Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger til Indenrigsministeriets udtalelse om kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i udvalget (Bilag)

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 9. august 2000

10. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger til Indenrigsministeriets udtalelse om kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i udvalget (Bilag)

FAU 467/2000 J.nr. 141/00

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager Indenrigsministeriets udtalelse af 16. maj 2000 til efterretning og i den anledning udtaler til Økonomiforvaltningen, at det ikke giver anledning til ændring af hidtidig praksis eller i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets forretningsorden.

Økonomiforvaltningen har ved brev af 6. juni 2000 anmodet Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget om en udtalelse, om Indenrigsministeriets udtalelse af 16. maj 2000 giver anledning til ændringer af udvalgenes gældende regler eller praksis med hensyn til ansattes tilstedeværelse under udvalgsmøderne, herunder om ministeriets udtalelse giver anledning til ændring i udvalgenes gældende forretningsorden.

I brev af 5. april 1999 til Indenrigsministeriet har Borgerrepræsentant Hellen Hedemann anført, at § 2, stk. 4, i forretningsordenen for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget er i strid med § 20, stk. 4, i kommunestyrelsesloven.

Indenrigsministeriet rettede herefter henvendelse til Borgerrepræsentationens Sekretariat, som i skrivelse af 20. april 1999 anmodede Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget om en udtalelse i anledning heraf.

Ved brev af 28. juni 1999 fremsendte borgmester Winnie Larsen-Jensen det af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget godkendte svar til Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Indenrigsministeriet har i skrivelse af 16. maj 2000 (som tidligere er lagt til udvalgets medlemmer) taget stilling til henvendelsen fra Hellen Hedemann.

Det kan oplyses, at §2, stk. 4, i forretningsordenen for Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har følgende ordlyd: "Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens administrerende direktør er sekretær for udvalget. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens direktion samt udvalgets protokolfører overværer udvalgets møder, medmindre udvalget bestemmer andet. I det omfang udvalget af hensyn til en sags oplysning finder det hensigtsmæssigt, kan andre personer, der er ansat i kommunens tjeneste overvære mødet."

§20, stk. 4, i kommunestyrelsesloven har følgende ordlyd: "Udvalgene kan tillade personer, der er ansat i kommunens tjeneste at overvære møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner m.v. for udvalget. Udvalgene kan tillade andre personer, herunder andre medlemmer af kommunalbestyrelsen, til at overvære forhandlingerne, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning."

Indenrigsministeriets udtalelse vedrørende den indbragte sag fremgår på side 8-10 i skrivelsen af 16. maj 2000 fra Indenrigsministeriet. Det fremgår i hovedtræk heraf følgende:

• Et udvalg vil kunne meddele kommunalt ansatte, der varetager generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, typisk udvalgets sekretær og protokolfører, en generel tilladelse til at overvære udvalgsmøderne.
• Ansatte, der ikke varetager generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, vil kunne meddeles tilladelse til at overvære udvalgets møder i det omfang, tilstedeværelsen er begrundet i en tjenestelig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet, og i givet fald kun under behandlingen af de sager, der vedrører eller berører den pågældendes område. Tilstedeværelsen skal være begrundet i udvalgets ønske om modtagelse af oplysninger, mundtlige redegørelser eller lignende.
• Den nærmere afgrænsning af, hvilke embedsmænd der kan overvære udvalgets møder eller kun enkelte møder eller enkelte dagsordenspunkter beror på indretningen af kommunens udvalgs- og forvaltningsstruktur samt de enkelte sagers indhold.
• Såfremt - det i det konkrete tilfælde - Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets direktion, der består af en direktør og tre vicedirektører, har tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, er der ikke noget til hinder for, at udvalget generelt (som det er sket i udvalgets forretningsorden) tillader, at de pågældende overværer udvalgsmøderne.

Med henvisning til ovenstående og til Indenrigsministeriets skrivelse i øvrigt kan det konkluderes, at Indenrigsministeriet ikke har fundet, at

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets forretningsordens § 2, stk. 4, strider imod § 20, stk. 4, i kommunestyrelsesloven, og Indenrigsministeriet har derfor ikke udtalt kritik heraf.

HØRING

Ingen

• Indenrigsministeriets udtalelse af 16. maj 2000
• Økonomiforvaltningens brev af 6. juni 2000