydeligt merforbrug, kan overføre 10 pct. af budgettet i 2004.

 

Med vedtagelsen af den nye pladsafregningsmodel vil en institution med tomme pladser fremadrettet ikke blive fritaget for at spare på de tomme pladser. Institutionerne skal stadig kun betale for 2 pct. tomme pladser, men dette bliver opgjort i forhold til et nedjusteret pladstal.

 

2. Løn- og personalemæssige forhold

I alt 25 institutioner angiver løn- og personalemæssige forhold som den væsentligste årsag til opsparingen.

 

2.1 Ubesat stilling

Seks institutioner angiver ubesatte stillinger i kortere eller længere perioder som en væsentlig årsag til opsparingerne. Der er forskellige grunde til, at institutioner har ubesatte stillinger:

• Pædagogisk og administrativt samarbejde mellem to institutioner kan medføre, at en af institutionerne kan spare en stilling.
• I perioder kan det være svært at tiltrække kvalificeret personale, hvorfor der kan gå længere tid inden en ledig stilling er besat.
• En ansat på orlov uden løn
• Omplacering af personale som betales af forvaltningen viser sig i forbruget som en ubesat stilling

 

For to institutioner er det lykkedes at opspare mere end 800.000 kr. i løbet af 2004 som følge af projekter om sammenlægning med naboinstitutionen. I forbindelse med sammenlægningen har institutionerne haft ubesatte lederstilling. Sammenlægningen af den ene institution med naboinstitutionen har først fundet sted i august 2005. Derudover har institutionen 2004 afsat midler til sammenlægning og ombygning af de to institutioner. Institutionen har ikke tidligere år haft en stor opsparing.

 

Projektet med sammenlægning af den anden institution med naboinstitutionen er senere blevet opgivet, og institutionen er 'normaliseret'. For de ledige midler har institutionen iværksat et større renoveringsarbejde.

 

På baggrund heraf anbefaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at institutioner med ubesatte stillinger kan overføre hele opsparingen til 2005.

 

2.2 Generelle lønforhold

Fem institutioner har af årsager som lavere gennemsnitsløn, velfungerende personale og generel forsigtighed om lønforbruget haft et mindreforbrug på lønbudgettet. Mange institutioner er nedslidte og sparer derfor sammen til større vedligeholdelsesprojekter som forventes iværksat i 2005 og 2006.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anbefaler, at institutioner hvis opsparing kan tilskrives bevidst mindreforbrug på lønbudgettet til igangsættelse af større vedligeholdelsesarbejder kan overføre hele opsparingen.

 

2.3 Forsigtighed

Ni institutioner har opbygget opsparingen i 2000-2002. Institutionerne har i de første år med selvforvaltningsmodellen været tilbageholdne med forbruget for at undgå at overføre merforbrug til de efterfølgende år. De seneste år har disse institutioner kun haft moderate mindreforbrug eller ligefrem merforbrug, således de ni institutioners samlede opsparing er nedbragt siden 2003.

 

Forvaltningen vurderer, at institutionerne kan overføre hele deres mindreforbrug set i lyset af, at institutionerne i tidligere år har kunnet overføre et tilsvarende mindreforbrug.

 

To institutioner er særligt tilbageholdne med forbruget og afsætter hvert år en bufferpulje til uforudsete udgifter. Institutionerne har gennem flere år været velfungerende, hvorfor puljerne ikke er blevet brugt. Institutionerne har planlagt større vedligeholdelsesarbejder, som udskiftning af taget, samt nyanskaffelser til legepladsen.

 

Forvaltningen anbefaler, at de to institutioner kan overføre hele mindreforbruget.

 

3. Forhold relateret til øvrige udgifter

Fem institutioner angiver at en væsentlig del af opsparingen skyldes mindreforbrug på ordinær vedligeholdelse eller mindreforbrug som følge af udskudte projekter.

 

For tre af institutionerne kan en del af forklaringen tilskrives en bevilling fra decentral pulje til særlig vedligeholdelse kombineret med forsinkelse af det påtænkte projekt. Institutionerne har planlagt færdiggørelse af projekterne i 2005. Særlig vedligeholdelse er en del af det faste budget, mens der kun er overførselsadgang på de fleksible budgetposter.

 

På baggrund heraf anbefaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at institutioner hvis opsparing primært kan tilskrives mindreforbrug på ordinær vedligeholdelse kan overføre hele deres opsparing.

 

4. Institutioner der behandles særskilt

Særlige forhold vedrørende fem institutioner medfører, at det er fundet nødvendigt at behandle disse særskilt. Det drejer sig om tre nye institutioner med opstart i slutningen af 2004 og to weekendåbne institutioner med lav kapacitetsudnyttelse i weekenderne.

 

4.1 Nye institutioner

Tre nye institutioner med opstart i november eller december 2004 har en opsparing på mere end 10 pct. af budgettet.

 

Særlige retningslinier vedrørende indskrivning af børn i nye institutioner gør, at institutionerne først i 2005 har haft fuld belægning. Samtidig bliver nye institutioner stjernemarkeret, således de ikke økonomisk hæfter for tomme pladser. Således har to institutioner fået fuldt budget i 2004 og samtidig haft en belægning væsentligt under normeringen.

 

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anbefaler, at to nye institutioner med opsparing stor opsparing i 2004 kan overføre midler svarende til 10 pct. af budgettet i 2004.

 

En enkelt institution har ikke haft indmeldt børn i 2004 pga. forsinkelse af byggeprojektet. Institutionen er således ibrugtaget og personalet ansat 15. december 2004 mod planlagt 1. december 2004. Institutionen har imidlertid fået budget allerede fra 1. december. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen anbefaler, at institutionens overførsel nulstilles.

 

4.2 Weekendåbne institutioner

To institutioner med stor opsparing får kompensation til weekendåbent, men udnytter samtidig en markant lille del af kapaciteten i weekenden.

 

Institutioner med weekendåbent er ikke omfattet af den nye økonomifordelingsmodel på dagområdet. Institutionerne modtager kompensation for weekendåbent og er m ed i indstillingen om "forslag om afvikling af weekendpasning i 5 institutioner". I indstillingen fremgår det, at institutionerne i 2004 udnyttede hhv. 2-4 pct. og 8 pct. af deres kapacitet i weekenden. Den lave kapacitetsudnyttelse har bidraget til institutionens opsparing.

 

Ved en manuel opgørelse over pasningsdage i weekenderne i de to institutioner gældende for de første to kvartaler af 2005, viser det sig, at der ikke er tegn på, at institutionerne fremover vil få større søgning på weekendpasning. Den ene institution havde således 0 pasningsdage, dvs. dage, hvor der blev passet 1 barn. i weekenden de første to kvartaler i 2005 mod 20 pasningsdage i de første to kvartaler 2004. Den anden institution havde således 26 pasningsdage i weekenden de første to kvartaler i 2005 mod 21 pasningsdage i de første to kvartaler 2004.

 

På baggrund af den lave kapacitetsudnyttelse i to weekendåbne institutioner med stor opsparing anbefaler Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, at institutionerne kan overføre hele opsparingen korrigeret for midler til weekendåbent.

 

5. Overførsler

I vejledningen til Økonomi- og selvforvaltningsmodellen står "Der er ingen øvre grænse for det overskud, den enkelte institution kan overføre". Med selvforvaltningsmodellen blev der åbnet op for muligheden for, at institutionerne kan lægge planer på længere sigt. Især vedligeholdelsesprojekter er bekostelige og kan ikke finansieres indenfor et enkelt års budget.

 

Set i lyset forvaltningens gennemgang af institutioner med stor opsparing samt vejledningen til selvforvaltningsmodellen vil en beslutning om en øvre grænse for overførslerne ikke vække udelt begejstring blandt institutionerne, og institutioner der gennem flere år har hensat til tiltrængte vedligeholdelsesprojekter vil blive nødt til at udsætte eller helt opgive disse.

 

Som følge af den øgede fokus på de 54 institutioner med stor opsparing vil institutionerne få udmeldt deres overførsler relativt sent på året. Det vil betyde, at planlagte projekter enten bliver forsinkede eller helt må udskydes. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forventer dog at iværksættelse af de planlagte projekter vil afspejle en væsentlig reduktion i institutionernes opsparinger ved udgangen af 2005.

 

Hvis indstillingen tiltrædes, vil det kræve en ændring af indholdet af institutionernes selvforvaltning. Forvaltningen anbefaler, at der fremadrettet arbejdes ud fra en vejledende regel om en overførsel mellem årene på maksimalt 10 pct. Flere institutioner har dog så små budgetter, at 10 pct. langt fra kan dække de udgifter institutionerne har til større vedligeholdelsesprojekter. Derfor finder forvaltningen, at institutioner med en redegørelse indeholdende gode forklaringer på opsparingen, kan opspare mere end 10 pct. af budgettet.

 

MILJØVURDERING

Forslaget vurderes ikke at have miljømæssige konsekvenser.

 

ØKONOMI

Ovennævnte korrektioner vil reducere institutionernes overførsler til 2005 med 1,95 mill. kr. Det skal dog bemærkes, at der er uafklarede forhold vedrørende tildelte midler til vedligeholdelse i 2004 pålydende 750.000 kr., som skal finansieres heraf.

 

Institutioner med mindreforbrug på energibudgettet har afsat halvdelen af mindreforbruget til en pulje til energiforbedrende tiltag i alt 2,3 mill. kr. Ved en fejl blev denne pulje ikke anmodet om overført til 2005. En del af puljen (1,2 mill. kr.) vil derfor blive dækket af de 1,95 mill. kr.

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

·        Oversigt over institutioner med stor opsparing

 

 

                                            Grethe Munk

                                                                     /

                                                                                       Sven Bjerre